Úvod do projektové dokumentace

Plán dokumentace projektu je jednou z klíčových věcí, které byste měli mít, než skočíte na jakékoli projekty. Je to jeden z klíčových technických aspektů projektu.

Pokud pracujete jako nezávislý pracovník nebo pro velkou firemní firmu, vždy zahajte projekt s plánem dokumentace, protože se tím vyhnete zbytečným komplikacím, kterým budete na cestě čelit. Plán projektové dokumentace vám nejen poskytne pracovní mapu projektu, ale také vám poskytne hlavu na problémy, s nimiž se na této cestě potkáte. S post-facto podrobnostmi o tom, co se stane, pokud nejste schopni dokončit proces včas, to jen usnadní práci zaměstnance.

A jen proto, aby zahrnovala skutečnost, že by měla být dynamická v tom smyslu, že by mělo být flexibilní přizpůsobit se tolika změnám, jak navrhuje čas.

Pokud nejste připraveni na dobrý plán dokumentace, může to vést k nákladnému zpoždění v projektu nebo nekvalitní dokumentaci, která ve všech aspektech pouze zvýší pracovní zátěž a odhad projektu.

Například - když si koupíte produkt z trhu, získáte produktovou příručku a pomocí této příručky produkt používáte odpovídajícím způsobem, takže vám poskytne hrubou představu o nastavení, instalaci, použití tohoto produktu a co bude pokud jste jej nepoužili, jak je uvedeno v příručce.

Součásti ideální dokumentace

Nyní, když máme jasnou představu, že plán dokumentace je velmi nezbytný pro vytvoření jasného plánování vlastního projektu, je třeba vytvořit dobrý plán projektu. A abych tak učinil, je třeba mít na paměti několik bodů. Budeme o nich diskutovat v těchto sekcích. V zásadě můžeme komponenty rozdělit na dvě části:

Přehled první dokumentace
(měli bychom vědět, jak o dokumentu vytvořit dokument) -

  • Titulní strana-

titulní strana je shrnutím celého projektu, který by měl jakýkoli projekt obsahovat prohlášení o autorských právech, jméno vlastníků a shrnutí důležitých údajů (může nebo nemusí).

  • Dějiny-

Plán projektové dokumentace musí obsahovat historii, kterou prošel, jako jsou datum aktualizace, název a jména osoby, která provedla aktualizaci daného projektu. V zásadě se tak děje, abyste mohli sledovat případné aktualizace, které se dějí na vašem konci, nebo pokud je to baví jiný zaměstnanec.

  • Kontaktní informace-

Na kartě kontaktních informací by měl být uveden seznam kontaktů celé povinné osoby související s daným projektem (konkrétní osoba z úrovně řízení, vyšší orgány nebo osoby, které tak mají v projektu kdykoli vlastní slovo).

  • Obsah -

Plán dokumentace by měl vždy existovat řádné přidružení obsahu, protože to pomůže pouze při procházení plánu

Druhá obsahová orientace
(měli bychom vědět, jak dát velmi důležité a kam)

  • Souhrn-

Souhrn je iniciátorem projektové dokumentace. Je to srdce a duše plánu dokumentace. Měla by se zaměřit hlavně na hlavní pozornost projektu, jako jsou hlavní aktualizace hlavních aspektů. Prohlédnutím si shrnutí je třeba si uvědomit, že jaké budou časové rámce nebo termíny jejich příslušných mini projektů. Shrnutí by mělo být rozděleno mezi další mini projekty, protože uvnitř velkého projektu bude vždy mini projekt.

  • Publikum-

Hlavním aspektem jakéhokoli plánu dokumentace je publikum, pro které jej zpracováváte. Nezapomeňte tedy zahrnout správný aspekt projektu podle příslušného publika. (hlava je nahoře - buďte velmi opatrní při používání technických termínů, protože vaše publikum možná ne v technických termínech).

  • Specifikace dokumentace-

Člověk by měl vždy věnovat zvláštní pozornost, pokud jde o písma, logo, barevnou orientaci, obrázky, mediální obsah atd. Ať už se jedná o online dokument nebo tištěný dokument nebo o oba, bude to z jednoho zdroje nebo z jakých rozměrů stránky.

  • Jízdní řád-

Je nutné mít časový plán, zda se jedná o skutečný život plánování projektu, protože rutina nás vždy udrží na nohou. V souvislosti s plánováním a dokumentací projektu je velmi důležité mít časový rozvrh, abychom mohli vždy zkontrolovat příslušné otázky.

Důležitým mezníkem, který je třeba udržovat pod kontrolou, je
Jaké jsou milníky ve vývoji projektu?
Kterou kapitolu je třeba dokončit, když?
Jaké je období revizního cyklu?
Jaké KPI bychom měli mít pravidelně pod kontrolou?
Kolik typů a kol revizí by mělo být povoleno?
Jaký je kalendář?

  • Rizikový faktor-

všichni slyšeli prohlášení „čím větší riziko, tím vyšší odměna“. S každou prací je tedy vždy spojen nějaký rizikový faktor. Jako-

Jaké jsou překážky tohoto projektu?
Které faktory narušují stabilitu projektu (nebo jej zastaví)?
Existuje plán zálohování takové události nebo jaká jsou připojovací opatření?
Jaká nápravná opatření je třeba přijmout, aby fungovala?

Závěr

Jak vidíte, že bez plánu dokumentace nelze promítnout upřímnou projekci jeho projektu.

Můžeme tedy říci, že dokumentační plán je plánem všech projektů, včetně všech ifs a buts. Je to páteř celého systému. Přestože nemůžeme říci, jak moc by se na ní měla ukázat závislost, protože někdy je lidský úsudek v reálném čase mnohem lepší než psaná pravidla, ale pro laiky by se mělo začít pracovat na projektu, lze poskytnout vodítko, které je nutné, a to nejprve zahájením plán dokumentace. A také je velmi důležité analyzovat veškerou naši práci, shromáždit co nejvíce nápadů a inspirací, jak můžete před tím, než se projekt dostane na podlahu, protože čím více se potíme na poli, tím méně jsme krváceli na zem.

Doporučené články

Toto byl průvodce plánem projektové dokumentace. Zde jsme diskutovali o komponentách ideálního dokumentačního plánu. Další informace naleznete také v následujícím článku -

  1. Metodika projektového řízení
  2. Role projektového manažera
  3. Fáze řízení projektů
  4. 6 kroků k vytvoření plánu řízení rizik projektu

Kategorie:

Rozvoj podnikání