Náš je věk virtuálu a nepotřebujete, abych vám řekl, že všichni žijeme paralelně životy online.
Studie ukazují, že více než 90% lidí ve věku 12–20 let, kteří mají přístup k připojení k internetu, je připojeno nepřetržitě a je pro ně snadnější komunikovat online než psát skutečné dopisy nebo zprávy.
Sociální média zvýšila tok komunikace na internetu jako nikdy předtím. Okamžité zasílání zpráv, chatování, zasílání e-mailů, zveřejňování příspěvků, tweeting, spousta aktivit probíhá online, na které buď iniciujeme, nebo na ně reagujeme.
E-maily již dávno převzaly místo papírové pošty v našem každodenním schématu věcí. Stolní / přenosný počítač, připojení Wi-Fi nebo hardwarový klíč a je dobré jít. A rychlost je dalším přínosem.
V posledním desetiletí se e-mail stal preferovaným způsobem spojení s lidmi od sebe vzdálenými. Proč vzdálenosti, někteří z nás dokonce e-mail lidi žijící v domě vedle nás! A předtím, než mobilní aplikace pro přenos zpráv převzaly, byly e-maily jediným způsobem, jak jsme mohli plánovat pikniky, setkání, večírky nebo sdílet obrázky nebo informace s našimi přáteli nebo rodinou.
Většina z nás ví, jak sestřelit přátelské e-maily po pádu z klobouku, a upřednostňuje ji jako rychlejší a pohodlnější možnost psaní dopisů. A skutečnost, že tyto neformální e-maily dodržují žádná nastavená pravidla gramatiky nebo složení, se zvýšila jejich popularita v malém měřítku. Nemusíte trávit čas přemýšlením o tom, jak poslat e-mail do svého gangu nebo kamarádům z okolí; jen píš.
Profesionální e-maily jsou však úplně jinou míčovou hrou. Ačkoli jsou méně formální než tištěná nota nebo dopis, přesto jsou uspořádány podle svého tónu a textury a řídí se pravidly gramatické korektnosti.
Než se pustíme do detailů psaní efektivního profesionálního e-mailového formátu, dovolte mi, abych vás provedl některými možnými účely takové formální komunikace.
Mohli byste napsat profesionální e-maily pro -
- Žádost o příspěvek, stipendium nebo grant
- Žádost o povolení nebo laskavost
- Poskytování nebo vyžádání informací
- Žádám o něco
- Odpovídání na oficiální komunikaci nebo potvrzování
- Píšu o nějakém problému, o kterém se silně cítíš
- Stížnost na službu nebo produkt
Jsou to pouze orientační; důvody pro psaní formálních e-mailů mohou být vyčerpávající.
Protože všechny tyto situace zahrnují autoritu a kancelář, je samozřejmé, že tón a jazyk musí být pečlivě sledovány. Stručně řečeno, čas na mysli své PS a Qs.
Pojďme tedy na mosazné cvočky. Jak postupujete při strukturování a vytváření e-mailů způsobem, který by byl poutavý a efektivní? To je, jak se vám to podaří?
Zopakujme si sedm komunikačních C:
- Úplnost: Vaše komunikace musí být úplná s uvedením požadovaných podrobností a s uvedením jejího účelu
- Zřetelnost: Musí to být k věci, zbytečně toulit
- Jasnost: Váš cíl musí jasně projít
- Konkrétnost: Zpráva musí být konkrétní, s podpůrnými fakty a důkazy
- Soudržnost: Musí dávat smysl
- Zdvořilost: Je třeba mít na paměti zdvořilost a vzájemnost
- Správnost: Komunikace nesmí obsahovat gramatické chyby
S ohledem na výše uvedená kritéria by tedy váš e-mail měl být jasný, úplný a soudržný dokument, který by v ideálním případě neměl vyžadovat kontrolní e-mail s vysvětlením a pokyny.
Snadnější řekl, než udělal, že? Kolikrát jste se posadili, abyste vytvořili jednu přesnou poštu, a později jste zjistili, že je buď hrubá a drsná nebo prostá kňučení nebo zbytečná? Jsem si jist, že jsme všichni čelili tomuto dilematu: ať už je to svěží a přímé, nebo zda být zdvořilí a kruhový objezd.
7 tipů pro zdokonalení vašeho profesionálního e-mailu
Začněme tedy od základů.
-
Duševně opakujte účel vaší pošty
Na co píšete e-mail? Co chcete, aby přijímač udělal? Pokud máte jasnou představu o očekávané odezvě, na kterou se váš e-mail zaměřuje, můžete si sestavit svou zprávu s ohledem na tuto skutečnost.
Dovolte mi uvést příklad.
Řekněme, že Dorothy chce, aby její děkan College dal doporučení ke stipendiu. Jejím účelem při psaní e-mailu je připomenout děkanovi její důvěryhodnost jako studenta, její výkon na vysoké škole a její celková upřímnost. Nyní musí všechny tyto informace uvést v e-mailu, aniž by narazila na vychvalování sama o sobě nebo na to, aby se nezdála být příliš ctižádostivá. Musí také požádat svého děkana, aby ve stanovené lhůtě napsal doporučující dopis. Účelem jejího e-mailu by tedy bylo:
- a) Uvedení jejích údajů jako studentky
- b) Informovat svého děkana o stipendiu, o které požádala
- c) Získání doporučení v takovém a takovém termínu
Jakmile v hlavě vyjasní, co chce, může podle toho komponovat poštu.
Také analyzujte čtenáře. Kdo je to? Jaká je pravděpodobně reakce čtenáře na čtení vaší pošty. Na základě této analýzy vytvořte rámeček své pošty.
-
Rozhodování o předmětu
Řekněme, že posíláte žádost o zaměstnání.
Při otevírání e-mailové aplikace je „předmět otevírání“ nebo „marketingový praktikant“ v řádku předmětu příliš vágní. V řádku předmětu musíte uvést místo, o které se ucházíte, spolu s odborem nebo ministerstvem nebo místem vyslání, pokud to bylo uvedeno v náborové reklamě.
Přemýšlejte o tom jako o jednořádkovém shrnutí vašeho e-mailu. Předmět sdělí příjemci, jaký je váš účel odeslání e-mailu. Vyžaduje také konkrétní opatření, jako například:
„ Účast na semináři ___________ (téma) v _________________ (místo) dne __________ (datum a čas) “
Nebo
„ Opravy a údržba stolních počítačů - žádost o nabídky “
Takové položky v předmětu informují příjemce o požadovaných podrobnostech a řídí se pravidly srozumitelnosti a stručnosti, o kterých jsme hovořili dříve.
-
Pozdrav a pozdrav
Vzpomínáte si na lekce zdvořilosti a zdvořilosti, které se na nás učily na juniorské škole? Ano, jsou relevantní i teď. Profesionální e-mailová adresa by měla vždy začínat pozdravem.
" Vážený pane (podle okolností), " nebo " Dobrý den, paní Merchantová (pokud znáte jméno příjemce), "
Když píšeme e-mail (neformální e-mail), dostaneme se k věci přímo a nemusíme s přáteli používat Ps a Qs. Profesionální e-maily však nejsou úplné bez řádného pozdravu, po kterém následuje pozdrav nebo zdvořilé otevření, jako například:
" Děkuji za pozvání "
Nebo
" Teplé pozdravy "
Nebo
" Potvrzujeme vaši stížnost a hluboce litujeme vašich nepříjemností. "
Kromě rozbití ledu, takové otevření také uznává čtenáře pošty jako důležitou osobu.
-
Skládání pošty
Toto je technicky nejtěžší část práce, protože to je jádro věci. Váš e-mail by se měl řídit pravidly gramatiky a měl by mít otvor, tělo a závěrečnou část. Úvodní část odkazuje na předchozí korespondenci nebo akci, pokud existuje. Stanoví také účel psaní pošty.
Pamatujte si, že vedoucí pracovníci v současné době dostávají pošta kamionem pošta a čtení všech těchto údajů je nemožné. Většina odborníků prohledává předmět a otevírá sekci e-mailů a zaslouží si další pohled, pouze pokud zjistí, že jsou informativní a relevantní.
Takže nečekejte, až poslední odstavec uvede svůj účel. Je pravděpodobné, že se čtenář vzdá, než dorazí do této sekce. To je také přesně důvod, proč jsou stručnost a stručnost tak důležité. Základní informace jsou důležité, ale prosím, stručné. Přijďte k věci co nejdříve.
Pokud váš e-mail obsahuje mnoho faktických údajů nebo informací, použijte odrážky. To je snadnější projít.
Zvýrazněte příslušné oblasti . Čtení těchto oddílů musí čtenáři sdělit, co chcete.
Nebuďte vágní. Jasně uveďte, co je třeba udělat. I když není možné přesně specifikovat termíny v žádostech o zaměstnání nebo v žádostech o granty, připomeňte čtenáři, pro co píšete.
Váš e-mail musí být zároveň stručný a úplný. Vypadá to jako vysoká objednávka? Vůbec ne.
- Stačí si vytvořit seznam bodů, které mají být zahrnuty v e-mailu.
- Podívejte se na seznam a zkontrolujte, zda jste zahrnuli všechny body.
- Zkontrolujte, zda je neomylný. Odstraňte nadbytečné informace.
- Ujistěte se, že se e-mail nenachází na stránkách. Pokud je to nutné, uveďte podpůrné informace v přílohách (více k tomu později v tomto příspěvku)
- Ujistěte se, že váš e-mail nevyžaduje pozdější kontrolu pomocí bitů a informací. Pokuste se učinit z pošty úplnou korespondenci samu o sobě.
Vždy se ujistěte, že jste poštu otevřeli a zavřeli zdvořile. Po uzavření uzavřete poštu pomocí „ Teplých pozdravů “ nebo „ Díky a pozdravem “, nebo konvenčního „ S pozdravem věrně “, za kterým následuje vaše jméno. Pokud je to možné, přidejte svůj podpis před své jméno.
Jakmile je skladatelská část u konce, dejte si poplácať po zádech! J
Jste u konce s těžkou částí. Nyní zůstává revize a úpravy a poskytování podpůrných informací.
-
Používejte zdvořilý jazyk a buďte k věci
Vzpomínáte si na „Cs“ stručnosti a zdvořilosti? Formální komunikace musí být zdvořilá a neosobní.
„ Rádi bychom vás informovali, že poslední datum podání je 20. října 2015. Zašlete prosím své příspěvky do tohoto data. „Nezní to zdvořile a jasně? Stanovuje také kroky, které je třeba provést ve stanovené lhůtě.
Vytvořte hrubý koncept svého e-mailu a přečtěte si jej tak, že se umístíte na místo příjemce. Zníte zdvořile a zdvořile? Poskytujete všechny potřebné údaje? Je vaše zpráva k věci? Zní to vážně? (Red Alert! Příležitostnost je v pořádku s přáteli, ne v profesionálním scénáři, zejména pokud píšete e-mailem někomu, koho neznáte). Než začnete psát jakoukoli poštu, raději si vezměte několik tipů pro psaní e-mailů.
Čtěte a revidujte svůj e-mail, abyste zjistili možné gramatické a pravopisné chyby a zanikly informace. Pokud je to možné, požádejte třetí osobu, aby si přečetla zpětnou vazbu. Objektivní oko může často poukazovat na to, co vy, protože zúčastněná strana neviděla.
-
Poskytování kopií
V případě, že váš e-mail vyžaduje koordinaci nebo schválení od jiných oddělení nebo úředníků, nezapomeňte jim označit kopii (cc). Zašlete si také prázdnou kopii (bcc) pro budoucí použití.
Dávejte pozor, ale nesnímejte kopie nesouvisejícím lidem. K tomu nejpravděpodobněji dojde, když odpovídáme na skupinové maily; často jsme stiskli tlačítko „odpovědět všem“ namísto odpovědi pouze na odesílatele.
V tomto věku přetížení informací je poslední věcí, kterou chce profesionál mít, přetékající doručenou poštu se spoustou nesouvisejících kopií pošty, které jsou mu označeny. J
-
Přidávání příloh
Pokud odesíláte žádost o zaměstnání nebo informační mail, musíte ke své zprávě přiložit příslušné dokumenty. Pošta bez příslušné přílohy je jako obálka bez dopisu!
Když přicházejí e-maily bez příloh, ztrácí se mnoho času. Přijímač je buď odložen propadnutím, nebo musí napsat zpět požadující zaslání potřebných informací. Pak odesílatel pošle další e-mail se stejným.
Teď jste všichni připraveni a posaďte se, abyste mohli psát. Upravme formát pro vaši připravenost :
- Komu: E-mail příjemce
- Od: ID odesílatele
- Kopie: (Kopírovat do)
- Předmět e-mailu
- Oslovení
- Tělo poznámky
- Uzavírání
- Podpis a jméno odesílatele
Toto je hrubý formát; můžete improvizovat, když se s procesem seznámíte.
Před likvidací vás ještě jednou podrobně seznámím se specifikacemi:
- Použijte krátký popisný řádek předmětu
- Pozdravte příjemce pomocí „Vážený pane / paní…“ nebo „Ahoj, ……“
- Buďte přesní a věcní
- Nepoužívejte neformální jazyk, buďte formální
- Správně uzavřete své iniciály / jméno / podpis
- Kopie dotčeným osobám
- Podpora s nezbytnými přílohami
Takže teď, když máte dostatek vstupů, začněte psát (nebo spíše klikat), lidi! ?
Přeji vám hodně štěstí!
Související Coursers: -
Školení e-mailového marketingu
Vytvořte výkonnou cílenou e-mailovou databázi