Nástroje a techniky projektového řízení pro efektivní plánování projektů

Stručný přehled o nástrojích a technikách řízení projektů

V současném scénáři nebyly navzdory pokročilým technologiím a mnoha zdrojům projekty dodány v souladu s očekáváním zúčastněných stran (tj. Dodání projektu ve stanoveném časovém rámci a dostupném rozpočtu). Tam, kde je potřeba řízení projektu, jedná se o strategickou iniciativu, která nasměruje projekt ke stanoveným cílům strukturováním celého projektu v iniciaci, plánování, provádění, kontrole / monitorování a dokončení projektu. V tomto tématu se budeme učit o nástrojích a technikách řízení projektů.

Tok řízení projektu

Projektové řízení probíhá fázově následujícím způsobem:

1. Zahájení
2. Plánování
3. Provedení a monitorování
4. Dokončení / konečná fáze produktu

a) Počáteční fáze

Toto je primární fáze řízení projektu pro jakýkoli projekt, v této fázi jsou počáteční požadavky identifikovány a stanoveny takto:

• S ohledem na požadavky projektu je vhodný tým identifikován a uveden na palubu
• Rozsah a cíle projektu jsou jasně definovány a všechna očekávání zúčastněných stran jsou jasně diskutována s týmem.
• Tým je přiřazen k příslušným pracovním rolím a povinnostem.
• Týmu jsou poskytovány postupy a formáty pro zveřejňování informací o projektech a aktualizace zúčastněným stranám.
• Interní a křížové komunikační protokoly a příslušná hierarchie jsou zveřejňovány všem zúčastněným stranám.
• Apt nástroje, které jsou potřebné pro řízení projektů, jsou identifikovány a poskytovány týmu.

b) Plánování projektu

Po zahájení zde přichází hlavní a klíčová fáze projektu, která je cestou vpřed na mapě pro řízení projektu:

• Podrobný rozsah projektu, proveditelnost je definována.
• Všechny aktivity projektu jsou uvedeny níže a je připravena jejich příslušná WBS (Work breakdown structure). WBS není ničím jiným než rozdělením hlavní události na soubor činností (např. Událost : Výsadba stromu Činnost : Obstarávání stromu, 2. Kopání jámy, 3. Výsadba stromu)
• Po přípravě WBS se provede rozpočtování, kde se odhaduje kvantita všech činností a odvodí se konkurenční sazby a připraví se předběžný odhad projektu pro další schválení (v případě potřeby se provedou změny na základě jakýchkoli dodatečných nákladů vzniklých během projektu). projekt)
• Identifikace rizik se provádí pomocí sebeinterpretace nebo porovnáním projektu s jinými konkurenčními projekty a jsou připraveny nezbytné plány zmírnění, aby se zabránilo potenciálním rizikům.
• S ohledem na požadavek zúčastněných stran je hlavní harmonogram připraven sekvenováním všech uvedených činností, aby bylo možné odvodit základní (ideální / předběžné) trvání projektu. Existují hlavně 4 typy sekvencování SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.

c) Realizace a monitorování projektu

• Projektový manažer zahajuje realizaci projektu s ohledem na základní plán připravený ve fázi plánování.
• Nákup / nasazení požadovaných zdrojů a zajištění toho, aby byl projekt v plánu v předepsaných standardech kvality.
• Průběh projektu je sledován / monitorován oproti základnímu plánu pomocí různých nástrojů (Ganttův diagram, PERT atd.)
• Vzhledem k některým nevyhnutelným okolnostem může mít projekt překročení času nebo nákladů, kde se základní plán nebo odhad v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraví.
• Stav projektu je udržován v předepsaných formátech poskytnutých v počáteční fázi a stejné jsou aktualizovány a rozesílány včas zúčastněným stranám projektu.

d) Ukončení / dokončení projektu

• Toto je závěrečná fáze projektového řízení, kde je stanoveného cíle dosaženo projektovým týmem v rámci platných termínů, stanoveného rozpočtu a kvality.
• Všechny potřebné záznamy o uzavření a odsouhlasení jsou vyplněny a zveřejněny zúčastněným stranám.
• Na základě zkušeností s projektem jsou připravovány různé zprávy, jako je zpráva o učení projektu, zpráva o spokojenosti zákazníka atd., Jako reference pro budoucí projekty.
• Nakonec je projekt předán zákazníkovi tím, že zajistí, že není kámen nevratný uzavřením všech bodů kontrolního seznamu nebo účastí na zádrhelech vznesených zákazníkem.

Techniky řízení projektu diskutované výše musí strukturovat projekt a umožnit projektovému týmu zajistit:

• Splnění stanovených cílů s ohledem na požadavky zúčastněných stran.
• Vypracujte základní harmonogramy.
• Odhad nákladů a rozpočtu projektu v souladu se základním plánem.
• Rozdělení událostí do struktury členění práce.
• Hodnocení a zmírňování rizik.
• Řízení a monitorování projektů.

Nástroje pro správu projektů

Projektové řízení je technika, která má širokou škálu nástrojů, které pomáhají při plnění úkolů a plnění povinností. V řízení projektů existují jak ruční, tak i automatické nástroje. Některé z nejvíce používaných technik jsou:

• PERT - Technika hodnocení a revize projektu
• CPM - Metoda kritické cesty

a) PERT - technika hodnocení a revize projektu

PERT je statistický nástroj používaný v řízení projektů, který byl navržen tak, aby reprezentoval a analyzoval úkoly spojené s dokončením projektu. Toto je pravděpodobnostní model, který je poháněn časem.

Plánování PERT zahrnuje následující kroky:

• Všechny události / milníky jsou dále roztříděny do činností a provádí se nezbytné řazení.
• Příprava síťového diagramu na základě posloupnosti činností, kde jsou události / milníky zobrazeny v kruzích a tok aktivit z jednoho na druhého, je označen šipkami.
• Další odhad času potřebného pro každou aktivitu se provádí podle hodin, dnů, týdnů nebo měsíců podle požadavků projektu.
• Diferenciální rys PERT se zabývá nejistotou termínů dokončení. Model PERT obvykle zahrnuje tři typy časových odhadů:
• Optimistický čas - Nejlepší možný čas pro dokončení aktivity.
• Nejpravděpodobnější čas - nejvyšší pravděpodobnostní čas na dokončení činnosti.
• Pesimistický čas - Nejdelší doba pro dokončení aktivity.

Nakonec se vážený průměr vypočítá podle následujícího vzorce:

Očekávaný čas = (optimistický + 4 x nejpravděpodobnější + pesimistický) / 6

b) CPM (metoda kritické cesty)

• Nejdelší doba trvání dokončení projektu je kritická cesta projektu. Kritická cesta určuje celkovou dobu potřebnou pro dokončení projektu, kde množství času, který může být tato aktivita zpožděna bez zpoždění projektu, se nazývá nevyužitý čas a aktivita se nazývá nekritická aktivita. CPM je deterministický model, který je časově i nákladově řízen.

Kritická cesta projektu určuje pro každou aktivitu následující čtyři parametry, které se vypočítají pomocí očekávané doby pro příslušné činnosti:

ES - Nejčasnější start, EF - Nejčasnější dokončení, LS - Nejnovější Start a LF - Poslední dokončení

• S dopředným fungováním sítě je nejčasnější počáteční a konečný čas každé činnosti stanoven s odkazem na předchozí aktivity v síti.
• Pracujeme-li v rámci zpětného přístupu prostřednictvím sítě, můžeme určit poslední čas začátku a poslední cíl, což znamená čas, kdy může být činnost zahájena a dokončena bez jakéhokoli zpoždění v projektu.

Slack = Nejnovější začátek - Nejčasnější začátek (nebo) Poslední konec - Nejčasnější dokončení

Poznámka: Činnosti v kritické cestě neobsahují žádné uvolnění

Příklad:

Schéma sítě pro PERT a CPM

PERT & CPM pomůže při hledání zjednodušeného způsobu dokončení projektu:

• Identifikace kritických činností.
• Požadavek na zdroje a nasazení v projektu.
• Stanovení termínů dokončení projektu.
• Definování činností s nevyužitou dobou (tj. Nekritické činnosti).
• Odvození vzájemných závislostí a omezení zdrojů.

Doporučené články

Byl to průvodce nástroji a technikami řízení projektů. Zde diskutujeme o postupu řízení projektů a nástrojích pro řízení projektů, které pomáhají při plnění úkolů. Další informace naleznete také v dalších navrhovaných článcích -

1. Plán řízení projektu
2. Životní cyklus řízení projektů
3. Funkce a výhody Agilní Oracle
4. Implementace agilního marketingu
5. Průvodce softwarem pro nástroje pro správu projektů