Úvod do plánování plánování projektů
Správa plánování projektu, běžně používaná v řízení projektu, je definována jako plánování celého projektu, včetně minutových komponent, od data zahájení do data ukončení. Tato metodika zahrnuje plánování seznamu aktivit projektu, milníků a výstupů. Je to systematická projekce časové linie složené ode dne, kdy je projekt pojat do dne, kdy je projekt dokončen, a vše mezi tím.
Časový plán projektu lze vytvořit pouze v případě, že pro projekt existuje jasná vize. Plán lze skriptovat, když lze projekt integrovat do složité funkční struktury různých malých výstupů.
Jaký je cíl harmonogramu projektu?
Cílem každého harmonogramu projektu je vést zaměstnance systematickým a organizovaným způsobem k dokončení projektu prostřednictvím efektivního plánování, které optimalizuje čas, který je k dispozici. Harmonogram zajišťuje, že zaměstnanci dodržují navrhovaný časový plán a minimalizují zpoždění.
Plánování projektu je součástí jakéhokoli plánování projektu. Výslovný harmonogram projektu pomáhá při nasměrování zaměstnanců v průběhu životního cyklu projektu, a zajišťuje tak, aby se zaměstnanci neodchýlili nebo nespěchali.
Stručný popis plánování projektu
Projekt obsahuje pět hlavních komponent, přičemž plán projektu je podstatnou součástí druhé komponenty.
- Idea: Tato první komponenta konceptualizuje projekt a zjišťuje, jak hladce může být dokončena s danými prostředky.
- Rámování plánu projektu: Tato součást definuje a správně plánuje celý projekt. Plánování projektu zahrnuje výpis a výpočet rozpočtu, vypracování harmonogramů a výpis požadovaných zdrojů.
- Spuštění projektu: Projekt je proveden v tomto kroku, tj. Zaměstnanci začínají pracovat na přidělených úkolech.
- Výkonnost projektu: Toto je fáze, ve které je postup projektu porovnáván s očekáváními, která byla stanovena.
- Uzavření: Tato jednoduchá komponenta utěsňuje realizaci projektu, po kterém mnoho organizací má tendenci hodnotit úspěchy a neúspěchy projektu na zlepšení nadcházejících projektů.
Jaké jsou kroky podílející se na vývoji harmonogramu projektu?
1. Porozumět a navrhnout Outlook projektu
Jak již bylo zmíněno, musí mít projekt prostor pro vytvoření harmonogramu projektu. To zahrnuje očekávání projektu, navrhované výsledky a náležitosti potřebné k dokončení projektu. Rozsah také nastiňuje požadované zdroje a omezení nákladů a času. Tento krok se proto provádí se zúčastněnými stranami. Současně je důležité navrhnout projekt do funkční struktury zdůrazňující všechny důležité úkoly a výstupy. (Poznámka: Struktura rozpisu uvádí úkoly, s výjimkou dat).
2. Projekt je organizován
Po načtení výhledu a pracovní struktury s integrovanými komponentami je možné zařadit všechna přiřazení projektu. Po upřesnění každého úkolu je nezbytné je uspořádat na základě priority a odhadovanou dobu potřebnou k provedení každého úkolu. Stejně tak je nezbytné zmapovat potřebné zdroje.
3. Závislosti na mapě
To jde ruku v ruce s organizováním aktivit projektu. Tento krok poskytuje přehlednost ve vztahu mezi každou činností. Je tedy snadné identifikovat aktivitu, která předchází činnosti, a aktivitu, která aktivitu potlačuje. Závislost lze klasifikovat jako:
- Finish-to-start: kde je důležité dokončit jedno přiřazení před pokračováním k dalšímu
- Start-to-start: kde je nezbytné zahájit úlohu před zahájením další
- Dokončit až do konce: kde je důležité dokončit úkol před dokončením dalšího
- Start-to-finish: kde je nezbytné zahájit úlohu před ukončením další
4. Návrh centrální cesty
Dokončení úkolu včas se stává nezbytným, když je časový interval mezi datem jeho splatnosti a počátečním datem následující aktivity nulový. Stručně řečeno, oddálení této aktivity zpoždí celý projekt. Je tak zmapována řada životně důležitých úkolů, aby se zabránilo celkovému zpoždění. Tento obrys může definovat časové rozpětí pro dokončení projektu.
5. Označte důležité milníky projektu
Milníky pomáhají při sledování projektu v definovaných intervalech. To pomáhá zaměstnancům dodržovat průběh projektu. Z pohledu orla to ukazuje, zda je projekt v definovaném čase dobře.
Tyto kontrolní body jsou dvou typů - externí a interní. Externí milníky jsou určeny sponzorům, zúčastněným stranám, klientům atd .; ukazuje, kde projekt dosáhl. Vnitřní milníky jsou stanoveny pro zaměstnance přímo pracující na projektu; vede zaměstnance při sledování průběhu projektu.
6. Určení lidských zdrojů
Časový rozvrh projektu zůstává neúplný, aniž by pracovníkům byly přiděleny povinnosti. Palcovým pravidlem je přidělit třetinu jejich času na primární úkol a zbývající čtvrtinu na jakékoli sekundární povinnosti, jako je asistence nebo administrativní povinnosti.
7. Přiřaďte stanovené počáteční datum a datum ukončení
Po pochopení doby potřebné pro každý úkol, stanovení milníků a odhadu celkového času potřebného k dokončení projektu lze uvést datum zahájení a ukončení. Očekávané datum zahájení je stanoveno na základě kvalifikovaných lidských zdrojů. Předpokládané datum ukončení se může změnit v důsledku dovolené zaměstnanců, státních svátků a dalších neočekávaných faktorů.
Jaké jsou běžné techniky pro plánování projektu?
Existuje několik populárních metod, které si většina PMO při vývoji harmonogramu projektu vybírá, jmenovitě seznam úkolů, Ganttův diagram, kalendáře, integrované časové listy atd. Většina webových stránek poskytuje bezplatný online software, jako je „2-plán“, který má interaktivní Gantt Graf, který vám pomůže spravovat různé komponenty plánování, jako je dostupnost zaměstnanců, časové rozvrhy nebo alokace úkolů.
Zde je krátký nápad:
Seznam úkolů
Tato metoda dokumentuje seznam úkolů pro každého zaměstnance v projektu, buď v textovém procesoru, nebo v tabulkovém procesoru. Tato jednoduchá metoda je ideální pro jakýkoli malý projekt. Několik z nich, například Zoho, může spolupracovat s webovými stránkami, jako je Google+, aby pomohlo zaměstnancům aktualizovat stav projektu přímo v dokumentu. Nevýhodou však je, že pro sledování průběhu projektu je neustále vyžadována ruční aktualizace.
Ganttův diagram
Ganttův diagram je sloupcový graf sekvence aktivity v závislosti na čase. Každá lišta označuje úkol s počátečním a koncovým datem, což představuje dobu potřebnou k dokončení. Označuje také překrývání aktivit, závislosti mezi úkoly a začátek a datum splatnosti celého projektu. Tento nástroj je velmi oblíbený většinou PMO kvůli vizualizaci, která pomáhá lépe sledovat projekt. Ganttův diagram je efektivní nástroj pro hlášení aktualizací stavu a odhad času potřebného k dokončení projektu.
Kalendáře
Kalendáře lze duplikovat do mnoha souborů s jedinečným názvem pro každý. Tím je umožněna možnost vytvořit kalendář pro každý projekt, který registruje každý úkol. Tímto způsobem je k dispozici časová osa pro celý projekt. Kalendáře lze sdílet mezi zaměstnanci. Nevýhodou kalendářů je nemožnost přiřadit úkol každému zaměstnanci a nedostatek reprezentace závislostí úkolů.
Jak se hodnotí plán projektu?
Plán projektu je absolutní kvality, pokud -
- Je aktualizován denně nebo týdně
- Odhadovaná hodnota při dokončení odpovídá základní hodnotě
- Pokud je práce rozložena rovnoměrně mezi zaměstnance, zajišťuje hladké dokončení
Časový plán projektu je velmi užitečný pro softwarovou společnost, stavební společnost, organizaci řízení událostí, školní akce atd. Většina lidí tuto techniku přijala ve svém každodenním životě. Jedná se o organizační metodu vyvinutou s cílem usnadnit život, protože zajišťuje efektivitu využití času. Stručně řečeno, to dělá maximum s malým v ruce.
Doporučené články
Toto je průvodce řízením plánování projektu. Zde diskutujeme kroky a běžné techniky pro naplánování projektu. Další informace naleznete také v následujících článcích -
- Techniky plánování projektu
- Příklad plánování projektu
- Odpovědnosti vedoucího projektu
- Primavera Project Management