Definice řízení rozsahu projektu
Project Scope Management (PSM) je zásadní pro definování úspěchu nebo neúspěchu projektu, aby bylo možné poskytovat produkty / služby vysoké kvality. PSM lze definovat jako „Metodiku, která obsahuje seznam podrobných prací / úkolů, které mají být provedeny, aby bylo dosaženo cílů projektu“. PSM je sada přiřazených funkcí, které nám umožňují přesně a efektivně definovat a sledovat rozsah projektu. PSM umožňuje vedoucím projektu adekvátně spravovat čas a zdroje tím, že distribuuje správný počet úkolů potřebných pro spuštění projektu. Jelikož PSM identifikuje a vyhodnocuje úkoly, včetně a výlučně v rozsahu projektu, pomáhá předcházet irelevantnímu úkolu šetřením času k dosažení maximálních výnosů.
Fáze řízení rozsahu projektu
Bez ohledu na zvolené metody musí správce projektu definovat rozsah projektu a provést jeho vyhodnocení. PSM sestává z následujících kroků:
1. Nastínení požadavků projektu
Počáteční fází je identifikace cílů projektu, aby bylo možné určit plán projektu a přiřadit zdroje. Pouze pokud jsou tyto faktory identifikovány, mohou být úkoly, které mají být provedeny k dokončení projektu, zařazeny. Je tedy nastíněn „rozsah projektu“, na základě kterého je projektovému týmu přiděleno úkolů omezených na konkrétní rozpočet a čas.
2. Identifikace cílů projektu
Další fáze vyžaduje stanovení cílů projektu, což je jádro projektu. Projekt by mohl mít více než jeden cíl a správce projektu spolu s týmem jsou povinni je splnit, aby dodávali produkty / služby nejvyšší kvality.
3. Určení rozsahu projektu
Rozsah projektu se skládá ze zdrojů a úkolů přidělených k dodání konkrétního produktu nebo služby. Rozsah projektu je tedy odrazem cílů projektu, jejichž cílem je poskytovat špičkové výsledky.
Šest praktik řízení rozsahu projektu (PSM)
Šest praktik PSM je:
Podle „GPMBK (Průvodce orgánem znalostního managementu projektu)“ je PSM zásadně o určování a monitorování úkolů, které mají být zahrnuty nebo vyloučeny z projektu.
GPMBK uvádí 6 postupů PSM, které mají být implementovány pro správu a monitorování projektu:
1. Plánování a navrhování PSM
První praxe PSM zahrnuje plánování a vývoj plánu správy rozsahu (SMP). SMP je připraven po konzultaci se zúčastněnými stranami projektu a získávání informací z projektového plánu a charty. SMP umožňuje určit, řídit, sledovat a hodnotit rozsah projektu.
2. Hromadit náležitosti
Druhou praxí je zjistit náležitosti účastníků projektu a dokumentovat to samé. Tento proces využívá různé nástroje a metody (jako jsou rozhovory, dotazníkové šetření, diskuse ve skupinách, metody pozorování) k získání informací o požadavcích a očekáváních zúčastněných stran z projektu. To umožňuje správcům projektu zabránit šanci na možné chyby nebo překážky v průběhu projektu.
3. Popište rozsah projektu
V této metodě je rozsah projektu určen k vysvětlení výstupů, kterých by projekt dosáhl a co nemůže dosáhnout nebo je mimo rozsah. Rozsah, který je generován, nastiňuje očekávání zúčastněných stran od projektu, který je předán projektovému týmu. Zdokumentované záznamy se vyhodnocují, aby se zajistilo, že výstupy projektu jsou synchronizovány s cíli projektu.
4. Vytvořte strukturu rozdělení úkolů (TBS)
Jedna ze zásadních praktik PSM umožňuje vedoucím projektu a týmu rozložit komplexní prohlášení o rozsahu na menší a proveditelné jednotky práce. Tyto dílčí práce se nazývají „pracovní balíčky“. TBS je tedy sbírka těchto pracovních jednotek, které jsou potřebné k dokončení celého projektu. Umožňuje projektovému týmu pracovat efektivně as rychlostí.
5. Ověřte rozsah projektu
V této fázi jsou interní a externí zúčastněné strany kontrolovány z hlediska autentizace. V zásadě jde o fázi, která se primárně zaměřuje na akceptaci výsledků projektu ze strany zúčastněných stran. Zainteresované strany projektu poskytnou zpětnou vazbu a schválí totéž, pokud konečné výsledky splní očekávané standardy a požadavky.
6. Sledujte rozsah projektu
Bylo správně řečeno, že spíše než dobře definovaný rozsah projektu by měl být dobře monitorován. Tato fáze porovnává náležitosti projektu se zprávami o přezkumu výkonu, aby se identifikovaly mezery nebo mezery v projektu, což může vyžadovat úpravu SMP. Proto je prvořadé sledovat průběh projektu, aby bylo zajištěno jeho provedení podle SMP. Protože SMP může vyžadovat jakékoli změny nebo změny, pokud zúčastněné strany přijdou s novými potřebami.
Závěr
Závěrem nelze popřít, že dobře strukturovaná PSM je nezbytná pro úspěch projektu. Stojí to za investici, navzdory času a úsilí vynaloženému na provádění jejích postupů. Protože umožňuje dosáhnout maximálního výnosu při minimálním překročení. Školení PSM je rozhodně prospěšné, protože poskytuje znalosti a odborné znalosti v oblasti správy rozsahu, což je jedna z hlavních funkcí při řízení projektů. Školení PSM je dobrou volbou kariéry pro potenciální studenty, kteří si chtějí založit své místo v oblasti projektového řízení.
Školicí kurz by byl také další výhodou pro vedoucí / manažery projektů, kteří čelí výzvám při dokončování projektů, buď včas, nebo v přiděleném rozpočtu. Po ukončení kurzu jsou otevřeny dveře několika profesním příležitostem v oblasti projektového řízení napříč veřejnými a soukromými organizacemi.
Hledáte důvtipnou kariéru v řízení projektů? Zapište se do výcvikového kurzu PSM!
Doporučené články
Toto je průvodce řízením rozsahu projektu. Zde diskutujeme o fázích řízení rozsahu projektu, které zahrnují načrtnutí projektových požadavků, určení cílů projektu a určení rozsahu projektu spolu se šesti praktikami řízení projektu (PSM). Další informace naleznete také v dalších navrhovaných článcích -
- Správa plánování projektu
- Příklad plánu správy rozsahu
- Techniky plánování projektu
- Příklad plánování projektu