Začneme tímhle s fantazií …

Velký šéf vás povolal po polední přestávce a čekáte na útok na další výzvu, kterou na vás hodí. Připravte se tam, dychtivý bobr, coz na vás šéfové paprsky a říká: "Ahoj ABC, na dnešním interním týmovém setkání se vám daří velmi dobře. Chci, abys zvládl prezentaci týmu na příštím čtvrtletním setkání. A bez obav používejte PowerPoint, když jste u toho. Chci vidět první koncept příští týden. Vím, že jste na to připraveni. Hodně štěstí!"

Poklepáváte se a tiše křičíte: „YESSSS!“ Je to vaše velká šance, abyste si všimli nadřízených mimo váš tým. Budeš to houpat!

Err, vraťme se zpět do reality!

Víte, že překvapivě velkému počtu lidí se při prezentaci nedaří, zvláště když používají PowerPoint? Je to skoro jako by byli líní nebo samolibí a očekávali, že tento nástroj bude vykonávat veškerou svou práci. Cha!

Nechybuj; Microsoft PowerPoint je nesmírně všestranný nástroj. Ale možná jeho největší síla je dělat to, co jí dovolíte dělat, a přeskočit to, co nemáte. Je jen na vás, abyste využili sílu ve svých rukou, aby vaše prezentace byly ostré a efektivní. Ale nedělejte si starosti. S jednoduchými tipy nastíněnými zde budete vědět, co vyladit ve své prezentaci a PowerPoint, takže vyjdete vítězem celou cestu!

4 tipy pro efektivní prezentace Microsoft PowerPoint:

  1. Soustřeďte se na svou zprávu

Je úžasné, kolik lidí začne připravovat svou prezentaci s šíleným tahem v aplikaci PowerPoint. Ne! Vždy mějte na paměti, že vy a zpráva, kterou chcete sdělit, jsou nanejvýš důležité, nikoli vaše odborné znalosti s tímto nástrojem. Takže nejprve vytvořte pevný obrys své jemné prezentace Powerpoint na papíře a do ní nalijte všechny své kreativní, analytické a marketingové dovednosti. Jakmile budete mít rozumnou zprávu o zprávě, kterou chcete sdělit publiku, PowerPoint vám pomůže zbytek vyladit.

Jak vám může PowerPoint pomoci:

Vytvořte svůj první koncept na papíře. Kolik snímků zhruba vidíte? Alespoň byste měli mít:

  • Úvod (pro sebe a téma).
  • Snímky, které komunikují hlavní zprávu.
  • Záhlaví / přestávky oddílů, představené nejpozději každých 6–7 snímků, aby si udrželi pozornost publika.
  • Pár diapozitivů s prvky médií, jako jsou obrázky, grafy nebo audio / video, rozbije monotónnost.
  • Snímek s otázkami (volitelné).
  • Uzavření snímku, opakování iterace poslední výzvy k akci.

Jakmile máte velký obrázek na místě, rozložte druhý koncept v aplikaci PowerPoint vytvořením prázdné prezentace (Soubor-> Nový-> Prázdná prezentace + Tlačítko Vytvořit) a ponořte se přímo do zobrazení třídění snímků (Zobrazit -> Třídění snímků ). Toto je poměrně jednoduché zobrazení se seznamem miniatur všech snímků. Použijte k vytvoření požadovaného počtu snímků následujícím způsobem.

  • Klepněte pravým tlačítkem myši kdekoli v tomto zobrazení a vyberte Nový snímek. Tím vytvoříte nový snímek s výchozím rozvržením. NEBO,
  • Zkopírujte (předem navržený) snímek několikrát a zkopírujte jeho rozvržení.

U každého snímku nastavte jeho „rozvržení“ (Home-> Layout) podle návrhu papíru. To rozhoduje o celkovém složení snímku - počet prvků / sekcí v rámci snímku, umístění každého prvku, název, atd. PowerPoint přichází s nejméně 9 vestavěnými rozvrženími, aby vyhovovaly většině potřeb. Mezi oblíbená rozvržení patří nadpis (pro dramatický úvodní snímek), nadpis a obsah (pro následující snímky) a záhlaví sekce (pro konce oddílů v prezentaci PowerPoint).

Vaše prezentace je nyní připravena na skutečný obsah. Můžete si odpočinout s vědomím, že můžete snadno změnit kterýkoli z výše uvedených atributů kdykoli budete chtít. Ale rychlým načrtnutím tohoto hrubého konceptu (výše uvedené kroky by vám měly trvat méně než 5 minut), trávíte minimální čas efektivním maximalizováním svého používání nástroje PowerPoint!

  1. Udržujte to vizuálně čisté

To znamená, že vaše prezentace v PowerPointu je na očích snadná, takže vaše publikum nevyvolává bolavé oči ani se nemusíte cítit nuceni odvrátit se uprostřed vaší pozoruhodné prezentace. Při plnění snímků pomocí obsahu dbejte na následující.

Jak vám může PowerPoint pomoci:

  • Pro hladký vizuální tok použijte na všech svých snímcích konzistentní pozadí. PowerPoint to usnadňuje prostřednictvím Design-> Motivy . Bez motivu byste museli ručně upravit návrhové prvky každého snímku. Téma však přichází jako „šablona návrhu“ s předdefinovanými nastaveními pro barvu / tvary / grafiku na pozadí, rozvržení, sadu písem (pro nadpis, text těla, záhlaví atd.), Efekty a styly pozadí. Jakmile vyberete motiv na kterémkoli snímku, ovlivní to všechny snímky. To zahrnuje veškeré úpravy původního motivu.
  • Vyberte dobrou velikost písma pro celý text. Když stojíte vpředu na pódiu, může vám snímek vypadat dobře a jasně. Ale když sedíte vzadu, ne tolik. Vyzkoušejte tedy velikost písma z dálky (například pomocí velikosti písma 2 cm na vzdálenost 10 stop, velikosti písma 4 cm na vzdálenost 20 stop atd.). Dalším doporučením je použití bezsmykových fontů typu Sans Serif, jako jsou Arial, Ženeva nebo Helvetica, přes písma Serif jako Times New Roman nebo Courier. Tím se snižuje rozostření, takže váš text zůstává čitelný i na dálku.
  • Použijte Bullet Points moudře. Někteří z nich přísahají a jiní je raději hodí. Pokud se rozhodnete je použít, opatrně se vyhněte zalamování textu větami vytvářejícími více řádků. To je méně přitažlivé a matoucí. Místo toho mějte věty krátké a jednoduché, aby se zpráva objevila bez zbytečných ozdůbek.

Například,

  • „Vytvořte prezentaci v PowerPointu, která je vizuálně přitažlivá pro publikum, pomocí vyvážené kombinace prvků designu a médií.“

To lze zkrátit na -

  • „Vytvořit PPT s vizuální přitažlivostí“.

Poznámka: Když si svůj snímek ponecháte záměrně krátký, nebudete se moci spokojeně spoléhat na to, že se vaše prezentace s odrážkami prezentují. Ale to je dobrá zpráva. Prezentace v PowerPointu, kterou lze spustit samostatně bez vaší účasti, požaduje sebevraždu v prezentaci! Místo toho vědomě připravte svůj obsah snímku, abyste byli povinni se aktivně podílet na dodávce prezentace, a objasnit jemnější podrobnosti publiku. Řídíte show, ne PowerPoint.

Nechte svou grafiku mluvit více než tisíc slov - což znamená, že jsou mocní při balení punče! Pravda o grafice je taková, že je všichni milujeme: obrázky, obrázky, grafy, grafy a jejich hodně. Okamžitě učiní vaši prezentaci PowerPoint atraktivnější a méně nudnou. Pokud je však přidáte nadměrně, riskujete, že vaše publikum bude ohromeno, nebo bude podceněn (poselský) obsah. Vyberte si správnou rovnováhu pomocí menší, ale smysluplnější grafiky.

Udržujte své grafy a grafy čisté. Ano, je tu ta práce znovu, čisté. Můžete to praktikovat následovně:

  • Vysvětlete prvky grafu / grafu pomocí štítků laických. Nepoužívejte čísla, speciální znaky a technický žargon; pochopení grafu nebo grafu již vyžaduje více mozkové síly než obrázku.
  • Přidejte další text, abyste výslovně zachytili hlavní body grafu / grafu, takže je to pro publikum zřejmé. Pokud například prezentujete graf prodeje napříč regiony, možná budete chtít přidat text, který zvýrazní horní / dolní region a porovnání s minulým rokem. Tato čísla mohou být implicitně zachycena v grafu; ale přidáním textových štítků, které tyto informace výslovně zvýrazňují, zajistíte, že si publikum všimne a zapamatuje si tyto důležité informace.

Poznámka: Složité analytické grafy mohou způsobit, že vypadáte inteligentněji, ale vaše publikum se cítí hloupě a snižuje účinnost vaší prezentace PowerPoint. Místo toho mějte své grafy a grafy poměrně jednoduché, aby k jejich dekódování nepotřebovaly statistiku PhD. Nejnovější verze aplikace PowerPoint jsou dodávány s předběžným načtením alespoň jedenácti typů grafů (jako sloupcový graf, sloupcový graf, koláčový graf atd.), Které lze snadno zahrnout do prezentace pomocí několika kliknutí myší a vkládání dat. Pokud používáte více než 5 minut vkládání grafu do prezentace PowerPoint, zvažte to komplikované a nestojí za pozornost publika.

Použijte vysoce kontrastní barvy, abyste upoutali zvláštní pozornost. V aplikaci Themes PowerPoint již zajišťuje, že barvy pozadí snímku adekvátně kontrastují s barvami textu / čáry pro maximální viditelnost (jako je použití tmavého textu na světlém pozadí nebo naopak). V prezentaci aplikace PowerPoint však můžete mít 1-2 snímky, které si zaslouží zvláštní pozornost, takže je chcete zvýraznit odlišně. Barvy s vysokým kontrastem to umožňují snadno (jako zelená / žlutá, modrá / červená, černá / bílá atd.). Ale používejte to uvážlivě, protože příliš mnoho barevných kontrastů může vaše publikum bolet hlavy!

Doporučené kurzy

  • Online certifikační školení v Mac Excel 2011
  • Výcvik v aplikaci Outlook 2010
  • Kompletní kurz Mac Outlook 2011

  1. Utáhněte svou prezentaci PowerPoint

Dobře, pak jste rozložili své snímky a naplnili je relevantním obsahem. Zajistili jste také, aby pozornost publika zůstávala na vašich smysluplných diapozitivech upoutána zvýšením jejich vizuální přitažlivosti. Všichni jste připraveni dodat svou skvělou prezentaci v PowerPointu. Nebo možná ještě ne.

Jeden bláznivý tip, který zaručuje pokaždé lepší kvalitu PowerPoint prezentací, je „zpřísnit“ vaši PowerPoint prezentaci, kde každý snímek poskytuje neuvěřitelný úder.

  • Můžete snížit obsah snímků? Chcete zkrátit odrážky a chytřejší text?
  • Můžete snížit celkový počet snímků? Nebo můžete nahradit snímek nebo dva působivou grafikou?
  • Můžete zjednodušit animace nebo přechody (dostupné na kartách Animace a přechody), které se používají po každém snímku, aby prezentace probíhala bez přílišného rozptylování? (Někdy je pozornost diváků na tyto přechody přesměrována než na skutečný obsah snímku!)
  • Pokud používáte externí (online rekvizity), jako jsou videa z jiných webů, která se mají během prezentace přehrávat, můžete je zahrnout do své prezentace pro hladší tok? Zde můžete prozkoumat LiveWeb, integrační nástroj, který připojuje externí webová videa do prezentace na vašem pevném disku.
  • Nakonec žehnej vaší prezentaci jedinečnou značkou - VY. Jaká známka bude tuto prezentaci klasifikovat jako vaši? Jasné barvy? Přímý, ale ostrý obsah? Spiffy audio-vizuální? Označte svou prezentaci svou přítomností značky!

  1. Utáhněte svou dodávku

Je to velký den as výše uvedenými tipy jste připraveni uctívat svou báječnou prezentací. No, skoro. Existuje několik drobných tipů, které musíte uvést do praxe, právě na poslední chvíli. Zde jsou:

  • Respektujte čas. Bez ohledu na to, jak fantastická je vaše prezentace, vypnete publikum, pokud vás časem trápí. Moudře spravujte svůj čas. Start, break a end na tečku hodin.
  • Než se představíte svému živému publiku, proveďte zkoušku. To znamená, že provedete fiktivní běh vaší prezentace ve skutečné místnosti, kde ji doručíte. To vám umožňuje včas zachytit potenciální závady (například změnu rozlišení projektoru, nesoulad barev, selhání disku atd.) A vyřešit je před konečným dodáním.
  • Pokud prezentujete z notebooku, vypněte spořič obrazovky. Poslední věc, kterou potřebujete, je, aby hořící ohnivý spořič obrazovky vypálil vaši prezentaci uprostřed cesty!

Jak vám může PowerPoint pomoci:

Pokud se připojujete k projektoru,

  • Vyzbrojte se ukazatelem. Je mnohem zábavnější než jít na obrazovku a ukazovat text prstem. A méně rušivé!
  • Využijte „Presenter View“ aplikace PowerPoint. To vám umožní rozdělit prezentaci do dvou pohledů:
  • Audience's View, které se přehrává na obrazovce projektoru. Zobrazí se pouze hlavní prezentace.
  • Vaše zobrazení, které se přehrává na obrazovce notebooku / počítače. Zobrazí se podrobnosti, včetně vašich poznámek, seznamu třídičů snímků (pro rychlý skok přes několik snímků) a hlavní snímek.
  • Prezentaci Presenter View můžete povolit zaškrtnutím tlačítka „SlideShow-> Use Presenter View“ (k dispozici ve verzích 2010 a vyšších).

A konečně, znáte největší amatérské moderátory, kteří dělají hudbu? Představují se na zdi nebo na plátně projektoru, na pódiu nebo na jejich botách… dostanete drift! Podívej se na své publikum odvážně do očí a důvěrně jim představ svůj obsah. Zapojte je během prezentace otázkami, vtipy, příběhy, osobními anekdoty atd. Tyto nemusí být součástí vašeho balíčku, ale budou podněcovat publikum, aby odpovědělo na vaše charisma a více se zúčastnilo prezentace. Teprve poté úspěšně doručíte nesmírně efektivní prezentaci s PowerPoint nebo bez PowerPoint. Teď to opravdu hodíš!

Kategorie:

Tipy pro Excel