„Komunikace je klíčem k silnému vztahu podporovanému vzájemnou společností a porozuměním. Komunikační plán je pro to nástrojem“.
vyvinout efektivní komunikační plán - my, lidé, jsme poháněni komunikací, která je zdrojem našeho života a činností, a stejně tak i podniky organizací a jejich plodné výtvory, strategie nebo ideologie, které chtějí prezentovat svému publiku nebo uvnitř své vlastní korporátní nebo jiné korporátní kruhy.
Tato intenzita projektu vede tyto organizace k přijetí komunikačních plánů, které by o nich a jejich tematických návrzích a schématech hlasitě hovořily.
Co je komunikační plán a proč je tak nezbytný?
Komunikační plán je strategicky orientovaný písemný dokument, který představuje cíle a záměry společnosti a jejich probíhající aktivity nebo projekty.
Můžeme také říci, že jde o informativní část, která vysvětluje zúčastněným a dotčenému týmu, co společnost zamýšlí a jaké jsou její budoucí plány.
Komunikační plán tvoří následující součásti:
- Cíle a záměry
- Procesní a akční plán
- Seznam zúčastněných stran nebo týmu zapojeného do projektů
- Zjišťujete lidi, kterým by měl být komunikační plán adresován?
- Jak hodláte vyhodnotit své plánované zisky?
Komunikace může být v jakékoli formě jako zprávy, elektronická média, tištěné publikace, konferenční materiály, průzkumy, marketingové nebo prodejní nástroje, projevy atd., Aby mohli vedoucí projektů nebo řídící tým naplánovat svůj projekt podle očekávání společnosti a realizovat jejich cílené cíle.
Mohou nastavit požadovaný standard a tón komunikace, aby nastavili určité tempo projektu a konzistentní pracovní postup. Pomáhá také projektantům projektu stanovit jejich priority a využít zdroje optimálně.
Vzhledem k tomu, že je komunikační plán stejně důležitý, je způsob jeho rozvoje, který je naznačen potřebami právnických osob.
Tipy k vytvoření vlivného komunikačního plánu!
Prostudujte si komunikační trend a proveďte audit svého výzkumu:
Zjistěte více o trendu komunikace ve vaší organizaci. Některé z těchto organizací najímají firmy, aby zjistily, co se děje, ale tyto výdaje mohou být zátěží pro rozpočet vaší společnosti.
Můžete tak trochu ušetřit tím, že si budete sami studovat, jak komunikují ostatní v organizaci, jak interagují a provádějí své každodenní provozní činnosti a dosahují konkrétních výsledků?
Chcete-li získat odpovědi, musíte opravit schůzku a udělat brainstorming se svými zaměstnanci a vedoucím a najít výsledky nebo jakékoli nevýhody nebo problémy, které by mohly bránit jejich komunikačnímu procesu.
Vyberte osobu, která by se ujala vedení
Před zahájením vlastního procesu je velmi důležité najít mluvčího, který by zahájil komunikační proces a formuloval komunikační plán. Měl by splňovat následující kritéria:
- Měl by být vždy připraven spolupracovat, koordinovat se s ostatními členy týmu a zaměstnanci a stanovovat komunikační plány a cíle.
- Měl by být schopen vyčlenit čas a personál na splnění komunikačních potřeb.
- Mají schopnost rozhodovat o potřebném komunikačním systému a jeho účinnosti a dopadu, který by mohl mít.
- Měl by zapojit hodnotitele i ostatní do vytváření a revize různých komunikačních strategií a komunikačních plánů.
- Mít schopnost vytvářet mnoho kreativních nápadů pro úspěšnou realizaci komunikačního plánu,
Rozvíjejte komunikaci a důvěru mezi svými vrstevníky a komunitou
Měli byste udržovat silnou komunikaci a důvěru a řídit očekávání dotčených lidí, zejména těch, kteří jsou partnery ve vašem úsilí. To vytváří bezpečné prostředí a snižuje všechny šance na jakékoli riziko nebo fámy.
Správné a včasné informace mohou komunitám pomoci zapojit se do aktivní účasti v programech, získat zpětnou vazbu a mohou mít smysluplné zapojení a pochopit výhody, které mohou z programu získat.
Definujte cíle a cíle
Po všech informacích od společnosti si stanovte cíle a cíle komunikačního plánu a toho, čeho chcete dosáhnout. Vaše cíle vypovídají o cílech společnosti, která zahrnuje
- Vaše služby vůči společnosti,
- Jak dobře můžete vytvořit dopad
- Jak můžete centralizovat svou komunikační síť
- Budujte týmovou práci
- Vylepšete dodávku produktu
- Do jaké míry má váš komunikační plán dopad na zúčastněné strany, média a vládu.
Cíle jsou požadované zdroje, ať už lidské nebo mechanické, proces, který je přijímán pro projekt, druh produktů nebo služeb, které společnost zamýšlí vyrábět nebo propagovat, a druhy vylepšení potřebných v současných procesech nebo fungování.
Zjistěte potenciální publikum / čtenáře vašeho komunikačního plánu
Musíte zjistit potenciální publikum, se kterým by vaše sdružení mohla kontaktovat nebo se vás pokoušet ovlivnit. Jedná se o vaše zákazníky, členy, dotčená sdružení, pedagogy, průmyslníky, média atd.
To by zahrnovalo vaše studium a výzkum lidí, kteří by mohli mít přímý dopad na probíhající projekty nebo činnosti, a zjistit skupiny, které jsou součástí organizace nebo outsidera, ale jsou s projektem spojeny.
To vám umožní upřednostnit cílové publikum a učinit lepší rozhodnutí.
Činnosti, které musíte provést před nebo po implementaci komunikačního plánu
Musíte posoudit druh informací a činností, které potřebujete ke sdílení svých informací. Vytvářejte různé skupiny nebo komunity, provádějte různé recenze a hodnotte procesy.
Zapojte se každý měsíc do komunitního setkání a vytvořte fórum, na kterém mohou lidé konverzovat nebo sdílet obavy. Je také velmi důležité podělit se o svůj výzkum nebo zjištění s hodnotiteli a provést průzkumy.
Navrhněte své klíčové body
Najděte a navrhněte důležité body nebo zprávy, které chcete doručit. Pomůže vám to filtrovat zbytečná fakta nebo informace a poskytovat to nejlepší, přesné a efektivní.
Pomůže vám to také pochopit potřeby a očekávání lidí a druh otázek, které mohou položit. A pomůže vám pochopit, jak může program a projekt ovlivnit komunitu nebo stát.
Při rozhodování o zprávě pochopte a vyhodnoťte situaci, ve které je komunikační proces implikován, a náladu publika, jazyk, ve kterém má být zpráva předána, typ zprávy, kterou chcete sdělit, a celkový design.
Zpráva by měla být vypracována s ohledem na typ publika. Také důležité, pokud jsou publikum mladí, staří nebo děti, a poté odpovídajícím způsobem posílejte zprávu.
Jak řekl James Thurbe: „Přesnost komunikace je důležitá, důležitější než kdy jindy, v naší éře rovnováhy ve vlasech, kdy falešné nebo nepochopené slovo může způsobit tolik katastrofy jako náhlé bezmyšlenkové jednání.
Vyhodnoťte citlivost publika
Zjistěte náladu lidí a určete, jak by lidé měli reagovat na náladu a citlivost situace. Žádná zpráva by neměla mít žádné slovo ani prohlášení, které by ukazovalo neúctu k jakémukoli jazyku, kultuře, náboženství nebo víře lidí.
Zjistěte, co je obecná nálada publika, a udržet správnou rovnováhu pro komunikaci, udržení pozitivního tónu pomůže oslovit více lidí, spíše než šíření negativity, která může podnítit strach nebo vztek.
Jazyk
Znát jazyk, kterým vaše publikum mluví, a zda jazyk, který používáte, je formální nebo neformální, jednoduchý nebo sofistikovaný. Jednoduše pokud oslovujete lidi, musíte psát a používat jazyk lidí pro hodnostáře nebo firemní svět, je vyžadován sofistikovaný jazyk.
Situace by mohla přijít při rozhodování, zda zvolit neformální jazyk nebo formální jazyk. Někdy příliš formální jazyk může posluchače cítit, že s nimi nemluvíte.
Použitým jazykem by měl být komunikační plán a přímočarý, který ukazuje, co jste chtěli říci a cítit.
Najděte způsob komunikace
Představte si nejlepší způsob komunikace pro komunikaci, který by mohl být buď elektronický nebo tištěný, nebo ústní. Tato média by se mohla pohybovat od brožury, letáků, obálek, webových stránek, karet, televize atd.
Diskutujte o nápadech s manažerským týmem a dalšími zaměstnanci a vyjděte s myšlenkou, která by vám opravdu přinesla úspěch. Médium potřebné pro komunikaci také závisí na cílovém publiku během komunikačního procesu.
Musíte se ujistit, že způsob komunikace, který si vyberete, dostane vaši zprávu napříč dotčenými odděleními nebo lidmi včas, například, některé mohou vyžadovat prezentaci PowerPoint, zatímco tisk může vyžadovat rozhovor vedoucího projektového týmu.
Správné rozhodnutí o výběru médií znamená váš úspěch v komunikačním vzorci a zvoleném rámci. Musíte se ujistit, že členové hodnotícího týmu jsou spokojeni s různými druhy komunikace.
Vzhledem k různým typům je důležité, aby členové vašeho evaluačního týmu byli spokojeni s typem komunikace, kterou používáte nebo naznačujete.
Typ nástrojů nebo média v komunikačním plánu zahrnuje:
- Setkání Shrnutí
- Zprávy o stavu
- Dopisy
- Průzkumy
- Internetová / intranetová webová stránka
- Setkání malých skupin atd
Najděte faktory, které mohou ovlivnit metodu komunikace
Pracujte na různých faktorech nebo důvodech, které mohou ovlivnit vaše vybrané komunikační metody, podívejte se na místní situaci a případ a zjistěte, jaké komunikační kanály jsou k dispozici v komunitě, a typ činností, které lze začlenit.
Musíte také zjistit typ publika - jejich náboženství, kulturu, věkovou skupinu, poměr pohlaví, ať už jsou gramotní nebo negramotní a více mladých nebo ženatých lidí. Nejdůležitější ze všech, jak lze těchto lidí dosáhnout.
Velmi důležitým faktorem, který lidé obecně ignorují, je míra rizika spojeného s šířením komunikační zprávy lidem. Dalším aspektem toho, zda komunikační proces může být obousměrný nebo jednosměrný, například zda program vyžaduje zpětnou vazbu nebo ne?
Nastavte matici
Nejlepší nápad je mít matici s komunikačním plánem souvisejícím s konkrétním projektem, jako je kontrola schůzek, nastavení stavové zprávy.
Vysvětlete téma projektu, jaké jsou klíčové body diskuse, jak bude projekt realizován, jak jsou cílové skupiny a odpovědnosti, které sdílejí. To může pomoci při stanovení očekávání a stanovení hranic komunikačního plánu.
Tento proces by vedl k přeměně matice na informativní kousek, grafiku, kterou by mohl sdílet a využívat kdokoli, kdo na projektu pracuje.
Nastavte časový rozvrh
Jakmile zjistíte své cíle a cíle, uspořádejte všechna data ve formátu kalendáře a uveďte informace o projektech, které by měly být pokryty, nebo o úkolech, které je třeba splnit podle priority, a každou úlohu logicky oddělte podle týden, měsíc.
Analyzujte výsledek
Vytvořte metodu pro nalezení výsledku. Hodnotícím procesem by měla být vaše měsíční zpráva, prezentace nebo schůzka zaměstnanců, zpráva oddělení, briefingy manažera personálu.
Vaše analýza nebo hodnocení závisí na tom, kolikrát potřebujete výsledky prezentovat. Situace může nastat, když musíte předložit výsledky před dotčeným týmem ještě před tím, než se váš proces hodnocení dostane do konce.
Měli byste také zjistit, kdy různé komponenty mohou chtít zkontrolovat váš výsledný proces.
Potřebné zdroje
Je nezbytné zjistit odhadovaný rozpočet a očekávané výsledky z výdajů. Vypočítejte související náklady a způsob, jak z této investice vyděláte.
Zjistěte více o očekávaných překážkách nebo mimořádných událostech
Jak bylo uvedeno výše, komunikační proces zahrnuje mnoho paradigmat a mnoho cest, kde mohou překážky nebo mimořádné události propuknout funkcionality.
K nejhoršímu případu může dojít, když je tisknuta tisková zpráva nebo leták a e-mailová a komunikační adresa je chybně vytištěna nebo vymazána, nebo je chybně napsáno důležité a důležité slovo, reportér může získat nesprávné informace.
Katastrofa může nastat, když organizace pro vás, které se věnujete svým schopnostem, popře, aby vám udělala kredit. Tyto typy problémů je třeba předvídat před plánem komunikace a nalezením alternativních řešení, která tyto problémy překonají a napraví.
Závěr
Komunikační plán je náústkem snů organizace, které je třeba strategicky nakreslit s ohledem na drobné detaily. Nejlepší je připravit komunikační plán tři nebo čtyři dny před plánem a důkladně jej vyhodnotit.
Dobře zdokumentovaný komunikační plán zjemní celý proces a zajistí pořádek v diverzifikovaných činnostech, které byste mohli provádět.
První zdroj obrázku: pixabay.com
Související kurz: -
jak vytvořit komunikační plán