Netechnický klient: Přečetl jsem si projektovou dokumentaci, ale nedostal jsem různé aspekty specifikací softwaru, který se má použít. Chtěl bych na ně další vysvětlení.
Projektový manažer: Jasně. Můžeme diskutovat o těchto bodech a pak se můžeme pohnout kupředu.
Netechnický klient: Zde je v jednom z článků, které jsem procházel na internetu, uvedeno, že softwarový nástroj bude schopen převzít zátěž pro 10 členů projektu, ale přidělili jste pouze 5 a pokud bychom měli 10 na palubě, práce by se udělala rychleji, počítám.
Projektový manažer: Ano, máte pravdu. 10 GB může podporovat 10 členů projektu, ale investovali jsme 5 GB úložiště pro 5 uživatelů a to snižuje přesné náklady; nezmeškáme kdykoli. Budeme požadovat, aby projekt vydržel tuto časovou osu, abychom mohli směrovat v kompletním 360stupňovém systému zpětné vazby v pozadí pro podnikání, aby si udržel svůj vlastní. Navíc pracujeme na vyhledávání a porovnávání funkcí, které by projekt přesto udržely po dlouhou dobu. V takovém případě investici zdvojnásobíme a projekt stále spěcháme. Žádná kvalita.
Netechnický klient: Ten poslední kousek jsem úplně nepochopil a v dokumentaci, kterou jste mi poslali, není o tom zmínka. Můžete to objasnit?
projektový manažer: Pane, je to určitě jasně uvedeno v dodatku, který vám byl předán spolu s plánem. Podařilo se vám to projít?
Netechnický klient: Oh! Ne, neprošel jsem to. První stránka sama mě přiměla myslet na jazyk jako řecky. Má příliš mnoho termínů, kterým nerozumím. Můžeme naplánovat schůzku, která projde celou dokumentaci?
Projektový manažer: Jistě! Dejte nám vědět, kdy to můžete udělat z našich stránek.
Chybějící most mezi vedoucími technických projektů a netechnickými klienty
Jak jasně vyplývá z konverzace mezi netechnickým klientem a projektovým manažerem, vždy bude velké procento odpojení mezi technicky spolehlivými projektovými manažery, kteří se celý den pohybují v technickém dialektu a jejich netechnickými klienty, kteří potřebují své služby, ale nejsou tak dobře obeznámeni s celým schématem technického světa.
Pokud se klienti aktivně podílejí na projektech, kterých se účastní, může pro projektového manažera trochu vyčerpávajícího udržovat most mezi lidmi, kteří vědí hodně o práci, která se provádí, aby se usnadnily potřeby osoba, která ví něco o pozadí práce.
Projektoví manažeři a techničtí odborníci jsou obvykle lidé, kteří by měli podrobnosti o produktu a procesu v žargonu, který by nemusel být srozumitelný jednotlivci, který toto pole nechutnal. Jako projektoví manažeři mají odpovědnost za udržení efektivního komunikačního spojení mezi námi a netechnickými klienty velmi důležitý postoj ve velkém schématu věcí. Budeme vyžadovat vstup našich klientů až do ukončení projektu.
Nemůžeme však mít všechno před sebou a požádat je, aby dešifrovali technické termíny uvedené v projektové dokumentaci a projektových pokynech nebo dokonce prezentace, které předkládáme. Budeme se muset otočit a otočit a přivést je na světový pohled na produkt nebo službu, kterou vytváříme nebo zlepšujeme v rámci projektu. Překlenutí této technické a netechnické mezery je nesmírně důležité a my se podíváme na 8 různých způsobů, jak můžete prezentovat svou práci, aby mohli vytvořit mentální představu o produktu.
8 způsobů, jak efektivně komunikovat s netechnickými klienty
Níže jsou uvedeny jisté způsoby, jak se dostat přes tuto komunikační linku s netechnickými klienty. Tyto tipy a triky vám umožní velkou svobodu dosáhnout toho, co považujete za nejobtížnější. Vstaňte a povídejte si se svými netechnickými klienty a změňte, jak vidí projekt a jak k němu přispívají.
-
Zjistěte více o světě vašich zákazníků a vložte si nohy do bot
Prozkoumejte pozadí netechnického klienta a odvětví, ze kterého pocházejí. Ujistěte se, že víte dost o jejich profesionálním pracovním stavu, abyste pochopili úroveň komunikace, kterou jim můžete poskytnout. Při komunikaci s nimi také pochopte úroveň technické úrovně, o které jsou si vědomi, a šlapejte po stejných linkách.
Tito jednotlivci nebudou vždy zcela ztraceni, když jsou součástí projektu, ale jako vedoucí projektu je vaší zodpovědností mít na paměti všechny úrovně pohodlí všech zúčastněných stran a členů týmu, když řídí a pracují na projektu. .
Zamyslete se nad jejich perspektivou a projděte se kilometrem v jejich botách, pak pochopíte, jak vidí technické termíny a podle toho můžete na základě této studie a výzkumu změnit své úrovně prezentace a své technologické žargony. Věnujte se tomu, abyste udělali dobrou práci při komunikaci s těmito jednotlivci. A jeden důležitý aspekt - zůstaňte skromní.
-
Nezapomeňte, že se jedná o lidi a jejich činy, ne o kódy a technologii
Pokud jste technicky zdatný jednotlivec, neznamená to, že vás každý dostane na místo, když se chlubíte technickým žargonem, který nosíte. Jako vedoucí projektu zajistěte, abyste se při rozhovoru s netechnickým klientem soustředili na lidi (váš tým a zákazníky) a na úkoly, které v projektu vykonávají. Informujte své klienty o jejich pokroku a o tom, jak přispívají k dosažení tohoto milníku v projektu.
Mluvit o kódových liniích a problémech s kódovou smyčkou, které nastanou, vám nebude opravdu prospěšné a pošle vaše netechnické klienty do šílené nálady.
Zkuste použít výrazy, které se mohou týkat, například „uživatel bude muset stisknout toto tlačítko, aby se dostal na tyto stránky, aby dokončil transakci…“ namísto „systém zahájí akci odeslání a během akce zobrazí oznámení o dokončené transakci. dostane dokončeno … “Tímto způsobem můžete zasáhnout přímo v srdci toho, čeho chtějí s tímto projektem dosáhnout, a umožnit jim pochopit, že vy a váš tým máte pravdu.
-
Keep It Simple, Silly
KISS a řekni, říkají. Jako projektový manažer, který jedná s externími netechnickými klienty, musíte zajistit, aby komunikace s vašimi klienty byla úplná, stručná a více než kdy jindy jednoduchá. Použijte prostou angličtinu, abyste k nim dostali svou zprávu. Studovali jste jejich pozadí a víte, na co vroucně reagují. Vaším dalším krokem je tedy udržet veškerou komunikaci s nimi tak jednoduchou, jak je to možné, a vyrovnat ji pouze na základě toho, co jste získali odbornou kontrolou na pozadí.
Nepřekonávejte je žargonem, který byste mohli použít se členy svého týmu nebo interními zúčastněnými stranami, a buďte s nimi upřímní ohledně každého probíhajícího řízení.
Efektivní komunikace je cesta. Představte si situaci, kdy navštívíte lékaře a on vám vysvětlí vaše onemocnění způsobem, který vás nechá zmatený a na místě. Bezmocnost, kterou cítíte, je přesně tím, čím prochází váš klient. Takže, vládce, KISS (udrž to jednoduché, hloupé).
-
Diskutujte o výsledcích, které získají
Při komunikaci s netechnickými klienty se ujistěte, že jim vysvětlíte „proč“ a „co“ děláte spíše aspekty projektu než „jak“ děláte právě to. Když netechničtí klienti prozkoumají výhody a funkčnost, kterou chtějí z projektu vytěžit, reagují lépe, než když vysvětlíte složité podrobnosti o tom, jak váš tým vše spojuje.
Ukažte jim výhody, které jim výsledky přinesou. Ukažte jim, že s každým milníkem dosaženým projektem a projektovým týmem se přiblíží k dosažení cíle, kterého si stanovili. Zajistěte, aby si uvědomili, že tyto úkoly povedou k dosažení stanoveného cíle a že tyto úkoly po dokončení efektivity přinesou více výhod, než se očekávalo.
S ohledem na to jsem si jistý, že i vy jako projektový manažer budete hledat další výhody, které z tohoto jediného projektu vyplynou.
-
Použijte příklady
Analogie a použití příkladů mohou být v té době vašimi nejlepšími přáteli. Tato cvičení vám dokonce pomohou s uvedením vaší tvůrčí stránky do práce. K tomu, abyste se poučili, otočte se a proměňte se v příklady z každodenního života. Tímto způsobem budete moci lépe propojit informace s úrovní jejich odbornosti. S větší relativitou a vědomým úsilím z vaší strany je budete moci vyhrát i se svým kamarádstvím. S relativitou přichází spolehlivost as tím přichází důvěra v práci, kterou děláte, a komunikaci, kterou poskytujete svým netechnickým klientům.
Použití příkladů vám může dokonce pomoci zjednodušit projekt pro sebe a členy vašeho týmu a umožní vám podívat se na projekt z pohledu laiků. Tím se zvýší vaše šance na všestranný projekt, který skutečně vychází vstříc zákazníkům i široké veřejnosti.
-
Pokud jde o projekty, nepodceňujte ani nepřeceňujte jejich úroveň odbornosti
Přestože tito netechničtí klienti často nejsou příliš dobře obeznámeni s technickou podstatou předmětu, zejména při tvorbě softwarových nástrojů a aplikací, mají většinou dobrou a dobře obloukovou znalostní základnu, pokud jde o projekty a procesy. Chápou procesy a jak tyto procesy mohou v konečném důsledku umožnit snadný průběh procesu vývoje softwaru.
Určitě je můžete mít na palubě, abyste týmu aktivně pomohli, pokud jde o spuštění projektu. Existuje mnoho různých typů klientů, s nimiž se my, projektoví manažeři, musíme vypořádat. Nemyslete si, že jsou všichni jako jeden, ale chápe každého klienta důkladně, jeho silné a slabé stránky a jak můžete využít jejich silné stránky a minimalizovat jejich slabiny. Analyzujte je všechny a nikdy nedělejte chybu s podceňováním nebo nadhodnocováním těchto jedinců.
-
Dejte jim třídu 101
Vezměte na vědomí všechny podmínky, které budete používat ve svých prezentacích a dialogy s netechnickými klienty. Vytvořte seznam definičním fórem a zapište si definice do prosté angličtiny, abyste je mohli předat svým netechnickým klientům a aby pochopili, co tím myslíte, když je používáte. Můžete se vyhnout prázdným výrazům, které budou mít na jejich tvářích, když na svých schůzkách vyjmete tyto podmínky, a také se vyhnete ztrátě času v důsledku vysvětlení těchto konkrétních podmínek.
S tímto cvičením jsem si jist, že vaši netechničtí klienti budou mít také příležitost naučit se něco nového a umožní jim, aby byli nadšení ze setkání a prezentací. Tato aktivita je může připravit na mnoho dalších setkání a diskusí, které plánujete uspořádat, a umožní jim také přispět plodně. Není to to, co chcete?
-
Vždy se jich zeptejte, jestli uchopí to, co jim říkáte
Pozastavte prezentaci a zeptejte se svých netechnických klientů na několik otázek:
- Jsi se mnou?
- Je pro vás něco nejasného?
- Potřebujete, abych něco opakoval?
- Máte v souvislosti s tímto konceptem nějaké obavy nebo pochybnosti?
- Potřebujete pomoc s něčím?
- Jste spokojeni s rychlostí prezentace?
Tyto otázky mohou být uklidňující a může jim ukázat, že potřebujete jejich přítomnost a aktivní účast a že jim musíte porozumět všemu, co se děje. Rovněž jim dává příležitost klást triviální otázky, které při odpovědi mohou změnit jejich porozumění.
To také naznačuje, že jste rádi, když odpovíte na jakoukoli otázku, kterou na vás házejí, a to jim pomůže vybudovat sebevědomí a přijmout, že nerozuměli určitému pojmu nebo konceptu. S touto podporou se postaví, aby vyjasnili své pochybnosti. Váš projekt pak těží z výhod, protože o něm mohou přemýšlet z jejich pohledu a nabídnout vám zcela novou perspektivu, o které byste měli přemýšlet.
Doporučený článek
- Dluh a vlastní kapitál
- Průvodce odpovědností vedoucího projektu