Řízení zúčastněných stran projektu -
Část definování sebe samých jako sociálních zvířat vychází ze skutečnosti, že pokrok naší civilizace a společnosti závisí na našich vzájemných interakcích. Komunikujeme mezi sebou prostřednictvím jazykového média zvaného jazyk, což vytváří most mezi porozuměním a reakcí na různé situace a scénáře.
I když přijde na naše pracoviště, očekává se od nás a naše pracovní etika diktuje, že zůstáváme v srdečném a pozitivním vztahu s lidmi, se kterými komunikujeme, abychom získali náskok při dosahování společného cíle a cíle společnosti.
Ve světě projektového řízení je projektový manažer jedinou osobou, která projekt řídí a řídí, a lidmi zapojenými do tohoto projektu. Stává se tak nezbytným faktorem pro to, aby si tento jedinec mohl prostřednictvím komunikace vybudovat silné spojení s každou zúčastněnou stranou. Tento článek se bude zabývat touto otázkou, která se právě objevila ve vaší hlavě, jak přesně vybudovat pozitivní vztah se všemi klíčovými partnery projektu.
Co je řízení zúčastněných stran projektu?
Zainteresovanými stranami jsou jednotlivci, kteří se podílejí na projektu a přímo nebo nepřímo se účastní řízení projektu. Tyto řízení stakeholderů projektu lze rozdělit do dvou hlavních kategorií:
- Externí správa zúčastněných stran projektu: Tyto externí zúčastněné strany mohou ovlivnit nebo být ovlivněny průběhem projektu, ale přímo se nezúčastňují podnikání v organizaci. Patří sem komunity, média, široká veřejnost, další veřejné skupiny a další.
- Interní řízení zúčastněných stran projektu : Tyto zúčastněné strany se přímo podílejí na transakcích prováděných podnikem a v určitém okamžiku nebo jiné mají nebo mají k produktu nebo službě (nebo části produktu nebo služby) poskytnuté organizací poskytovány nebo s nimi spojené. Mezi tyto zainteresované strany patří zaměstnanci, zákazníci, prodejci, dodavatelé, akcionáři a další.
Řízení zúčastněných stran projektu, které vás obklopuje, lze popsat jako dvě skupiny: jedna přímo zapojená do projektu a je přítomna v řídícím výboru projektu a druhá, která nejsou klíčovými tvůrci rozhodnutí, ale musí být upozorněni na postup projekt a jak postupuje podle původního plánu obchodního projektu. Podívejme se blíže na management těchto účastníků projektu a na to, jak jejich zapojení formuje tok projektu.
Pro bezproblémové fungování projektu se v průběhu let stalo nezbytné, aby vedoucí projektu vytvořil vyhrazenou komunikační linku s interními i externími zúčastněnými stranami. Tato komunikační linie vedla k mnoha úspěchům a neschopnost včasně a přesně komunikovat těmto klíčovým zúčastněným stranám projektu selhání samotného projektu.
Všechny zúčastněné strany jsou v této hře klíčovými hráči a měli by mít stejnou prioritu.
Typy řízení zúčastněných stran projektu
Protože jsme nyní kategorizovali řízení projektových zúčastněných stran do interních a externích zúčastněných stran organizace, můžeme dále prozkoumat typy řízení projektových zúčastněných stran, které existují na základě jejich úrovně zapojení přímo nebo nepřímo do projektu.
- Lidé, kteří pozitivně ovlivňují celý projekt, ale nejsou přímo zapojeni do fungování projektu a plánu projektu. Mezi tyto typy řízení účastníků projektu patří vedoucí a vrcholoví manažeři, dodavatelé a finanční oddělení v organizaci
- Lidé, kteří jsou ovlivněni jakýmkoli z kroků podniknutých v rámci organizace. Jsou přímo ovlivněni a jsou také nápomocni při provádění změn, které jsou přijímány. Zahrnují zaměstnance a zákazníky.
- Lidé, kteří mají zájem o úspěch organizace, zejména pokud jde o výnosy a příjmy vydělané zisky. Tito klíčoví aktéři projektu ovlivňují tyto programy změn a produkty a služby organizace do té míry, že znají výhody, které z těchto činností vyplynou. Mezi klíčové zúčastněné strany projektu patří jednotlivci, kteří vlastní akcie v podniku.
Jako projektový manažer bude vaší odpovědností spojovat tečky a efektivně komunikovat se všemi těmito typy klíčových účastníků projektu, aby v projektu vznikl soudržnost a úspěšně s ním probíhal. Tato efektivní komunikace zajistí, že váš projekt bude probíhat na správné cestě po celou dobu jeho životního cyklu a že všichni v projektu jsou neustále informováni o jeho průběhu.
Co chtějí tito partneři projektu vědět?
To je jedna otázka, kterou by si měli položit všichni projektoví manažeři a najít uspokojivé odpovědi. Je důležité vědět, co tito partneři projektu musí vždy vědět. Ať už přímo pracují na projektoru, chtějí znát pouze stav a pokrok projektu, jako dobrý projektový manažer je důležité, abyste správně porozuměli tomu, co chtějí vědět, a podle toho připravili svůj komunikační plán tak, aby odpovídal potřebám klíčových zúčastněných stran projektu.
- Klíčoví účastníci projektu chtějí vědět, co je v nich pro ně - lidé se vždy těší na motivaci, jakmile pro ně budou vědět, co je v nich. Jakmile jsou známy výhody jejich zapojení a projektu jako celku, je to pro ně jako přidaná podpora získat větší pocit odpovědnosti za projekt a podle toho přispět.
- Klíčoví aktéři projektu chtějí vědět, co je v organizaci pro lidi - Lidé by se chtěli dozvědět více o celkovém obrazu a těšit se na výhody, které organizace přinese. Koneckonců, pokud společnost postupuje, tak nafukuje jejich příležitosti ve větším vkladu.
- Klíčoví aktéři projektu vás chtějí důvěřovat - Stálá komunikační linie mezi vámi a vedením zúčastněných stran projektu může být velkým faktorem, který vštípí důvěru ve vztah. Zainteresované strany musí vědět, že se na vás mohou spolehnout za práci, kterou vám svěřili. Pohodlí je velmi důležité.
- Klíčoví aktéři projektu chtějí vědět, že jste odhodláni - Komunikace je skvělým prostředkem, který ukazuje vaši odhodlání a závazek vůči projektu, který vedete . Jakmile vedení vašich účastníků projektu ví, že jste odhodláni, budou moci projekt považovat již za velký úspěch a být si jisti, že vaše ostražité oči povedou a důsledně postupují v průběhu životního cyklu projektu.
- Klíčoví aktéři projektu chtějí vidět, že jste schopni - Když efektivně komunikujete průběh projektu nebo úkol, který má být dokončen; ukazuje klíčové zúčastněné strany projektu a členy týmu hodně vašich schopností a kalibru. Skutečnost, že jste schopni řídit projekt, může mít velký a hluboký vliv na to, jak tito partneři projektu sami přispívají k projektu a činí jejich závazek.
Definování pozitivního vztahu
Pokud máme udržovat pozitivní vztah s těmito klíčovými partnery projektu, kteří jsou velmi důležitou a významnou součástí našich projektů, je pro nás lepší pochopit a jasně definovat, co pozitivní vztah znamená. A ne, zůstat pozitivní není součástí seznamu řízení zainteresovaných subjektů v projektu. Pojďme se tedy nejprve potápět a definovat, co pro nás znamená pozitivní vztah. Následující charakteristiky podle mého názoru dokonale popisují a definují pozitivní vztah potřebný při práci na projektu:
- Důvěra - Ať už je to váš osobní nebo profesionální vztah, důvěra je jedním z klíčových faktorů, který může být pro vás zlomovým bodem k tomu, abyste měli úspěšný a oceňovaný vztah se svými partnery. Důvěra může být silnou vazbou spojující projektový tým a klíčové zúčastněné strany projektu pro efektivnější a efektivnější pracovní a komunikační prostředí. S důvěrou přichází skutečnost, že můžete své nápady předložit ke stolu, aniž by vás něco obtěžovalo.
- Otevřená a efektivní komunikace - V kancelářském scénáři jste neustále v režimu komunikace, a to buď prostřednictvím e-mailů nebo chatů, nebo jednoduchým osobním rozhovorem. Více komunikace získáte více vztahů, ale lepší a efektivnější komunikace, více pozitivní vztah by byl.
- Umožnění rozmanitosti - Pozitivita ve vztazích může způsobit, že lidé přijmou různorodost a rozmanitost způsobenou jinými lidmi. Mohou přijít s různými názory, myšlenkami a nápady. Díky jejich různým perspektivám může váš projekt přinést mnoho výhod a vy budete mít pozitivní vztah.
- Vzájemná starost a respekt - Práce jako tým a skupina může být opravdu těžká. Můžete narazit na jednotlivce, s nimiž je těžké se obejít, ale mít na paměti větší obrázek organizace a na základě toho vytvořit vzájemný zájem a respekt k sobě navzájem a v rámci projektu, zúčastněné strany mohou umožnit inovace a bezproblémové fungování projektu v rámci tým.
- Všímavost - Když si budete pamatovat na své činy a slova, můžete vás přimět přes klíčové zúčastněné strany projektu jako odpovědného a odpovědného jednotlivce, s nímž se lze mísit. To může posílit vaši pozici projektového manažera a může vám pomoci při plnění úkolů. Sebevědomí vám může ušetřit potíže se zápornými vibracemi kolem vás na vašem pracovišti.
Tipy, jak pozitivně zapojit správu zúčastněných stran v projektu
- Podívejte se nejen na budování pozitivního vztahu s vedením zainteresovaných subjektů v projektu, ale také na silný vztah, který bude trvat prostřednictvím klíčových rozhodovacích bodů. Snažte se je neustále zapojovat do strategie a přijatého přístupu.
- Sdílejte svou vizi a přijímáte projekt a cíl, kterého má v úmyslu dosáhnout.
- Pokud jde o projekt a všechny jeho úkoly, nepřetržitě radte a pomáhejte od lidí, kteří již mají jasnější stránku.
- Stanovte pravidelný harmonogram schůzek, abyste se mohli přímo setkat s různými typy řízení zainteresovaných subjektů v projektu, investovat čas do konzultací a upozornit na klíčové zúčastněné strany, které jsou odolné vůči projektu, s cílem přimět je, aby hledali celkový obraz a pochopili vše, co projekt znamená.
- Připravte komunikační plán a dohodněte se na něm všechny zúčastněné strany projektu.
- Komunikace by měla být jednoduchá, ale efektivní.
- Chcete-li si vybudovat důvěru ve vás, ukažte jim strukturovaný přístup k projektovému plánu hned od začátku projektu.
- Sdělujte rizika a problémy a nevytvářejte najednou překvapivé nebo napjaté situace. To ohrožuje jejich podíl na projektu a bude vám bránit v tom, abyste se ujali vedení s důvěrou.
Použití komunikačního plánu
V tomto článku jste již několikrát slyšeli o komunikačním plánu. Někteří o tom možná vědí všechno a někteří to mohli slyšet poprvé. Výhodou pro mladé a začínající projektové manažery je, že získáte krátkou lekci o tom, co je komunikační plán a jak byste s ním měli jít.
Co je komunikační plán?
Komunikační plán, jednoduše řečeno, usnadňuje účinnou a účinnou komunikaci mezi vámi jako vedoucím projektu a různými zúčastněnými stranami, se kterými se budete během projektu zabývat. Tento plán bude úplným průvodcem, který vás provede veškerou komunikací, která bude probíhat a jakou frekvencí.
Při sestavování komunikačního plánu budete muset převzít buy-in od:
- Sponzor projektu
- Správa zúčastněných stran projektu
Prvky komunikačního plánu
Pro zakořenění dobrého a úspěšného komunikačního plánu budete muset vzít následující 4 prvky plánu:
- Cíle komunikace
- Metoda a frekvence komunikace
- Typ zúčastněných stran (cílové publikum)
- Klíčové prvky používané v komunikaci
Vypracování komunikačního plánu
Tento úkol lze snadno provést za předpokladu, že máte veškerou komunikační strategii a jasnou mysl. Jakmile víte a uvědomíte si, co je třeba udělat, řekl a jednal, můžete si být jisti, že vytvoříte komunikační plán, který nezklame. V následující tabulce jsou uvedeny ideální a doporučené strategie, které je třeba podniknout, aby byl pečlivě vytvořen a vytvořen dobrý komunikační plán s cílem vybudovat pozitivní vztah s vedením projektu.
| Focus Points | Otázky |
| Cíle komunikace | Co chcete dosáhnout komunikačním plánem pro svůj projekt?
Jsou tyto cíle v souladu s cíli vašeho projektu? |
| Cílové publikum | Kdo potřebuje takovou komunikaci?
Co je v nich pro ně? |
| Způsob komunikace | S čím je vaše cílové publikum pohodlné, pokud jde o jejich způsob komunikace? |
| Frekvence komunikace | Jak často chcete, aby vaše zúčastněné strany byly aktualizovány? |
| Účel komunikace s různými typy zúčastněných stran | Proč chcete sdělit tento kus informace tomuto typu zúčastněných stran? |
| Klíčové prvky v komunikaci | Co přesně od nich potřebujete vědět?
Co jim chcete jako vedoucí projektu sdělit? |
| Master komunikace | Kdo by měl doručit komunikaci, kterou jste plánovali?
Který člen týmu je natolik zodpovědný, že takovou komunikaci provede? Potřebují různé zúčastněné strany různé komunikátory? |
| Zdroje informací | Jaký je váš zdroj informací, abyste mohli komunikovat?
Jaká data a informace použijete? Jaká je potřeba této konkrétní informace pro tuto konkrétní zúčastněnou stranu? |
| Metriky úspěchu | Jak zjistím, že můj komunikační plán funguje?
Co to považuje za úspěšný komunikační plán? Musím mít schůzku pro vyhodnocení komunikačního plánu? |
Doporučené články
Byl to průvodce po neustálé komunikační lince mezi vámi a vedením zúčastněných stran projektu. Jedná se o následující externí odkaz související se zúčastněnými stranami projektu.
- Úžasný průvodce technikami projektového řízení
- Efektivní reporting projektového řízení
- Top 7 důležitých nástrojů pro správu projektů s otevřeným zdrojovým kódem