Šablona správy projektu Excel (obsah)

  • Definice šablony řízení projektu
  • Jak vytvořit šablonu pro správu projektu v Excelu?

Definice šablony řízení projektu

Šablona správy projektu se používá ke zpracování pracovních zátěží a činností, pokud dojde ke změnám. Šablona správy projektu je užitečná pro vizualizaci, plánování, organizaci, sledování a správu přidělených úkolů nebo projektů klientem. Pokud se vás někdo zeptá, jak probíhá projekt a jeho postup?

Poté můžete prezentovat šablonu pro správu projektu. Když pracujete na jakémkoli projektu, narazíte na jinou fázi projektu, tj

  • Počáteční fáze.
  • Fáze vývoje.
  • Realizační fáze.
  • Fáze monitorování a kontroly.
  • Fáze doručení.

Jak vytvořit šablonu pro správu projektu v Excelu?

Podívejme se, jak vytvořit šablonu pro správu projektu a jak ji použít v Excelu.

Tuto šablonu aplikace Project Management Excel si můžete stáhnout zde - šablonu aplikace Project Management Excel

Obrázek 1 - Podrobnosti úkolu projektu a jeho odhadovaná doba trvání

Zadejte podrobnosti o úkolu projektu a odhadované trvání, datum zahájení a datum ukončení. Pro lepší vzhled by mělo být datum zadáno v níže uvedeném formátu a je použito pro rozsah sloupců datum zahájení i konce data.

Použijte MIN vzorec v buňce „C4“, abyste získali minimální hodnotu v rámci data zahájení projektu.

Po použití vzorce je výstup zobrazen níže.

Použijte MAX vzorec v buňce „D4“, abyste získali maximální hodnotu v rámci rozsahu Datum ukončení projektu, a zadejte celkovou dobu trvání projektu.

Po použití vzorce je výstup zobrazen níže.

Ilustrace # 2 - Vytvoření časové osy projektu

Přejít na Domů >> Formát >> vyberte možnost Formátovat buňky.

Po výběru možnosti Formátovat buňky se zobrazí okno Formátovat buňky. Nyní zadejte zarovnání na 90 stupňovou orientaci a naformátujte ho podobným způsobem přetažením počátečního data úkolu 1 do posledního data ukončení úkolu nebo do 30. ledna 2019.

Nastavte šířku sloupce na 4 a výška řádku je upravena pro lepší vzhled textového obsahu.

# 3 - Vysvětlení vzorce (dvě podmínky)

= IF (AND (1. ledna 2019> = 1. ledna 2019, 1. ledna 2019 <= 2. ledna 2019)), Pokud ano nebo pokud kritéria splňují, uveďte hodnotu statusu Reference buňky nebo ji nechte prázdnou).

Pokud chci použít tento vzorec na celé datum nebo rozsah projektu, pak musím upravit vzorec se smíšeným odkazem, tj. Úpravou odkazu na řádek a sloupec.

Tento vzorec aplikuji na jiné sloupce na pravé straně (jiné časové období), abych získal výstup, musím zamknout sloupec C & D (tj. $ C7 a $ D7) a sloupec odkazující na stav, tj. Sloupec E („$ E7“).

Stejně tak přetáhnu tento vzorec dolů, musím také zamknout odkaz na řádek, tj. 6. řádek (G $ 6 a G $ 6).

Nyní aplikujte tento vzorec na celé časové období, tj. Výběrem celého časového období musíte stisknout klávesy CTRL + R & CTRL + D. Tak, že poskytuje referenční hodnoty stavu, pokud splňují kritéria logických podmínek IF.

Zarovnejte text v časovém období na střed a odstraňte také mřížky a ohraničení tabulky. Nyní vyberte celý rozsah dat a aplikujte podmíněné formátování na časové období pomocí nového pravidla.

Ve skupinovém rámečku Nové pravidlo formátování vyberte možnost „Formátovat pouze buňky, které obsahují“, pod hodnotami buněk vyberte stejné, abyste zadali klíčové slovo „Dokončeno“ , pro výběr barvy klikněte na možnost formátování.

V buňce formátu klikněte na Výplň, pod touto volbou Zelená barva klikněte na OK. Nyní se buňky, které obsahují dokončené, objeví v zelené barvě.

Po výběru barvy je výstup zobrazen níže.

Podobně v části Nové pravidlo formátování vyberte „Formátovat pouze buňky, které obsahují“, pod hodnotami buněk vyberte „rovna“ a zadejte klíčové slovo „Čekající“, pro výběr barvy klikněte na možnost formátování.

V buňce Formát klepněte na Výplň, pod touto červenou barvou vyberte OK.

Nyní se buňky, které obsahují dokončené, objeví v červené barvě.

Nyní musím odstranit textový obsah z barevných pruhů, lze to provést výběrem celého rozsahu dat barevných pruhů a klepnutím pravým tlačítkem, výběrem možnosti Formát buněk, v rámci toho vyberte kategorii „Vlastní“ v kategorii číselného formátu, zadejte třikrát středník do „Type“ a klikněte na OK.

Nyní můžete sledovat pouze barevné datové pruhy.

Nyní musí být barevné pruhy časového období spojeny s datem ukončení každé úlohy, což je třeba provést, protože jakmile dokončíte čekající úlohu v seznamu aktivit, je třeba zadat trvání úkolu. Pokud zadáte nebo aktualizujete datum ukončení a trvání úkolu, automaticky se změní šířka barevné lišty na základě zadaného data dokončení.

Po použití vzorce je výstup zobrazen níže.

Současně můžete vytvořit a aplikovat seznam ověření dat na stavový rozsah výběrem celého rozsahu stavů stisknutím kláves ALT + D + L tak, aby se v rozevíracím seznamu „Povolit“ zobrazilo vyskakovací okno „Data Validation“ (Ověřování dat), vyberte „List“ a do zdroje zadejte dva stavové parametry, tj. „Completed & Pending“, oddělené čárkou.

Pokud nyní kliknete na některý ze stavových parametrů, můžete sledovat rozevírací seznam. Pokud změníte z čekající na dokončenou, jsou barevné pruhy pozorovány v barevných pruzích.

Tabulku úloh můžete naformátovat pro lepší vzhled pomocí duálního barevného tónu a použít ohraničení na plán projektu.

Podmíněné formátování můžete použít pro rozsah stavových parametrů, se zelenou barvou pro buňku obsahující klíčové slovo „Dokončeno“ a červenou barvou pro buňku obsahující „Čekající“, abyste zjistili stav každé úlohy.

Co si pamatovat o šabloně řízení projektů v Excelu

  • Nastiňuje cíle a cíle každého úkolu se skutečným plánovaným počátečním datem, skutečným provedeným počátečním datem a odhadovaným koncovým datem nebo datem jeho splatnosti.
  • Pomáhá také při kvantifikaci požadavků na zdroje pro přidělený úkol a při určování rozpočtů a časových harmonogramů pro každý úkol a jeho dokončení.
  • Ganttův diagram se také používá k přípravě a sledování projektového plánu.
  • IF logický test a podmíněné formátování se nejčastěji používají k přípravě komplexního plánu projektu.

Doporučené články

Toto je průvodce šablonou Project Management Template v Excelu. Zde diskutujeme, jak vytvořit šablonu řízení projektů v Excelu spolu s praktickými příklady a šablonou Excel ke stažení. Můžete si také prohlédnout naše další doporučené články -

  1. 3D bodový graf v Excelu
  2. LEFT Formula v Excelu
  3. Jak vytvořit kráječ v Excelu?
  4. Jak zobrazit vzorec v Excelu?

Kategorie:

Tipy pro Excel