Úvod do plánování a plánování projektů
„ Plánování a plánování projektů“, i když jsou oddělené, představují dvě strany téže mince v řízení projektů. „Plánování projektu“ je v zásadě o výběru a navrhování účinných politik a metodik k dosažení cílů projektu. Zatímco „Plánování projektu“ je postup přiřazování úkolů k jejich splnění přidělením vhodných zdrojů v rámci odhadovaného rozpočtu a časového rámce.
Základem plánování projektu je celý projekt. Je nepravděpodobné, že se plánování projektů zaměřuje pouze na úkoly související s projektem, data zahájení / ukončení projektu a závislosti na projektu. „Plán projektu“ je tedy komplexním dokumentem, který obsahuje cíle projektu, rozsah, náklady, rizika a harmonogram. Plán projektu zahrnuje odhadovaná data a následné projektové úkoly, které mají být provedeny.
Plánování projektu
Fáze plánování projektu se týká:
- Vývoj projektu tak, aby byl připraven na investice
- Určuje úlohy / úkoly potřebné k dosažení cílů projektu
Fáze plánování projektu
Fáze plánování projektu jsou uvedeny níže:
- Identifikace klíčových sponzorů projektu a zúčastněných stran, určení základu rozsahu projektu, rozpočtu a časového rámce pro realizaci projektu.
- Po zadání požadavků zúčastněných stran upřednostnění / stanovení cílů projektu.
- Identifikace výstupů projektu požadovaných k dosažení cílů projektu.
- Vytvoření harmonogramu projektu.
- Identifikace rizik projektu, pokud existují, a vypracování vhodných plánů zmírňování.
- Komunikace a prezentace plánu projektu zúčastněným stranám.
Výhody plánování projektu
- Mapa trasy: Plán projektu nabízí silniční cestu, která dává směr projektu od začátku do konce.
- Dokumentace požadavků zákazníka: Dobře formulovaný projektový plán umožňuje zaznamenávat požadavky zákazníků v dokumentované formě. To poskytuje přesný směr namísto spoléhání se na předpoklady, které by mohly být nesprávné a mohou vést k chybám projektu.
- Autonomie úkolů: Plánování umožňuje přidělit úkoly konkrétním členům týmu a dát jim samostatnost. Tým cítí pocit odpovědnosti a vlastnictví úspěchu nebo neúspěchu projektu. V důsledku toho je vybízí, aby pracovali lépe, nebo je vybízí, aby přinášeli nekonzistentní výsledky.
- Odhad zdrojů: Plánování je životně důležité, protože nám umožňuje odhadnout zdroje, náklady a čas. Posuzuje případné zpoždění, pokud několik členů pracuje na různých projektech najednou.
- Plán zmírnění: Plán projektu poskytuje způsob, jak předvídat rizika, pokud existují, a podle toho naplánovat strategie zmírňování.
- Identifikace schopností zaměstnanců: Fáze plánování umožňuje identifikovat zaměstnance s určitými dovednostmi nebo odbornými znalostmi. A jak jsou úkoly přidělovány, jsou členové týmu vyškoleni na chybějící sady dovedností nebo jsou upgradováni na ty, které vlastní.
- Silné a slabé stránky předchozích projektů: Plány projektů také pomáhají analyzovat a vylepšovat nebo se učit z předchozích záznamů projektu a usnadňovat rozhodování.
Plánování projektu
Fáze plánování projektu se týká:
- Odhad lidských zdrojů a materiálních potřeb v každé fázi projektu; a přibližný výpočet času na dokončení všech těchto úkolů.
- Označuje počáteční a konečné datum každé projektové úlohy a logické propojení mezi různými projektovými úkoly / aktivitami.
Fáze plánování projektu
Fáze plánování projektu jsou uvedeny níže:
- Na základě rozsahu projektu navrhněte a vytvořte strukturu TBS (Task-Breakdown Structure).
- Identifikujte úkoly související s projektem.
- Identifikujte lidské zdroje a materiální náležitosti
- Vyhodnoťte přibližnou dobu potřebnou pro každý úkol
- Alokace zdrojů
- Analyzujte podrobný plán
- Sledujte a spravujte plán
Výhody plánování projektu
- Snižuje dodací lhůtu: Časový rozvrh projektu uvádí přehled úkolů, které mají být splněny prioritně nebo současně s dalšími úkoly. Díky tomu budou členové týmu o tom informováni a zabrání se tak zpoždění nebo odložení úkolů, čímž se zkrátí dodací lhůta.
- Snížení nákladů: Umožňuje sledovat zdroje tím, že zabraňuje překrývání úkolů. To také vede k efektivnímu využití zdrojů a vrací nespotřebované zdroje včas, čímž se snižují náklady.
- Usnadňuje produktivitu: Po vyhodnocení logické konektivity mezi úkoly lze na další úkoly přiřadit zdroje, které nejsou optimálně využívány, čímž se zvyšuje produktivita.
- Předvídat problémy v předstihu: Přesný časový plán projektu umožňuje předvídat jakékoli problémy předem týkající se buď nedostatečného, nebo nadměrného využití zdrojů a zajišťuje jejich optimální spotřebu.
- Nastavuje cíl: Plán projektu nám umožňuje stanovit cíle, krátkodobé nebo dlouhodobé, poskytovat směr a vizi při provádění projektu. To také dělá každý v týmu vědomi pokynů a metod k dosažení těchto cílů. Bez harmonogramu by byl projekt nejasně definován. Proto je obtížné spravovat a organizovat úkoly tak, aby byly úspěšně spuštěny.
- Aktuální aktualizace a upozornění o průběhu: Plán projektu je skica, která dává přednost projektu. Projekt však může projít určitými výzvami, pokud však neexistuje mapa tras, jak by se projekt posunul správným směrem? V takovém případě plán projektu pomáhá při hodnocení toho, jak byl projekt mimo trať, a možných způsobech, jak jej uvést správným směrem.
Závěr
Je zřejmé, že „plánování a rozvrhování projektů“ jde ruku v ruce a jsou základem řízení projektu. Stručně řečeno, „plánování projektu“ je propracovaný proces, který zahrnuje všechny podrobnosti o projektu, od jeho vzniku až po dokončení. A „Plán projektu“ je sledovač, který sleduje posloupnosti a držbu úkolů souvisejících s projektem.
Časový plán projektu informuje / upozorní projektový tým na jakékoli zpoždění nebo pokud projekt není nesprávným směrem. Jedná se o živý dokument, který vyžaduje pravidelnou aktualizaci a nahrávání. Nástroje a techniky používané pro plánování projektů jsou „Struktura členění úkolů“, „Rozsah práce“ a „Metoda kritické cesty“ ve zkratce „TBS“, „SOP“ a „CPM“. Zatímco projektový plán používá softwarové nástroje a metody, jako je 'PERT' (Tech Evaluation Review Technique), Ganttovy diagramy, Paretovy diagramy a další síťové ilustrace.
Projekt je neúplný a nemůže být úspěšný bez dobře vypracovaného plánu projektu a přesného časového plánu projektu. Chcete-li dosáhnout milníků projektu, naplánujte a naplánujte ho!
Doporučené články
Toto je průvodce plánováním a plánováním projektu. Zde diskutujeme o plánování a plánování projektu spolu s fázemi a přínosy. Další informace naleznete také v následujících článcích -
- Příklad plánování projektu
- Odpovědnosti vedoucího projektu
- Dovednosti pro projektového manažera
- Pracovní místa pro řízení projektů