Efektivní komunikace - Komunikace v IT projektech tvoří klíčový most mezi nápady a jejich implementacemi. Komunikace se však může brzy změnit na nesprávnou komunikaci během několika sekund. Efektivní komunikace se zdá být potřebou hodin pro IT projektového manažera, který ji chce spíše napravit, pokud jde o to, jak, kdy, proč a kde komunikace. Průběh projektu rozhodně závisí na způsobu komunikace projektu, protože pouze prostřednictvím komunikace můžete přenášet informace z jednoho bodu do druhého.
Zdroj obrázku: pixabay.com
O schopnosti manažera IT projektu vést, řídit a úspěšně koordinovat celou cestu projektu pomocí komunikačního plánu nebo strategie může být řečeno mnoho. Je to právě toto sdělení, které může tento projekt zjevně učinit nebo přerušit nebo měřit jeho účinnost v rozsahu podnikání. Pro projekt zaměřený na různé jedince z různých prostředí, mající různé sady dovedností, čím hladší je komunikační plán, tím lepší je projekt a jeho úspěch. Představte si to jako lepidlo nebo lepidlo, které drží různé aspekty fází projektu pohromadě; spíš nadace než komunikační bariéry.
Komunikace musí být řešena přiměřeně, aby se dosáhlo maximálního potenciálu definovaného projektového plánu. Slyšeli jste někdy o rozdílech mezi zúčastněnými stranami, které vedly k vážným změnám a rozpuštění projektů? Většina těchto případů a scénářů se objevuje s tím, že hlavním viníkem je nesprávná komunikace. Tohle je něco, co byste nechtěli pro svůj tým a projekt jako projektového manažera.
S globalizací existují projekty, které se rozšiřují do zámoří a potřebují robustní mechanismus a plán pro veškerou svou komunikaci, která musí být vždy tak rychlá a silná, že mezi nimi nejsou mezery. Takže, tady je útržka pro všechny tam, kteří chtějí udělat značku a úspěch jako efektivní komunikátor na frontě projektového řízení.
Ano, v IT projektech potřebujeme efektivní komunikaci!
Vždy existuje jeden úkol, který zastaví celý proces vašeho projektu a potřebuje, abyste přišli s časem a prostorem, aby se projekt dostal zpět na cestu. Pokud se však tento konkrétní scénář nezmyslí dříve nebo pokud se neuvažuje o jiných zúčastněných stranách, ale o tom se nezmiňuje o tom, jak se s tím vypořádat, vytvoří to jistě další šrot.
Představte si projekt jako dům postavený pomocí hracích karet. Jeden špatný tah nebo umístění a cihly padají. Mít pevný základ a není to strmý kopec z vašeho neúspěchu. A tento základ je evidentně komunikace.
Zdroj obrázku: pixabay.com
Je to díky komunikaci, že vaše plánování je lepší, vaše shromáždění požadavků je lepší, vaše implementace je lepší a váš projekt pokračuje hladce.
Komunikace se zdá být jedním z nejvíce podceňovaných faktorů projektového řízení a plánování a často je opomíjena v poslední fázi. Tím se hromadí práce a swoosh! z vaší tvrdé práce a odolnosti nemůže získat absolutně žádné výsledky. To je něco, s čím jsem se zabýval, a mluvím z osobní zkušenosti.
Uvědomil jsem si význam plánu efektivních komunikačních dovedností od začátku projektu až do jeho konce.
Výhody efektivní komunikace
Efektivní komunikační dovednosti vám a vašemu podnikání mohou ušetřit čas, peníze a úsilí investované do realizovaného projektu.
Trojúhelník řízení projektů
Tyto tři aspekty trojúhelníku řízení projektu jsou omezení, která určují úspěch projektu. Všechny tyto jsou nezbytné a musí být správně vyváženy. Každé omezení, když je posunuto, musí ovlivnit a ovlivnit další dva faktory.
Zdroj obrázku: pixabay.com
Když se rozsah rozšíří, tak se čas a náklady projektu spojí. Pokud je čas stručný a omezený, omezuje rozsah projektu, ale zvyšuje poskytnuté náklady. A konečně, pokud je rozpočet omezený, náklady se uvolní a rozsah se sníží.
S těmito změnami, které neustále probíhají v každé fázi projektu, může být efektivní komunikace tečkami, které spojují omezení dohromady, aby dosáhly požadované rovnováhy.
Sledování fází
Vy jste ten, kdo vede projekt zepředu, ale nemůžete zcela získat celkový obrázek o tom, co se děje s vaším projektem, protože popisy uvedené v systému pro sledování problémů jsou jednoduše zavádějící a není pro vás jasné, abyste se mohli rozhodovat. Zní povědomě?
Zde přichází efektivní obchodní komunikace, která vám ušetří den a pomůže vám sledovat, co je třeba udělat.
Váš e-mail by měl blahopřát vašemu týmu k dosažení důležitého milníku, ale zní to, že váš e-mail není důležitý do předmětu, který se zobrazuje v doručené poště každého. Nemáte kam jít, ale obrátit se na efektivní komunikaci.
Režimy pro usnadnění efektivní komunikace
- E-mailem
- Nástroje a systémy
- Setkání
Tento seznam není propracovaný, ale tvoří jádro účinných komunikačních tipů - jednoduchost.
E-mail - Jedná se o primární prostředek interní i externí komunikace. Už od úsvitu internetu se e-maily neustále rozšiřují a vyvíjejí tak, aby zůstaly věrné efektivnímu komunikačnímu kousku jakékoli transakce.
Zdroj obrázku: pixabay.com
Ale se všemi pompami a přehlídkou si mnozí stále neuvědomují, jak může základní používání e-mailu vést k pokroku vašich IT projektů. Předmětem je první bod, o kterém se bude diskutovat; při řešení projektů IT musí být předmětem vašeho předmětu:
- Stručné a jasné
- Stručný
- Je schopen předat účel pošty
- Dokáže identifikovat projekt
Řádek předmětu je jako vaše catchphrase a může určit, zda váš tým bude ukládat ty minuty čtení obsahu pošty, nebo ne.
Další v řadě jsou příjemci. Pole To, Cc, Bcc by mělo nést ID patřící správným lidem a nemělo by jít do seznamu adres, pokud se netýká všech v tomto seznamu.
Zdroj obrázku: pixabay.com
Nakonec se ujistěte, že vše dostanete poštou: transakce a diskuse o schůzkách a zápisy. Musí to být oficiální a mailová forma jako oficiální forma komunikace.
Nástroje a systémy - Použili jsme je pro sledování moderních projektových úkolů, připomenutí, spolupráci, sdílení a všechny různé formy komunikace. Podnikové aplikace v dnešní době získaly mnoho podnětů a jejich integrace s e-mailovými klienty změnila věci snadněji pro všechny vedoucí projektů i členy projektového týmu. Ale jako projektoví manažeři je nutné, abyste tyto přístroje efektivních komunikačních nástrojů používali, abyste mohli svůj projekt efektivněji manévrovat.
Projektoví manažeři, kteří se zabývají IT projekty, se topí v problémech, které jsou zachyceny neprakticky, což vede ke zpožděné nebo žádné komunikaci o očekáváních. I když máte své e-maily dobře schopné udržet si aktuální informace nebo vám pomoci sledovat probíhající aktivity vašeho projektu, v případě větších projektů se to prostě nezdá možné. V takových případech je pro projektového manažera důležité investovat do lepších nástrojů pro řízení projektů, které spojují a poskytují propojení mezi různými externími a interními zúčastněnými stranami zapojenými do vašeho projektu.
Zdroj obrázku: pixabay.com
Při používání těchto systémů je třeba mít na paměti následující aspekty:
- Název - Ujistěte se, že název obsahuje vše. Název by měl být co nejvíce popisný pro kohokoli v rámci projektu.
- Kategorie - Označte a zadejte kategorie svých úkolů, které je třeba provést. Stanovte priority a sdělte, na které úkoly je třeba se dívat důkladněji než na jiné.
- Problémy - Ujistěte se, že je sledujete efektivně, aby váš projekt neblokoval další úkol v řadě, a ujistěte se, že prostřednictvím systému dostatečně komunikujete, že konkrétní úkol bude blokován, aby se uvolnil další naléhavější úkol.
- Popis - Buďte popisní co nejvíce ve své kategorii popisu. Pomocí odkazů a obrázků a grafů můžete rychle sdělit nápad nebo zprávu.
- Komentáře - Nezapomeňte komentovat veškerý vývoj, aby o nich věděl každý v této kategorii. V komentářích by měly být podrobně popsány také verbální komunikace nebo telefonická konverzace způsobem „jak jsme diskutovali…“.
Schůzky - Tato setkání intelektuálů, aby „diskutovali“ a „vyřešili“, mají poněkud špatný vkus, protože by to vyžadovalo dlouhé hodiny uvěznění zasedacích místností a co se někteří naprosto obávají, na konci toho všeho nebudou žádné výsledky. S takovými schůzkami se setkáváme a byly převládající vzhledem k tomu, že nebyla poskytnuta efektivní komunikace na pracovišti.
Vezměte například schůzky aktualizace stavu. Na těchto setkáních je řada lidí, kteří postupně projednávají a sdílejí své kousky dokončených a čekajících úkolů, zatímco ostatní obvykle buď čekají na svůj tah, nebo jsou zcela znuděni. To by znamenalo, že lidé ve skutečnosti zbytečně tráví spoustu času zbytečným setkáním a ne zcela využívají čas, který jim je přidělen, což vede ke ztrátě zdrojů.
Abychom tomu čelili, vymýšleli guruové řízení projektů řadu různých schůzek, které svým způsobem přinášejí stejný účel schůzky a nevedou k plýtvání (časem, penězi nebo úsilím). Pojďme se na ně podívat:
SCRUM - V agilním rámci jsou projekty rozděleny na části a každá část dostane sprintu na provedení, což obvykle trvá týden nebo dva. Během této doby není dostatečně efektivní sedět na dlouhé schůzky, aby se získaly aktualizace. SCRUM je 10minutová stand-up schůzka, která se koná, přičemž ScrumMaster vede každého člena týmu k vypracování:
- Které úkoly byly dokončeny včera?
- Co je dnes naplánováno?
- Problémy se vyskytly
Zdroj obrázku: pixabay.com
ScrumMaster by pak sdělil vedoucímu projektu celkové aktualizace a stav projektu. Jedná se o účinný a štíhlý přístup ke všem použitým procesům.
One-on-one Meets - Tato forma setkání by využila čas vedoucího týmu, ale přesto by byla účinná. Jeden na jednoho je účinný z následujících důvodů:
- Pravidelně naplánováno ve stanovenou dobu
- Standardní 30minutové trvání
- 10 minut, aby vás informovali o tom, jak postupují v průběhu projektu
- 10 minut za vaše aktualizace o nich a jejich práci
- 10 minut pro plán rozvoje a věci, které budou projednány na příštím setkání
Zdroj obrázku: pixabay.com
- Zaměřte se na práci a výkon členů týmu
- Zbavte se chyb v chování
- Pravidelné sledování rozvojových plánů
- Vedeno v soukromí
Komunikace 101
Zde je několik bodů, které si pamatujeme, co jsme sdělili:
- Udržujte svou komunikaci krátkou a výstižnou, protože v IT projektech se zabýváme jednotlivcem zapojeným do tvůrčí práce, která vyžaduje hodně času. Například kódování a navrhování.
- Je třeba vyjasnit účel a předmětové linie.
- Každá minuta je důležitá a čas je třeba efektivně využívat.
- KISS - Keep It Simple, Silly.
- Držte se běžné slovní zásoby a vyhněte se použití dlouhých a únavných slov.
- Nechte si vše na e-mailu. Slovní nebo diskutovaná témata.
- Použití grafů a obrázků představuje dobré vizuální komunikátory.
- Uspořádejte přesné schůzky. Mít pevný program a zápisy z jednání musí být zaslány po zasedání.
- Použijte bílou tabuli k zapisování oznámení a úkolů, protože e-maily mohou zůstat bez povšimnutí.
- Zapojte do svých mailů a schůzek pouze lidi, kteří jsou potřební. Nebudete chtít ztrácet čas.
- Jasně si přečtěte oznámení nebo e-maily přicházející k vám, abyste jim porozuměli.
- Používejte systémy řízení projektů, které jsou zaměřené na tým a podporují spolupráci.
- Udržujte kontrolu nad svým projektem a ujistěte se, že víte vše, co se děje.
- Rozhodnutí by měla být sdělována jasně a se správnými a přesnými údaji.
- Poslouchejte členy svého týmu.
Šíření slova
Komunikace je klíčovým prvkem, který musí být základem celého životního cyklu projektu. S každou probíhající změnou může pevný a důkladný komunikační plán na začátku projektu pomoci IT manažerům přinést to nejlepší ze svých členů týmu, porazit závady a plýtvání a hladce pokračovat až do konce.
Členové vašeho týmu musí vědět, že vkládáte tolik času a úsilí, abyste zajistili, že koordinace je skvělá a že je nikdy nelze ztratit v moři slov. Projektoví manažeři, vezměte tuto výzvu jako příležitost a uvidíte, jak jen oprava komunikace může mít velký dopad na projekt a jeho řízení.
Mít rád? Nesnáším to? Dejte nám vědět, co jste se dozvěděli prostřednictvím tohoto blogového příspěvku, a co máte na mysli, že se nám zdálo, že nám chyběla. Rozšiřte učení!
Doporučené články
Plán projektu nebo plán řízení projektu