Správa času - Všichni si přejeme, abychom měli více času za den. Jakmile skončí a podíváme se zpět na to, čeho jsme dosáhli, často se ptáme, jak uplynulo všech těch 24 hodin. A nedostatek času je hlavním problémem, kterému většina z nás čelí. Pokud jste jedním z nich, může být problém s řízením času. Většina z nás čelí drtí v našem životě. Často říkáme věci jako: „Nevím, kde najít čas, “ nebo „Není den dost času“ nebo „Nemám čas na sebe.“

Time management je dovednost

Často máme tendenci věřit, že nikdy nemáme čas na dokončení naší práce, protože jsme zjevně zaneprázdněni reakcí na životní křivky. Když konečně zvládneme čas na to, abychom si trochu času sami vytáhli, zasáhl nás náhlý vývoj, který vyžaduje okamžitou pozornost. Ve skutečnosti, i když se nestýkáme s žádným problémem, se zdá, že nemáme čas na řízení našich každodenních úkolů.

Jak tedy najdeme spravovat čas na všechno, co děláme?

Všechno to začíná organizací

Time management není nepolapitelný Black Magic, kterému rozumí jen hrstka lidí. Ve skutečnosti si můžete každý čas efektivně řídit, pokud se sami organizujeme. Bez organizace, bude těžké představit si, co musíme během dne dosáhnout a jak důležité jsou všechny tyto věci pro splnění našich dlouhodobých cílů.

Jakmile organizujete svůj čas, získáte nejen schopnost efektivněji řídit své každodenní úkoly, ale také zvyšujete možnost přidělení času tam, kde je to skutečně potřeba, tj. K dosažení dlouhodobých cílů, které máte na mysli. Pokud jste v minulosti nikdy žádné takové cíle nestanovili, je čas začít. Je to velmi důležitý předpoklad k efektivnímu řízení času.

Proč je stanovení cílů důležité pro řízení času?

Stanovení cílů je na vrcholu žebříčku mezi všemi strategiemi řízení času. Pomáhá při nastavování hracích polí. Pokud si nejste vědomi toho, na co směřujete, můžete celý den roztočit kola a opakovaně frustrovat. Pokud chcete efektivně řídit čas a zároveň realizovat všechny své sny a naděje, musíte zajistit jasnost o tom, co od svého života chcete.

  1. Správa času - Stanovte jasné cíle

Málokdo z nás má čas na všechno. Proto je důležité zaměřit se na naše priority. Stanovte si své cíle a věnujte většinu času aktivitám, které vám pomohou dosáhnout těchto cílů.

Přikládejte nejvyšší prioritu činnostem, které jsou naléhavé a důležité. Zvažte, zda musíte trávit čas věcmi, které nemusí být důležité, ale jsou naléhavé. Lze tyto věci přenést na jinou osobu? Měli byste trávit nějaký čas na věcech, které nejsou naléhavé ani důležité?

Vypracování plánů:

Označte své plány na priority. Faktor, jakým způsobem pracujete. Může to být užitečné při plánování na první týden. Poté proveďte následující den.

  • Určete úkoly, které vám pomohou při dosahování vašich cílů. Podle toho přidělte čas.
  • Nejprve dokončete malé a naléhavé úkoly.
  • Distribuujte práci, pokud existují další lidé, kteří to dokážou, možná levněji, efektivněji a rychle.
  • Zajistěte, aby ostatní věděli, čeho musí každý den dosáhnout.
  • Rozdělte všechny hlavní úkoly dne do bloků dosažitelné práce.
  • Řešit je jeden po druhém.

Stanovení termínů:

Stanovte dosažitelné termíny pro všechny aktivity. Stanovte konečnou lhůtu, která bude obsahovat mezní lhůty pro dlouhodobé projekty. Uveďte čas pro nepředvídané události. Delší projekty vyžadují více pohotovostního času.

Zjistěte, zda jsou termíny flexibilní nebo pevné. Nikdy nedovolte, aby méně důležitá práce trvala déle, než by měla. Pokud to stojí za pouhých 10 minut, ujistěte se, že se to podařilo během této doby.

Naplánujte si práci tak, aby vyhovovala vašemu temperamentu v různých časech týdne nebo dne. Například, pokud jste nejživější a nejvíce odcházející v pozdních ranních hodinách, naplánujte v té době volání zákazníků.

  1. Správa času - organizujte se

Organizace je druhým krokem k efektivnímu řízení času. Pokud se chcete správně řídit čas, musíte se zorganizovat.

Ale jak to můžete udělat?

Nejdříve si musíte stanovit své cíle. Pokud jste tak ještě neučinili, přestaňte číst dále a vraťte se k opravě svých cílů.

Jakmile jsou cíle stanoveny, musíte je uspořádat. Jaké jsou vaše krátkodobé a dlouhodobé cíle? Rozdělte dlouhodobé cíle na milníky. Tímto způsobem budete mít cíl pro každý den, týden a měsíc. Jakmile víte, co musíte za rok dosáhnout, můžete snadno cíle rozebrat.

Znáte své cíle, jakmile máte seznam cílů rozdělených podle milníků. Jakmile se ráno probudíte, získáte lepší smysl pro účel. Pomůže to zajistit, že každý den pracujete pro dosažení těchto cílů trochu, bez ohledu na to, jak malé množství je.

Když jsou cíle uspořádány do milníků a máte seznam před sebou, nemůžete přehlédnout věci, které je třeba udělat. Pokud se nechcete organizovat, vaše mysl má jednodušší způsob, jak pomoci vyhnout se všem důležitým denním úkolům každý den.

  1. Správa času - prioritizace času

V roce 1994 vydal veteránský spisovatel sci-fi Stephen D Covey knihu s názvem „7 návyků vysoce efektivních lidí“. V knize diskutoval o systému řízení času, který poprvé představil bývalý americký prezident Dwight D Eisenhower. Systém rozděluje činnosti do čtyř kvadrantů, které jsou založeny na několika faktorech: důležitost a naléhavost.

Za den lze úkol rozdělit do těchto čtyř kvadrantů následujícím způsobem.

  • Kvadrant 1: Krize a mimořádné události, důležité a naléhavé
  • Kvadrant 2: Dlouhodobé cíle, důležité, ale nikoli naléhavé
  • Kvadrant 3: Přerušení, není důležité, ale naléhavé
  • Kvadrant 4: Rozptylování, ani důležité, ani naléhavé

Když prohledáváte seznam svých každodenních úkolů a milníků, můžete kategorizovat oblasti, do kterých každá z nich spadá. Strávit týden sledováním všech věcí, které chcete dělat. To je nejlepší způsob, jak zavést tuto metodu. Určete oblasti, kde trávíte čas. Zapište je. Pokud strávíte 20 minut zavoláním sběratelů faktur, zapište si to. Pokud strávíte hodinu u potravin, zapište si to.

Na konci každého dne během prvního týdne si zapište kvadrant, vedle kterého každá z úkolů padla. Kolik času jste strávili sledováním televize (kvadrant 4), vypořádáním se s krizemi a mimořádnými událostmi (kvadrant1) nebo prací na dlouhodobých cílech (kvadrant 2)? Nezapomeňte si poznamenat všechny své úkoly.

Na konci prvního týdne se podívejte na čas, který jste strávili v každém kvadrantu. Vaším cílem v životě by mělo být strávit většinu času ve druhém kvadrantu a nejméně ve čtvrtém kvadrantu. Kolik času jste vlastně strávili ve druhém kvadrantu? Po dokončení cvičení si vezměte svůj denní seznam úkolů a poznamenejte si kvadrant, každý z vašich úkolů spadá pod.

Nyní, pokud jste sledovali televizi tři hodiny, pak jste byli v ten den čtvrtého kvadrantu. V tomto kvadrantu musíte strávit co nejméně času, pokud chcete svůj čas efektivně spravovat. Někdy nechápeme, kolik času ztrácíme, pokud se na to pečlivě nepodíváme.

Doporučené kurzy

  • Kurz offline marketingu
  • Certifikační školení v oblasti hromadné komunikace
  • Hromadná komunikace pro obchodní online školení

  1. Spravovat čas - zničte otálení

Je to jedna z nejobtížnějších částí řízení času. Otálení často zvedá jeho ošklivou hlavu. Ale jak se tomu můžeme vyhnout? Můžeme velmi dobře stanovit své cíle, organizovat se a rozdělit čas podle našich priorit. Pokud ale nedodržíme seznam věcí, které máme dělat každý den, ztrácíme veškerý čas.

Jak se tomu vyhnout?

Otálení, které bylo označeno jako tichý zabiják, je možná největším odrazujícím prostředkem k našim cílům. Všichni říkáme, že chceme něco dosáhnout. Ale pokud jde o řízení vlastního času, s určitým stupněm účinnosti, v tomto ohledu se zdá, že selháváme. Otálení se vynoří z každého rohu.

Jediným způsobem, jak se vyhnout otálení, je však vědět, co přesně je třeba udělat. Jakmile stanovíte jasné cíle, organizujete se a upřednostníte svůj čas, budete na cestě, abyste se vyhnuli všem možnostem otálení. Pokud žádná z vašich strategií nefunguje, vyzkoušejte pravidlo 15 minut.

Nastavte na smartphonu nebo hodinky. Nyní začněte dělat něco, co jste odkládali jen 15 minut. No, to je jen čas, který potřebujete. Brzy si uvědomíte Newtonův druhý zákon pohybu: objekt v pohybu zůstává v pohybu. Pravděpodobně budete pokračovat, jakmile začnete, pokud vás něco nebo někdo nenutí, abyste přestali. Nejobtížnější část je začít něco na prvním místě.

  1. Správa času - multitasking

Všichni máme multitaskingové dovednosti. To, zda jste schopni to udělat nebo ne, není důležité. Pokud můžete multitask, je to skvělé. Ale pokud nejste, neztrácejte nad tím spánek. Mnoho lidí se stává méně efektivní, když se snaží multitask. Výsledkem je spuštění několika projektů současně, přičemž žádný z nich nedokončil kvůli nedbalé práci. To způsobuje lidem velké zklamání.

Vědět, kdy multitaskovat:

To také neznamená, že by každý, kdo může multitask, měl v tom pokračovat celý den. Neustále se zapojovat do několika projektů současně, není vždy skvělé dělat. Musíte si být vědomi, když nebudete multitaskovat. Například každý den v práci může být několik typických kontrolních činností, které musí být dokončeny. Ve většině případů jsou všední a nudní? Co tedy můžete udělat? Pokuste se dokončit co nejvíce z nich v co nejkratší době. Ale pokud vám bude přidělen speciální projekt, který musí být dokončen ve stanoveném čase a v nejvyšší kvalitě, pak mu věnujte maximální čas a soustředit se na žádný jiný projekt. Můžete se tedy plně soustředit na práci, kterou máte po ruce. Je důležité vědět, kdy multitaskovat.

  1. Správa času - Omezte přerušení

Snižte počet přerušení ve vašem životě. Upřímně řečeno, nemůžete snížit počet věcí, které mohou vaši práci přerušit. Můžete však změnit způsob, jakým s nimi obvykle jednáte. Co děláte, když pracujete na něčem důležitém a někdo k vám přijde s prací, kterou lze provést později? Řekněte něco jako: „Samozřejmě, že to dokážeme. Ale dovolte mi dokončit to, co právě dělám, a pak se o to postaráme. “Je důležité odložit méně důležitou práci s úctou kvůli práci, která vyžaduje vaši okamžitou pozornost.

Zároveň, pokud vám váš nadřízený volá, když jste uprostřed něčeho, pak je to přerušení, které stojí za prioritu.

Jak řešit typické úskalí?

Nejčastější chybou v řízení času je snaha udělat všechno sami. Rutinní úlohy delegujte na své podřízené. Pokud někdo touží po provedení některého z vašich méně důležitých úkolů, delegujte to také. Může to být pro ně vhodná příležitost k školení.

Zde je několik dalších bodů, které byste měli mít na paměti při řešení typických nástrah.

  • Pravidelně řazte všechny své projekty, abyste zajistili, že všechny jsou v pořádku.
  • Řešíte všechny velké projekty v sekcích. Nemusíte dělat všechny věci najednou. To je velká chyba, kterou většina lidí dělá. Pokud je to možné, delegujte některé části.
  • Soustřeďte se, abyste zůstali soustředěni. Můžete ponechat tuto zprávu vloženou na tabuli: „Co je nejlepší využití mého času právě teď?“

Závěrečná slova

Ať už jste vedoucí pracovník, manažer nebo juniorský zaměstnanec, více času v ruce vám pomůže soustředit se na důležitější úkoly. Být organizovaný, připravený a disciplinovaný vám poskytne více produkčního času pro více projektů.

Doporučené články

Zde je několik článků, které vám pomohou získat více podrobností o způsobech, jak spravovat čas, takže stačí projít odkaz.

  1. Nejlepších 16 nejlepších a užitečných, které můžete prosadit v minulosti otálení
  2. Top 10 užitečných činností v oblasti správy času, které zvýší vaši produktivitu
  3. Top 7 nejlepších aplikací pro sledování času pro zvýšení produktivity
  4. 4 způsoby, jak využít sílu analýzy v reálném čase

Kategorie:

Rozvoj podnikání