Co myslíš tím zainteresovaným na projektu?
Skupina subjektů, které mají zájem o projekt, se nazývá zúčastněná strana projektu. Těmito entitami by mohla být skupina lidí, kteří mohou patřit v rámci organizace nebo snad mimo ni. Například členové projektového týmu mohou být typickými účastníky projektu. To by mohlo zahrnovat projektové manažery, alokátory zdrojů, konečné zákazníky, pro které je projekt určen výhradně, a vedoucí pracovníci společnosti by mohli být příklady důležitých zúčastněných stran v projektu.
Tyto subjekty nebo orgány mají v těchto projektech slovo, které je vytvořeno jako zájem. Projekt může být do značné míry ovlivněn z důvodu jejich pozitivního nebo negativního vlivu na dokončení projektu. Zainteresované strany projektu jsou obzvláště opatrné při zapojování se od začátku projektu do jeho zahájení, aby nebránily vlastním zájmům a vyhovovaly jejich výběrům a perspektivám.
Zúčastněné strany projektu hrají klíčovou roli:
- Mohou pomoci získat nebo přispět finančními prostředky na projekt nebo je mohou sponzorovat sami
- Po úspěšném dokončení projektu mají velmi silný zájem nebo zisk (zisk)
- Může mít negativní nebo pozitivní vstup k výsledku procesu dokončení projektu
Podívejme se na některé z hlavních účastníků projektu:
- Zákazníci: Jedná se v zásadě o uživatele produktu nebo služby, které organizace nabízí, což může zahrnovat interní nebo externí zákazníky. Protože jsou to klienti, kteří do projektu intenzivně investovali, včasné spuštění projektu by jim pomohlo zvýšit jejich příjmy z obchodních služeb, provozu a nabídek, aby se vyhnuli následkům.
- Vedení společnosti: Tito vedoucí pracovníci jsou zodpovědní za včasné dokončení projektu bez nedodržení termínu. Včasné spuštění projektu šetří vyhnutí se časovému překročení, překročení nákladů a dalším faktorům, jako je udržování nečinnosti zásob. Řádné obsazení lidské práce je dobře naplánováno a provedeno předem, aby se projekt účinně realizoval.
- Project Manager: je vedoucí projektu, který řídí a vede celý tým, řídí lidi, zdroje, rozpočty a finance
- Členové týmu: kteří na projektu skutečně pracují pod vedením projektového manažera
- Manažeři na úrovni zdrojů: kteří neustále monitorují a řídí různé druhy zdrojů, které by byly potřebné během vývojových fází projektu
- Sponzor: ten, kdo investuje do kapitálu, aby zahájil projekt a uzavřel jej jako smlouvu
Jak přistupujeme k účastníkům projektu?
Zajištění toho, že vaše zúčastněná strana bude vyslechnuta a budou uspokojeny její potřeby, vám z dlouhodobého hlediska usnadní práci mnohem jednodušší.
- Identifikace potenciálních zúčastněných stran : Prvním krokem, který je třeba učinit před podepsáním slibného projektu, je zjistit a sestavit seznam zúčastněných stran. Zjistit, co je motivuje, je zásadní pro plnění jejich nejlepších zájmů.
- Naslouchání tomu, co by chtěli říct: Komunikační kanály by měly zůstat otevřené, aby nevynechaly drobné podrobnosti. Porozumění jejich cílům je možné pouze osobním nasloucháním praktikováním otevřené komunikace. Je třeba usilovat o porozumění jejich bodům a perspektivám. Musíme mít na paměti, že tento bod se týká všech lidí (kteří jsou zúčastněnými stranami), že každý z nich může mít jiný temperament, tón, talent a zájmy.
- Setkání s nimi tváří v tvář: Měly by být zřízeny včasné schůzky, aby se častěji setkávaly se zúčastněnými stranami, aby se zabránilo konfliktům později během ukončení projektu. Jednání by mohla být přerušena o velké procento, pokud budou běžně prováděna osobní setkání.
- Pochopení toho, co chtějí: Je to rozpočet, který je příliš znepokojuje, nebo suroviny a zdroje, které mají být poskytnuty pracovní síle? Pochopení toho, co se děje v myslích zúčastněných stran, připravuje cestu pro bezproblémové provedení a zahájení projektu. Toto je oboustranně výhodná situace jak pro klienta, tak pro společnost.
Zúčastněné strany lze rozdělit do tří různých kategorií:
- Primární zúčastněné strany: Do této kategorie patří hlavně zákazníci a uživatelé. Jsou přímými příjemci projektu. Jsou primárními zúčastněnými stranami, protože jsou přímo ovlivněni projektem.
- Sekundární zúčastněné strany: Jedná se o ty, kteří jsou nepřímo ovlivněni, ale jejichž perspektivy a motivace se do zahájení projektu do značné míry počítají. Jedná se obvykle o týmy, které projekt podporují, současně dohlížejí a monitorují.
- Klíčoví aktéři: Do této skupiny patří špičkoví vedení společnosti. Jejich vstupy mají silný vliv a věnovali jim své zájmy.
Zúčastněné strany mohou být dále zařazeny do podkategorií prostřednictvím jednoduššího zastoupení:
- Vysoký výkon a vysoký zájem: Je nesmírně důležité spolupracovat s touto kategorií zúčastněných stran, protože projevují velký zájem o vaši práci a mají silné postavení, které vám pomůže uspět.
- Vysoký výkon a nízký zájem: Tyto zúčastněné strany se do práce příliš nezapojují, ale mají silnou pozici. Musí být spokojeni tím, že jim řeknou, jak může vaše práce pozitivně ovlivnit projekt. Jejich nápady, postřehy a zájmy musí být získány tak, aby navázaly vztahy založené na důvěře a vzájemné péči.
- Nízký výkon a velký zájem: Jedná se o zúčastněné strany, které mají pro váš projekt velkou vášeň, ale pro projekt by sotva mohly udělat hodně. Je třeba je udržet v potrubí a zapojit je do jakéhokoli významného rozvoje projektu. Tyto zúčastněné strany se také vždy snaží pomáhat projektovým týmům, takže není špatný nápad potřást si s nimi ruce.
- Nízký výkon a nízký zájem : Jsou to potenciální detektivové, kteří mají velmi malý zájem vědět, co se v projektu děje. Práce také není nijak ovlivněna a zabírá minimum vašeho času a pozornosti.
Doporučené články
Toto byl průvodce zúčastněnými stranami projektu. Zde jsme diskutovali o kategoriích a podkategoriích účastníků projektu. Další informace naleznete také v následujícím článku -
- Správa zúčastněných stran projektu
- Fáze řízení projektů
- Význam projektových manažerů
- Metodika projektového řízení