Ať už souhlasíte nebo ne, pokud jste jedním z těch lidí, kteří se snadno rozptýlí, e-mail je jedním z hlavních důvodů. Provedli jste vylepšení a použili jste mnoho triků, ale zdá se, že vaše doručená pošta nefunguje tak, jak chcete. V tomto článku se naučíte být e-mailem ninja, který zvládne všechny problémy s e-mailem. Vše, co musíte udělat, je vybrat některou z následujících metod a budete hotovi.
Ale artikulační metody vám nepomohou zvládnout takové ohromné rozptýlení. Nejprve potřebuješ rozum. Pojďme tedy do problémů s e-mailem přivést rozum a poté si povíme o 5 jednoduchých věcech, které můžete použít k ukončení všech problémů s e-mailovým účtem.
Přináší zdravý rozum
Kolikrát jste denně kontrolovali své e-maily? Pokud pracujete jako profesionál nebo někdo, kdo potřebuje číst hodně e-mailů, bude jejich počet 100, 200, dokonce 500. Ale kolik lidí však víte, kdo kontroluje své schránky (více) 500krát denně a cítí se zdravě ? Máš pravdu. Na zemi nemůže být nikdo, kdo by rád kontroloval e-maily 500krát denně. Nezdá se však, že by zastavili svou závislost.
Ale uprostřed této závislosti vidíte, že v důsledku této závislosti na doručené poště vám denně scházejí vaše drahé hodiny každý den? A vaše nejlepší práce je stále vrácena, váš vysněný projekt musí být ještě dokončen a váš život je stále v držení.
Takže, tady je to, co byste měli udělat, pokud chcete přinést jasnost a rozum ve svých dnech.
-
Odložte připojení k internetu
Internet je požehnáním, na kterém se všichni shodneme. Ale příliš mnoho z nich působí proti výhodám. Nadměrné používání e-mailu je jednou z takových věcí. Lidé si to neuvědomují, dokud nejsou zvyklí na svou doručenou poštu. Jaké tedy může být možné opatření k vyléčení závislosti? Řešení je tak zásadní, jak může být. Jednoduše pusťte zdroj. Pokud jste závislí na e-mailu, odložte připojení k internetu v určitých časech, kdy chcete pracovat. Neříkej, že to nelze udělat. Všechno, co musíte udělat, je mít jasnost ve svém dni. Naplánujte si den dopředu a vědomě odkládejte internet, kdykoli budete chtít pracovat (kontrola e-mailů není něco, čemu můžeme říkat „práce“; pro některé to může být, ale pak si nebudete stěžovat na přílišné používání e-mailu).
-
Nastavte čas, kdy používáte e-mail
Pokud jste velmi závislí na vaší doručené poště, bylo by obtížné se této závislosti vzdát. Nejlepší způsob, jak snížit závislost, je nastavit vhodný čas, kdy budete kontrolovat problémy s e-mailovým účtem. Možná dvakrát denně. Pro některé nestačí kontrolovat e-maily dvakrát denně. V takovém případě nastavte svůj čas a poté zkontrolujte během těchto bloků času. Ale nejdou více než pětkrát denně.
-
Zbavte se zařízení
V tomto věku moderních technologií má každý chytrý telefon, a tak se kontrola a odpovídání na e-maily výrazně zjednodušily a zároveň jsme neustále informováni o tom, kolik e-mailů dostáváme. Ale my se bojíme myšlenky zbavit se smartphonu. Ale pokud to dokážeme, budeme schopni přinést do našich životů tolik zdravého rozumu, že nyní nemůžeme pochopit. Můžete říci, že je to proti realitě. Ano možná. Pravda je, že za kontrolu e-mailů nemáte zaplaceno. Spíše jste placeni za vykonávání smysluplné práce a přispívání vašemu klientovi tak, aby byl klient spokojený. Takže i když se nemůžete zbavit telefonu; když pracujete, přepněte jej do režimu letadla nebo vypněte internet. Ušetří vám to spoustu času a navíc vám pomůže být zdravější.
-
Při hledání tichého života
Každé oznámení na e-mail, který dostáváme, nás cítí důležité. Cítíme se podvědomí, že děláme důležitou práci a lidé to rozpoznávají prostřednictvím odesílání e-mailů. Ale co když se tento neustálý tok e-mailů stane zbytečným. Co když chcete život, který nepotřebuje žádné vnější uznání! Co když se budete cítit dobře tím, že budete dělat skvělou práci a nebudete se obtěžovat e-maily a neustálým upozorňováním ve vaší doručené poště! Nepřineslo by vám to větší klid a duševní zdraví ve vašem životě (profesionální a osobní)?
5 jednoduchých triků k vyřešení problémů s e-mailem navždy
Toto je 5 věcí, které můžete udělat, abyste navždy vyřešili všechny své e-mailové problémy. Ne, nejsou technické. Ano, může to udělat kdokoli bez ohledu na to, jakou kariéru nebo profesní život má kdokoli.
-
Použijte zásadu 80-20 pro svůj e-mail a doručenou poštu
Souhlasíte s tím, že většina vašich e-mailů pro váš život nepřispívá. Prostě ne. Jen málokdo to udělá a pojďme se zabývat pouze těmi, kteří přidávají hodnotu vašemu životu. Co vám navrhujeme, jsou tyto -
- Zjistěte, od kterých odesílatelů e-mailů získáte maximální hodnotu. Přidejte do svého adresáře, abyste z nich nevynechali žádné e-maily.
- Odhlásit se od všech ostatních odesílatelů e-mailu.
- Jak bys to udělal? Musíte omezit předplatné e-mailem. Sledujte, kolik e-mailů dostanete denně. Řekněme, že dostanete 100 e-mailů denně. Sledování 100 e-mailů je nyní obtížné. Ale nemusíte se zabývat 100. Jednoduše se podívejte, kolik chcete ve své doručené poště (předpokládejme 18-20) a zbytek nechte pustit. Jednoduše se přihlaste k odběru spamu a nahlaste jej, pokud se zdá, že načítají vaši doručenou poštu i po odhlášení (mnoho z nich ano).
- Podle Paretova principu víme, že pouze 20% věcí činí 80% rozdílu. To znamená, že můžete použít stejný princip k odfiltrování těch, které vytvářejí maximální dopad, a ostatní můžete pustit.
-
Slyšeli jste slovo 'smazat'
Ano, je to jeden z nejjednodušších způsobů řešení vašich e-mailových problémů. Viděli jsme mnoho doručených e-mailů plných e-mailů, 100, 500, dokonce 1 000, které nebyly vůbec přečteny ani jim nebyly dány žádné důležitosti, ale přesto leží v doručené poště a zvedají hlavu pro pozornost. Ale je to nutné? Pokud jste se někdy setkali s takovým problémem, jediným řešením je vybrat vše a stiskněte tlačítko „odstranit“. Pokud to nedokážete, existují určité věci, které vás provedou na cestě k vytvoření prázdné schránky doručené pošty -
- Doručená pošta plná e-mailů vytváří vizuální a postupně duševní dvojznačnost. Připomíná vám to každý den, jak moc je nepotřebujete, ale nemůžete sebrat odvahu je okamžitě odstranit.
- Důvodem, proč je nemůžete odstranit okamžitě, je to, že stejně jako kdokoli z nás trpíte syndromem „případu“. Udržujeme věci nebo e-maily nebo zprávy, pro případ, že bychom je v budoucnu potřebovali. Ale pokud jste je neotevřeli poslední 3 až 6 měsíců, věřte, že už je nebudete potřebovat, ano ani v blízké budoucnosti. Stále můžete zkontrolovat a odstranit e-maily, které chcete odstranit, ale je to dlouhý proces.
- Můžete také použít metodu mazání krok za krokem. Jednoduše se rozhodnete odstranit 10 e-mailů každý den po kontrole. A nenechte ve své doručené poště sedět žádný nový e-mail. Pokud není nutné je odstranit. U starých e-mailů si je přečtěte a smažte 10 e-mailů denně. Ulehčí vám to.
-
Psaní a řešení problémů s e-mailem
V předchozích sekcích jsme se zmínili o tom, jak byste mohli vyřešit problémy s e-mailovým účtem a nechat doručenou poštu prázdnou. V této části si povíme o tom, jak psát e-maily nebo jak na ně reagovat. Pokud jste profesionál a potřebujete se vypořádat s mnoha klienty, můžete pomocí následujícího postupu zvládnout psaní e-mailů -
- Lze to nazvat jako minimalistická propaganda, ale tato metoda má spoustu výhod. Pokud jej použijete, ušetří vám to čas, úsilí a pomůže vám zkrátit čas vašeho e-mailu.
- Kdykoli píšete nebo reagujete na jakékoli problémy s e-mailem, ujistěte se, že by váš e-mail neměl být delší než 5 vět. Ano, mohou existovat e-maily, které potřebujete k napsání celého programu schůzky nebo přepisu celé zprávy. V takovém případě se však ujistěte, že používáte přílohu (.doc nebo .pdf nebo .xls). Nepoužívejte svůj e-mailový prostor pro psaní celé věci. Protože zprávu nebo agendu je možné vytvářet v různých časech s nebo bez nutnosti zpracovávat e-maily.
- Výhodou psaní pouhých 5 vět v e-mailu je úspora času z vaší strany a zároveň to ušetří čas lidem, kteří si přečtou vaše e-maily. Takže, napište pouze 5 vět e-mail a nic víc.
-
Vytvářejte štítky
Pokud používáte Gmail, můžete přejít do nastavení a vytvářet štítky. Vytvoření štítků vyřeší většinu vašich problémů s řešením vaší doručené pošty. Následující kroky vám pomohou efektivně zpracovat doručenou poštu -
- Nejprve vytvořte tři štítky ke zpracování. První štítek by byl „okamžitý“, druhý by byl „důležitý“ a třetí by byl „eliminovat“.
- Postupně kontrolujte své e-maily a přidávejte je do štítků, které jste vytvořili.
- S e-maily uloženými na štítku „okamžitě“ je okamžitě vyřizujte. A pokud je práce hotová, zpracovejte ji na třetí štítek „eliminovat“.
- Štítek „důležitý“ má větší význam než jakýkoli štítek ve vaší doručené poště. Proto tomu věnujte větší důraz. V označení „důležité“ budete mít e-maily, které jsou dlouhodobými projekty nebo něčím, co vyžaduje více pozornosti než několik sekund nebo minut. Jak s nimi budete hotovi, zpracujte je, abyste „eliminovali“ štítek.
- A konečně, cokoli dostanete v "eliminovat" štítek, vidět je jeden po druhém a odstranit je z vaší doručené pošty.
- Tuto metodu nesmíte použít. Struktura vlastní metody. Nejdůležitější věcí je mít metodu pro vaši doručenou poštu. Jakákoli metoda by udělala, kdyby vám pomohla vytvořit zdravou poštu.
-
Při zpracovávání e-mailů buďte opatrní
V tomto věku šílené produktivity odborníci zapomněli na hodnotu všímavosti. A mistrovství nad doručenou poštou se netýká. I když přemýšlíte o e-mailech nebo doručené poště, vše, co si myslíte o zvýšení své produktivity. Pravda je, že přítomnost je důležitější než produktivita. Pokud jste přítomni, nemusíte se starat o nalezení času. Máš čas. A nyní máte také zdravý rozum. Při zpracování doručené pošty buďte na paměti následující kroky -
- Kdykoli naplánujete zpracování vaší doručené pošty, zpomalte. Nespěchej. Jen to udělej, jako kdybys meditoval 15-20 minut. Dávejte pozor na každý váš pohyb.
- Nepřecházejte k žádným jiným problémům s e-mailovým účtem, dokud s nimi nebudete hotovi. Řešíte problémy s e-maily ve vaší doručené poště, jeden den najednou a vidíte, že proces bude plynulejší a snadnější.
- Kdykoli někomu odpovíte nebo odpovíte, napište věty, jako byste si byli plně vědomi toho, jak píšete, jak zpracováváte informace ve své mysli a jak oslovujete.
- Upřednostňujte přítomnost před produktivitou, ano i při zpracování vaší doručené pošty.
Výše uvedené tipy nelze najít v svépomocné knize ani v článku zabývajícím se ovládáním doručené pošty. Mistrovství ve složce Doručená pošta není o tom, jak můžete své e-maily kategorizovat nebo zpracovávat (i když jsme to také zmínili); jde spíše o to, jak neztratit rozum. Pokud budete postupovat podle těchto tipů, zjistíte, že e-mail a doručená pošta se před vámi nekroutily, takže byste mohli dělat svou největší práci.
Vyberte některou z výše uvedených možností a zkuste ji implementovat. Přesvědčte se sami, jak si můžete pomoci vyřešit hromadu problémů s e-maily ve své doručené poště.
Doporučené články
Toto byl průvodce, který navždy vyřeší všechny vaše e-mailové problémy. Ne, nejsou to technické, ale může je implementovat kdokoli. Toto jsou následující externí odkazy související s problémy s e-mailem.
- 5 hrubých e-mailů, které posíláte každý den
- 22 úžasných způsobů řešení problémů s technologií (jednoduché)
- 12 efektivních způsobů, jak získat maximum z automatizovaných e-mailů