Přehled řízení projektů
Začněme diskusí o tom, co je řízení projektů, a pak se dále zabýváme otázkou, proč je v každém projektu důležitá. Projekt je jakýkoli úkol, který je přiřazen týmu s motivem k jeho úspěšnému provedení. Projektové řízení vyžaduje zvládnutí všech úkolů projektového řízení v životním cyklu projektu od začátku do konce. Obecně jsou projektoví manažeři přiděleni k projektům, aby tyto úkoly plnili, a tím pomáhali udržet pohromadě klienta a tým tím, že zajistili, aby byl projekt dodán včas a v rámci rozpočtu.
Pokusíme se to pochopit krátkým příkladem, řekněme, že projekt začíná bez projektového manažera. Celý tým byl klientem informován o výstupech a musí na něm prostě pracovat. Bez řádného řízení bude čas rozdělit celou práci na menší úkoly a organizovat je a přiřazovat si navzájem zdlouhavý proces a časově náročný a předpokládejme, i když je splněno, co se stane, když dojde k nedorozumění nebo konfliktům mezi nimi členové týmu, kdo je vyřeší? Co když někdo opustí projekt uprostřed nebo je třeba alokovat nějaké zdroje? Práce na projektu a také jeho řízení by vyžadovalo hodně času a energie a bylo by téměř nemožné i pro větší projekty.
Pro zajištění hladkého fungování projektu a jeho udržení na správné cestě je proto řízení projektu pro každý projekt zásadní.
Cíle projektového řízení
Řízení projektů je důležité, protože pomáhá při dosahování následujících cílů:
1) Plánování projektu:
Řízení projektu je důležité, aby mohl být projekt řádně naplánován a stanoven s jasnými cíli, výstupy a termíny po vzájemné dohodě se zúčastněnými stranami, vedením a členy týmu.
Dobrý projektový manažer ví, jak efektivně řídit projekt pochopením potřeby zdrojů a jejich použití v daném čase a rozpočtu, aby bylo dosaženo nejlepších výsledků. K dosažení tohoto cíle je třeba zavést proveditelný a přiměřený plán, který pomůže každému, kdo pracuje v projektu, uznat svou část příspěvku, a proto se je snaží splnit.
2) Poskytnout vizi projektu a smysl pro vedení:
Efektivní projektový manažer přináší vizi projektu, která pomáhá týmu sladit jeho cíle s cíli zúčastněných stran, takže každý je v souladu s hlavním cílem projektu a je na cestě k jejich dosažení.
Při dobrém řízení projektu převládá v projektu smysl pro vedení, který vede členy týmu správným směrem, aby dělali vše, co je v jejich silách, a pomohli projektu dosáhnout úspěchu. Členové týmu se také cítí odpovědní za své úkoly v přítomnosti vedoucího týmu v projektu, který udržuje vše organizované a pod kontrolou tak, aby si všichni byli vědomi svých výstupů v projektu a toho, za co jsou zodpovědní, bez jakéhokoli zmatku.
3) Sledování:
Řízení projektu pomáhá sledovat průběh projektu a pomáhá odstranit případné překážky, pokud jsou nalezeny.
Dobrý projektový manažer dohlíží na to, že tok projektu je v souladu s plánem projektu a je-li zjištěna jakákoli odchylka, je ohlášena a jsou přijata správná opatření k jejímu navrácení zpět prostřednictvím provádění nápravných opatření. Je důležité, aby se projekt řídil revidovaným plánem, pokud musí být dodán včas, jak se očekávalo, a proto jsou zprávy o stavu užitečné pro zajištění průhlednosti probíhající práce, která také zahrnuje jakékoli problémy, pokud k nim dojde, a zpoždění kvůli nim. To lze také sdílet se zúčastněnými stranami, takže je pro ně snadné mít přehled o pokroku projektu.
4) Zajištění kvality:
Dodání projektu včas není důležité, pokud není v souladu s danými cíli a neodpovídá očekávaným výsledkům. Zajišťování kvality je proto velmi důležitým procesem každého projektu, protože pomáhá testovat a udržet si to, co je dodáváno klientovi, odpovídá jeho požadavkům nebo ne.
Je nezbytné, aby řízení projektu zajistilo, že kvalita projektu je testována v každé fázi, takže výsledek odpovídá požadavkům. Napjaté harmonogramy mohou zavádět projekty nízké kvality, proto je důležité, aby zdroje byly efektivně spravovány tak, aby přinášely pozitivní výsledky, aniž by to bránilo jejich kvalitě. Měl by být přidělen čas na testování a udržení kvality v každém kroku projektu.
5) Řízení rizik:
Řádné řízení projektu vyžaduje, aby vedoucí projektů měli přednostní seznam rizik, s nimiž by se projekt mohl případně setkat se svými alternativami, pokud je to možné.
Před zahájením práce na projektu musí manažer projektu sedět s týmem a rizika předem analyzovat. V praxi je obtížné pokrýt všechna rizika, ale dobrý manažer má vždy představu o tom, jaká rizika se mohou objevit v závislosti na typu projektu. Tyto znalosti také přicházejí s předchozími pracovními zkušenostmi a pomáhají identifikovat potenciální hrozby před zahájením práce na projektu, takže když se objeví problém, existuje předem připravený plán na jejich řešení a zabránění tomu, aby se projekt dostal do jakékoli nezvyklé situace.
Jakýkoli projektový manažer vyžaduje efektivní dovednosti v oblasti řízení rizik, protože projekt nemusí vždy probíhat podle plánu, ai když tomu tak je, nelze rizika v reálném čase předem řešit, takže styl řízení se musí přizpůsobit a řešit, když představuje hrozba je dovednost, kterou by měl mít dobrý projektový manažer.
Když projdeme všechny tyto body, uvědomujeme si, že pro každý projekt je důležité dobré řízení projektu, protože slibuje úspěch. Osud jakéhokoli projektu závisí na jejich vedoucím projektu a jejich schopnostech organizovat tým, plánovat projekt, testovat kvalitu projektu, řídit rizika a vést projekt s vizí dosáhnout úspěchu s motivovanými hráči týmu a inspirovat všechny aby se snažili.
Doporučené články
Toto je průvodce, proč je řízení projektů důležité. Zde diskutujeme, jak projektový management pomáhá při dosahování cílů. Další informace naleznete také v dalších navrhovaných článcích -
- Principy Scrumu
- Agilní v podnikání
- Pracovní místa pro řízení projektů
- Role projektového manažera
- Případová studie v řízení projektů