Vytvořit efektivní Ganttův diagram pro projekt -
Řízení projektu je komplikovaný proces a často zahrnuje žonglování několika úkolů najednou. To platí o všech druzích projektů - ať už jde o správu domu nebo o zvláště obtížný projekt vývoje softwaru nebo o civilního dodavatele.
Pokud existují jeden nebo dva úkoly, je pro projektového manažera snadné zapamatovat si, co se má dělat, kdy a jak. Ale co když existuje více druhů aktivit, některé vzájemně propojené? Jak lze sledovat všechny úkoly a zajistit, aby byl projekt dokončen, dobře dokončen a včas dokončen?
Zde přichází Ganttův graf. Jsou vizuální reprezentací úkolů v projektu. Ganttův graf má svůj původ v roce 1896, když polský inženýr Karol Adamiecki použil podobný graf k znázornění výrobních plánů. Nazval jej harmonogramem a protože byl publikován v polštině a ruštině, zůstal z velké části neznámý. Souběžně, Američan Henry Gantt navrhl podobný graf, a to je jeho jméno, které graf nyní nese.
Graf byl hojně používán ve výrobním inženýrství. S nástupem počítačů se brzy stala běžnou a praktickou metodou plánování projektů. Díky webovým aplikacím získal Ganttův diagram popularitu a nyní je běžnou součástí většiny projektů. Nyní však s agilními metodikami je popularita Ganttova grafu nízká. Pokoušel se však vyvíjet s dobou.
Co je Ganttův diagram v řízení projektů?
Nejdříve první: Co je Ganttův diagram v řízení projektů? Jednoduše řečeno, Ganttův graf je vizuální sloupcový graf znázorňující plán projektu.
Řádky obvykle obsahují různé úkoly projektu, často rozbalené na jednotlivé úkoly, přičemž časová osa tvoří sloupce grafu.
U programů, které vytvářejí Ganttovo schéma pro projekt, můžete vidět, kde projekt stojí v daný den. Ganttův diagram projektu ukazuje, kdo je zodpovědný za každý úkol, a také jakékoli závislosti mezi úkoly.
Zde je typický Ganttův diagram pro projekt:
Graf jasně ukazuje srozumitelným způsobem, kde projekt stojí dodnes. Graf je velmi užitečný při prezentacích managementu i klientům, kteří mohou chtít rychle posoudit probíhající úkoly.
Závislosti v Ganttově grafu pro projekt
Jedním z hlavních důvodů, proč se plány projektů zhoršují, je nesprávné rozpoznávání závislostí. Řekněme, že máte projekt, který vyžaduje tři odlišné pracovní cesty. To vše se musí sblížit, aby se projekt posunul kupředu. I když je jedna z pracovních cest zpožděna, celý plán projektu se zhroutí. S Ganttovým diagramem je tato závislost identifikována přímo ve fázi plánování, vizuálně, takže jakékoli zpoždění bude označeno okamžitě, což znamená možné zpoždění. Jako vedoucí projektu pak můžete okamžitě nasadit prostředky, abyste zajistili, že zpoždění způsobí minimální poškození.
V projektu existuje několik typů závislostí. Všechny z nich lze označit Ganttovým diagramem.
- Finish to Start (FS): V tomto typu závislosti musí být úloha A dokončena před zahájením úlohy B. Příklad: Řekněme, že pracujete na projektu webdesignu. Teprve poté, co klienti schválí obrázky, které mají být použity na webu, může na fotografiích pracovat jakýkoli Photoshop.
- Start to Start (SS): V tomto typu závislosti musí být spuštěna úloha A, aby mohla být zahájena úloha B. Jednoduchý příklad by byl v oblasti psaní. Spisovatel musí začít psát román, než začne upravovat jeho části.
- Dokončit až dokončit (FF): V tomto typu závislosti musí být úkol A dokončen před dokončením úlohy B. Řekněme, že pracujete na brožuře. Úloha „vytváření textu“ musí být dokončena před dokončením úlohy „navrhování brožury“. Návrh však může začít před dokončením textu, jak se často děje, za použití falešného textu. \
- Start to Finish (SF): V této vzácné závislosti musí úloha A začít před dokončením úlohy B. To by se dalo aplikovat na novou pozici. Může být nezbytné, aby odcházející zaměstnanec školil nového zaměstnance tak, aby zaměstnanec opouštějící organizaci mohl tak učinit až poté, co se nový zaměstnanec připojí k povinnosti. Je třeba poznamenat, že to, přísně vzato, není profesionální přístup.
Při vývoji softwaru společnost Microsoft doporučuje, aby se schéma Finish Start používalo nejčastěji. Rovněž odrazuje od použití algoritmu Start to Finish, protože by to mohlo znamenat nekonečné zpoždění a možné kruhové reference v pracovním postupu. Pro nasazení v pravý čas však lze použít závislost Start to Finish.
Kroky k vytvoření efektivního Ganttova diagramu pro projekt:
Proces vytváření Ganttovy tabulky pro projekt je docela intuitivní. Pro nejlepší využití však musíte plán také naplánovat.
I když můžete připravit graf na papíře nebo na počítači, usnadní vám to úkol, pokud máte šablonu Ganttova grafu, do které můžete připojit informace. Většina nástrojů pro webovou spolupráci zahrnuje šablony Ganttova grafu. K dispozici je také spousta šablon pro Microsoft Excel.
-
Vytvořte úplný seznam úkolů
Tento krok zahrnuje rozdělení projektu na jeho komponenty Ganttovy mapy. Pokud ji lze rozdělit do hierarchické struktury se skupinami úloh, pod nimiž jsou úkoly rozloženy podrobněji, bude to fungovat nejlépe.
Zvažme například úkol vytvořit nový web
Některé z celkových fází jsou:
- Posouzení
- Rozsah
- Design
- Obsah
- Kódování
- Testování
- Provádění a údržba
V rámci každého z těchto kroků budou provedeny další úkoly. Nejlepší je hloubkové vrtání co nejvíce, aby byly úkoly jasně definovány.
Například s přihlédnutím k fázi obsahu může být součástí dílčích úkolů:
- Kompletace a recenze textu
- Srovnání a recenze grafických prvků
- Vytváření / přepisování textu
- Vytváření grafických prvků (může zahrnovat focení atd.)
- Úpravy obrázků
- Úpravy textu
- Dokončení obsahu
Nebo jakékoli další kroky, které mohou být pro váš projekt relevantní.
Podobně je třeba vyjmenovat všechny úkoly, byť zdánlivě triviální.
-
Seznam závislostí úkolů
Je třeba vyjmenovat závislosti úkolů. Postačí jednoduchý list Excelu nebo dokonce tabulka Wordu.
Jaké jsou kroky, které jsou závislé na ostatních?
V našem příkladu může editace obsahu začít až po vyhodnocení existujícího obsahu a vytvoření nového obsahu, pokud je to nutné. Photoshopping lze provést až po pořízení fotografií.
Je důležité zaznamenat závislosti, aby se plánování Ganttových grafů stalo jednodušším a zpřísněnějším.
To také záleží na vaší organizaci. Pokud jsou týmy menší a zdroje omezené, může být rozumné nejprve vykreslit vaše zdroje a poté je načasovat. Pokud je vaše společnost obrovská s rozsáhlým fondem zdrojů, může mít smysl nejprve vytvořit časovou osu.
-
Vytvoření časové osy projektu
Pro manažery, kteří se chtěli dostat dolů a zašpinit dříve, je to nejvytíženější část Ganttovy tabulky.
Jakmile jsou úkoly připraveny, vytvoří se časová osa. Faktor o víkendech a svátcích.
U softwaru, jako je SmartDraw, se Ganttův diagram projektu vytvoří ihned po zadání dat na uživatelsky přívětivé obrazovce. Ale u jiných šablon softwaru nebo Excelu budete možná muset zadat hodnoty do tabulky Ganttovy tabulky.
Protože Ganttův graf je nástrojem pro vizualizaci plánu, dostupnost specializovaného softwaru by neměla být tak důležitá.
Časové osy jsou závislé na klientovi a pokud má klient určitá časová omezení, zajistěte inteligentní rozdělení času mezi úkoly.
Tato časová osa se musí změnit a pravděpodobně není konečná, ale zkuste ji co nejblíže konečnému.
-
Každý úkol přiřaďte ke skupině nebo osobě
Jako vedoucí projektu musíte najít nejlepší způsob, jak tuto práci dosáhnout. Vyhodnoťte svůj tým. Zjistěte, kdo bude pracovat nejlépe pro který úkol. Rozložení projektu na hrubou časovou osu v notebooku nebo softwaru vám také pomůže zajistit, aby zdroje nebyly dvojnásobně ponořeny - požadované na dvou místech najednou.
Může to chvíli trvat, ale je to důležitá součást, kterou je třeba opravit.
Některé z otázek, které by vám mohly pomoci při navazování vhodných lidí, jsou:
- Bude tento zdroj vhodný v roli klienta?
- Bude tento zdroj schopen koordinovat a spolupracovat s ostatními?
- Bude tento zdroj schopen věci rychle otočit?
- Je tento zdroj lepší při multitaskingu nebo při provádění jednoho úkolu do hloubky?
- Od kdy je tento zdroj k dispozici? V závislosti na tom, zda je váš projekt kritický z hlediska zdrojů nebo času, budou úkoly přiděleny.
V této chvíli je také třeba ve vaší organizaci objasnit několik věcí:
- Kdo se podepíše na designu? Na text? Na rozpočtech?
- Je nezbytné zajistit, aby osoba, která má na starosti podepisování věcí, měla náležitou volnost. Pokud ředitel obsahu, který má na starosti veškerý obsah, odjíždí na plánovanou cestu do zahraničí, zajistěte, aby byl tento faktor zohledněn v časové ose.
To bude vyžadovat určitou koordinaci s HR a dalšími projektovými manažery a přijmout to.
Nyní můžete přiřadit jednotlivé zdroje nebo skupiny k úkolům, které již byly načasovány a mapovány na závislosti.
Takže by to mělo být, že? Zbývá ještě jeden poslední a zásadní krok.
-
Sdílejte a vylepšujte
Poté, co se zdá, že je vše uzamčeno, sdílejte graf s klíčovými zúčastněnými stranami. Je dobrým zvykem sdílet graf s celým týmem, abyste se ujistili, že jste nevynechali nic důležitého.
Je připraven ke sdílení s klientem a po schválení je váš Ganttův diagram projektu připraven k použití!
Omezení Ganttovy tabulky pro projekt
Buzzword v řízení softwarových projektů je Agile. Agilní metodiky jsou všude a jejich přijetí se každým dnem zvyšuje.
Tradiční Ganttův diagram pro projekt je velmi omezený co do rozsahu pro moderní softwarové projekty, protože je kladen důraz na přizpůsobivost. Ganttův diagram plánuje celý předem, a pokud (spíše, kdy) se plány změní, je velmi obtížné se s nimi vypořádat. A čas lépe strávený se používá k aktualizaci Ganttovy tabulky.
Agilní projekty mohou používat krátké sprinty (v případě Scrumu) nebo nejprve pracovat na nejnaléhavějším úkolu (jako v Kanbanu), příprava Ganttovy tabulky na týdny jednoduše nebude možná. V dalších citlivých metodikách projektu, jako je Extreme Programming, bude to prostě ztráta času, protože plánovatelné části grafu jsou velmi krátké.
Softwaroví projektoví manažeři zaznamenali určitý úspěch při používání Ganttova diagramu pro projekt, který sleduje jednotlivé sprinty. Jiní pooh-pooh nápad, říkat, že Ganttův diagram pro projekt založený na modelu Waterfall projektového řízení.
Ganttovy grafy mají také pověst, že se snaží zobrazit příliš mnoho informací. Tyče s různými barvami, které označují různé zdroje a závislosti, mohou být pro složité projekty velmi matoucí.
Ganttův diagram je však stále populárním plánovacím nástrojem v několika průmyslových odvětvích. Ve skutečnosti hrají obrovskou roli ve více procesně orientovaných projektech, jako je vývoj webových stránek.
Alternativy Ganttovy tabulky pro projekt
Ganttův diagram je v podstatě sloupcovým diagramem úloh. Stejného účelu může dosáhnout jakýkoli kus papíru, včetně podrobného seznamu úkolů.
Některé alternativy k Ganttovým diagramům pro projekt zahrnují:
- Podrobný seznam odpovědných osob
- Tabule, která sleduje průběh každého příběhu / sprintu v případě agilních projektů
- Deska Kanban: jednoduchá deska se třemi sloupci - dělat, dělat a dělat, ve své nejjednodušší podobě
- Další nástroje vytvořené speciálně pro agilní projekty, například Sandglaz
Ganttovy mapy prošly dlouhou cestu, protože sloužily zpracovatelskému průmyslu a průmyslu služeb. Díky nim byly procesy mnohem transparentnější a přizpůsobily se, jak nejlépe dokázaly, pro náročnější softwarový průmysl.
Jejich popularita sice bezpochyby značně ubývala, ale na začátku projektu stále zůstávají prvním projektovým manažerem na světě.
Doporučený článek
Toto je průvodce, jak vytvořit Ganttův diagram pro projekt. Zde jsme diskutovali kroky k vytvoření Ganttovy tabulky pro projekt efektivním způsobem. Další informace naleznete také v následujících článcích -
- Řízení vodopádových projektů
- Kanban: Užitečný krok?
- 5 hlavních typů nástrojů pro správu projektů
- 20 vzrušujících otázek řízení projektů Job Interview
- Důležité z jazyka - graf s dynamickým vstupem