Hlášení o řízení projektů
Komunikace hraje zásadní roli v evoluci všeho, co lidé roztočí. Ať už se jedná o svět podnikání prostřednictvím určitého média, vždy se vydáváme na naše poselství nebo názory, aby ostatní byli vnímaví a konzumovali myšlenky v naší mysli. V nastavení reportingu projektového řízení nám přinášíme tuto efektivní komunikaci ve formě reportů. V rámci reportingu projektového řízení existuje mnoho různých reportů, které jsou pečlivě konstruovány a zasílány vybraným jednotlivcům nebo skupinám lidí, takže naše komunikace o průběhu projektu je jasná, přesná a efektivní.
V tomto článku se podíváme do světa reportingu projektového managementu a všeho, co zahrnuje.
Proč potřebujeme zprávu o řízení projektu?
V úvodu se jasně uvádí potřeba účinné komunikace mezi členy organizace a těmi, kteří jsou mimo organizaci, a za tímto účelem máme zavedeno podávání zpráv o řízení projektů. Zatímco ve většině případů často komunikujeme s velkými cílovými skupinami různými médii a poskytovaná komunikace může být pro některé příjemce naprosto zbytečná, je to právě tady, že musíme hledat efektivní komunikaci, přičemž komunikace je jasná a přesná a jen o tom, co je potřeba. Nikdy bychom se nemuseli starat o aktualizaci různých zúčastněných stran na seznamu projektů, pokud máme k dispozici účinný systém podávání zpráv o řízení projektů.
Díky zavedenému systému podávání zpráv o projektu máte pravidelný a formální proces distribuce zpráv, který aktualizuje klíčové zúčastněné strany o aspektech projektu, které potřebují znát. Tímto způsobem můžete chránit členy svého projektového týmu a zúčastněné strany projektu před jakýmkoli neočekávaným překvapením a věcem, které je nesmírně důležité znát. Rozumíme pokroku projektu a tempu, kterým projektový plán probíhá, a to prostřednictvím zpráv. Dokonce pochopíme, co brání rychlému pohybu projektu, a budeme mít šanci analyzovat různé aspekty projektu na základě plánu řízení projektu, který byl dříve nastaven efektivně.
Kromě toho, že management je jedním z ústředních aspektů komunikace, může vedení projektu efektivně využít k udržování zdokumentované historie projektu a jeho řízení. S touto historií na místě je možné na nich provádět analýzu s cílem vyvodit ponaučení, vyhodnotit procesy a naučit se silné a slabé stránky postupu projektu. Tyto lekce mohou být začleněny do běžného učení kanceláře pro řízení projektů v organizaci a mohou být roztroušeny na všechny různé projekty v organizaci.
Stručně řečeno, reporting projektového řízení doufá, že bude
- Efektivní komunikační spojení mezi všemi různými zúčastněnými stranami na projektu a organizaci
- Pomocná ruka při shromažďování důležitých údajů a informací za účelem sledování a záznamů o průběhu projektu
- Systém, který zajišťuje příjem informací potřebnému personálu vždy, když je to potřeba
- Bod oznámení, kdy projekt dosáhne milníku
- Páteř porozumění projektu projektu, jeho řízení, plánu a cíle organizace
5 hlavních typů nástrojů pro správu projektů
V této části se podíváme na 5 různých typů nástrojů pro podávání zpráv o řízení projektů, které existují, pokud jde o podávání zpráv o projektu v řízení projektů a jeho systému. Každý z těchto typů hraje klíčovou roli při vývoji projektu a plynulém přechodu projektu z jeho rodících se fází do úspěšných.
# 1 Přehled výkazů
Spolu s každým aspektem projektu pod vaším velením by jako vedoucí projektu měla být jednou z nejdůležitějších zpráv o řízení projektů, která se mohou objevit v seznamu zpráv, výkaz časového rozvrhu. V této zprávě najdete všechny podrobnosti týkající se času, který vaše zdroje vložily při práci na projektu.
Zpráva o časovém rozvrhu může být velmi zajímavá a užitečná pro nástroj pro podávání zpráv o řízení projektů, protože vám může zkontrolovat následující podrobnosti:
- Čas, který každý zaměstnanec investoval
- Práce dokončena v určitý den, týden nebo měsíc
- Odpovědnost každého člena týmu za úkol, který jim byl přidělen
- Přetížení nebo nedostatečné využití zdrojů na projekty
- Správa lidí má být poskytnuta ke konkrétnímu zdroji
Tato zpráva musí být distribuována projektovými manažery svým členům týmu. Projektový manažer se může uchýlit k použití nástroje pro podávání zpráv o řízení projektů ke sledování času. Tyto nástroje pro správu projektů mohou být použity jejich členy týmu, aby je mohli přesně sledovat svůj čas. Tímto způsobem má projektový manažer úplnou představu o čase a úsilí vynaloženém na dokončení konkrétního úkolu nebo celého projektu.
# 2 Zpráva o výdajích
Představte si situaci, kdy jdete s projektem a podle vašeho názoru to probíhá hladce, jak bylo zamýšleno. Členové vašeho týmu vypadají skvěle a úkoly probíhají podle plánu v časových osách. Na konci realizace projektu vy a vaši členové týmu sestavíte celkové náklady na projekt a vypočítáte rozpočet spotřebovaný na zdroje a každý použitý materiál. K vašemu překvapení vás vaše výpočty vyděsí, protože vzniklé náklady jsou daleko za rozpočtem přiděleným projektu a to, co jste považovali za úspěšný projekt, je ve skutečnosti projekt utopený ztrátami. Možná ne, jak byste plánovali, kdybyste měli Zprávu o výdajích, která by prováděla kola jednou týdně, mohli jste to předvídat a podnikli nápravná opatření, abyste zabránili překročení rozpočtu projektu.
Zpráva o výdajích by podrobně popisovala všechny vzniklé výdaje a tyto listy budete moci držet před plánovaným rozpočtem. Tuto zprávu si může prohlédnout projektový manažer a zúčastněné strany, které schvalují rozpočty každý týden, ale zaznamenávání velkých i malých výdajů by mělo být prováděno v reálném čase.
# 3 Zpráva o stavu projektu
Jednou z nejdůležitějších zpráv o řízení projektu je zpráva o stavu projektu. Skutečnost, že z toho vyplývá, že je to všeobsažná zpráva, ji činí důležitou. V této jediné zprávě by se měl odrážet stav celého projektu. Můžete ji mít buď v grafu a grafickém formátu, nebo můžete nechat před sebou dát data a informace ve formě tabulek.
Hlavní zpráva o stavu projektu bude indikovat následující stavy vztahující se k projektu:
- Práce dokončena
- Opožděný termín
- Rozdíl v harmonogramu (plánované vs. skutečné)
- Kolísání nákladů (plánované vs. skutečné)
- Sledování problémů
- Sledování rizik
- Čekající úkoly
Kromě toho můžete přidat nebo odečíst věci, které potřebujete vědět o tomto projektu a jeho stavu. Další informace o zprávách o stavu projektu naleznete na blogu, který jsem nedávno četl, přímo zde. Šťastný projektový management vám podá zprávu!
# 4 Zpráva o pracovní zátěži zdrojů
Podobně jako ve výkazu o časovém rozvrhu bude zpráva o pracovní zátěži zdrojů sledovat, kolik práce je přiřazeno každému členovi projektového týmu. Tato zpráva o řízení projektu je pro projektového manažera velmi přínosná při přidělování nebo přidělování práce. Každý člen týmu je touto zprávou také aktualizován, aby si mohl zkontrolovat své úkoly pro daný týden a v případě nedostatku práce se mohl obrátit na svého projektového manažera a zahájit práci, kterou může udělat.
Zpráva Resource Workload Report může být také použita pro předpovídání pracovního vytížení projektu v určitý den, takže vedoucí projektu může být v předstihu před svou hrou a podle toho posouvat plán projektu s pokračujícím pracovním zatížením. Mohou dokonce naplánovat správný plán a žonglovat s probíhající prací nebo v potrubí.
Zpráva o portfoliu č. 5
Jedná se o zprávu o řízení projektů, zejména pro projektové manažery, kteří v daném okamžiku zpracovávají více než jeden projekt. Tato zpráva představuje jejich portfolio v práci pro mnoho projektů, které v nich mají. Jak je vidět, tato zpráva o portfoliu představí počet projektů, s nimiž projektový manažer pracuje, a zajistí, aby důležitá data byla vedle zmínek o projektu. Tato data budou zahrnovat všechna milníková data, datum dokončení projektu a také uvádějí aktuální stav projektu, jak postupuje z jedné fáze projektu do druhé.
Toto je poměrně malá zpráva a může být pro mnohé nepovinná. Zjistil jsem, že je to pro mě velmi důležité, a pomohlo mi to sledovat všechny mé projekty a to, co potřebovalo mou pozornost více než ostatní v danou dobu.
Nejlepší reporting projektů v postupech projektového řízení
Příchod s podáváním zpráv o projektu ve zprávě o řízení projektů vás může dostat přes bezesné noci a časná dopoledne přemýšlet o tom, co přijde, co vlastně buduji jako svůj projekt a jak chtějí vypadat mé zprávy. V této části se podíváme na následující:
1) Dos vytvoření jednoduchého projektového reportingu u projektových manažerů
2) Způsoby, jak zajistit, aby bylo podávání zpráv o projektu v projektovém řízení smysluplné
# 1 Dos vytvoření jednoduchého hlášení projektů v řízení projektů
Nyní se podíváme na různé způsoby a prostředky hlášení projektů v řízení projektů, které můžete vložit do své zprávy o řízení projektů, abyste dosáhli požadované účinnosti.
- Opětovné použití existujících zpráv - pomocí projektových šablon vám nic nechybí a může vás přesně nasměrovat k tomu, co potřebujete při shromažďování požadavků projektu a shromažďování dat a informací.
- Použijte data typu To-the-Point - neblázněte se kolem keře a dorazte k bodu se správnými údaji a co je důležitější, přesnými údaji pro své přehledy.
- Udržujte štítky jednoduché - při označování grafů, grafů nebo řádků a sloupců dat se ujistěte, že jsou krátké a přesné.
- Data by měla být použitelná - ať už ve své zprávě reprezentujete, neměly by to být statická data, ale informace, na které lze v rámci projektu jednat nebo vykazovat určitý pohyb.
- Poskytněte lidem prostor pro odpověď na zprávu - přidělte dny po vydání vaší zprávy lidem, aby požádali o názor na věci, které jsou ve zprávě uvedeny.
- Poraďte se s lidmi o jejich porozumění zprávě - sedněte si s lidmi z vašeho týmu, dalších týmů, seniorů a top managementu a zeptejte se jich na dojem, který jim zpráva poskytne, když je uvolníte.
- Delegování zpráv o řízení projektů - mít určeného jednotlivce, který pro vás připraví zprávy, a nepokračujte v nich sami; ztrácíš čas.
- Grafická práce lépe - vždy se uchýlejte ke grafům a grafickým znázorněním, nikoli k tabulkám dat, protože vám lépe vypráví příběh projektu.
# 2 Způsoby, jak zajistit, aby hlášení projektů v projektovém řízení bylo smysluplné
Aby byla vaše zpráva o řízení projektu smysluplnější, je nezbytné, abyste poskytovali pouze tolik informací, kolik je potřeba. Při předávání těchto kritických a plošných informací je rozhodující, abyste se stále drželi jistých pokynů; jinak existuje dobrá šance, že hrajete s daty a informacemi všude. Chcete-li věnovat méně času sestavení zprávy a učinit ji přitažlivou pro čtenáře, musíte se držet řádků, které nakreslíte, a poskytnout odpovědi na následující poznámky:
-
Práce dokončena
Ve své zprávě uveďte, co se stalo během týdne, nebo nastavte okno času, které požadujete, oznámte, řekněte, čtrnáct dní nebo měsíc. Ve své zprávě proveďte shrnutí všeho, co bylo řečeno a provedeno ve světě vašeho projektu. Poté budete moci škálovat svůj pokrok a podle toho mít přehled o tom, co se bude dít dál.
-
Co bude dál
Obraťte svou koncentraci na další část projektu a ujistěte se, že máte zprávu o řízení projektu uvádějící akční plán, který se uskuteční poté, co jste vypracovali údaje o vítězství a ztrátách minulého účetního období. Zachovejte nahlášené světlo a nezaostřujte ani nezvětšujte určitou část zprávy. I když se musíte jako projektový manažer ponořit do detailů, zprávy, které se dostanou k ostatním jednotlivcům v projektu, nemusí tuto úroveň podrobných informací potřebovat. Poznejte své publikum a podle toho sestavte zprávy.
-
Překážky
Předvídejte problémy, které předvídáte, a uveďte je ve svých zprávách. Některé zprávy nemusí obsahovat seznam problémů, ale pokud je to možné, zajistěte, aby vaše zúčastněné strany věděly, že jste vzali v úvahu problémy nebo překážky, kterým můžete čelit při provádění určité fáze projektu. Nahlaste je pomocí akčních plánů, které lze nasadit, jakmile tyto překážky čelí.
-
Nakreslete trend
Mějte průběžný graf vždy po ruce a ujistěte se, že máte trendovou linii pro každé vynaložené úsilí. Držte to dál a budete se o to postarat. Nechte klíčové ukazatele výkonu ukázat, jak je váš projekt zpracováván, a pomůže vám to ohromně při podávání zpráv o řízení projektu.
Články doporučení
Obsahuje průvodce zprávou o řízení projektu. Zde jsme také diskutovali o pěti nejlepších typech nástrojů pro podávání zpráv o řízení projektů. Můžete se také podívat na následující články.
- Top 6 typů Office Project Management Office (PMO)
- 7 účinných užitečných kroků k výběru správné sady členů projektového týmu
- Top 7 důležitých nástrojů pro správu projektů s otevřeným zdrojovým kódem
- 10 nejlepších kroků v řízení projektů jako kariérní cesta
- 4 Efektivní a užitečný způsob, jak jednat s obtížnými členy týmu
- Awesome Project Management Interview Otázky