Úvod
V tomto článku uvidíme nástin plánu projektu vs. plánu řízení projektu. Vždy jsme si byli vědomi a docela často jsme se smáli, že rozdíl mezi plánem projektu a plánem řízení projektu je jen v tom, že přichází část „management“ do bytí! Ale když se podíváme na seriózní podnikání, neuvědomujeme si, že plán projektu se v mnoha ohledech liší od plánu projektového řízení a tento článek vás provede rozlitím fazolí velmi systematickým a krok za krokem způsob.
Vítejte ve světě projektů a řízení projektů!
Plánování je vždy považováno za nejdůležitější fázi životního cyklu projektu a do značné míry předchůdce všeho, co se v projektu odehrává až do jeho dokončení. Fázi plánování musí brát velmi vážně vrcholový management, vedoucí projektu a tým zapojený do projektu. To je tato fáze, která přináší plány a tyto plány jsou důkladným popisem toho, co je třeba udělat a kde, a přicházejí ve všech formách a formátech, které řeší různé potřeby.
Proč projekt potřebuje plány?
Ať už máte malý projekt nebo velký podnik, je důležité vědět, že každý projekt nemůže pokračovat jen s několika lidmi, kteří pracují stejně náhodně, jak práce pokračuje. Je důležité pochopit, že každý projekt potřebuje plán. Ale proč?
Plán je téměř jako mapa. Dokument o směru, který může vést projekt k cíli, ke kterému má směřovat. Plán také zajišťuje, že při provádění plánu je zachována dynamika. Spolu s tím plán udržuje stav a také ukládá úkoly, které povedou k úspěšnému dokončení projektu.
S milníky a správným rozdělením rolí a odpovědností, s plány, je plán zdravý a velmi dobře promyšlený prostřednictvím dokumentu, který zahrnuje postupné provádění sledu akcí k dosažení stanoveného cíle. Pokud je plánování prováděno systematickým a přesným způsobem, stává se provádění snadnější. Bez úplného a komplexního plánu je obtížné dosáhnout výkonu tak hladce, jak byste požadovali. To vás tedy bude stát víc úsilí a zpoždění a využití více zdrojů, než očekáváte. Abyste mohli implementovat plán, je nezbytné vědět, co pro vás může plán udělat. Níže jsou uvedeny 4 body, které hodí světlo na výhody plánování a mít u sebe komplexní plán:
1. Zlepšení komunikace a reakce klientů
Obvykle je označován jako komunikační plán, může vás udržovat v neustálém kontaktu se svými klienty a zlepšovat a udržovat s nimi vztahy. Tímto způsobem si můžete být jisti, že jednání probíhá metodicky a nejlepším možným způsobem. Díky lepší komunikaci přichází příležitost správně pochopit potřeby a přání klientů. To posílí předložené plány a provádění bude téměř bezchybné.
2. Zvyšování transparentnosti naší vlastní práce
S plánem na místě můžete vědět, co je třeba udělat a posloupnost kroků vedoucích k dokončení konkrétního úkolu. Tímto způsobem bude i váš klient vědět, jak se proces odehrává, a může si vytvořit jasnou představu o tom, co členové týmu dělají.
3. Stávat se více organizovanými a efektivnějšími
Jasný plán je jako seznam úkolů, který byste měli sledovat a zůstat v pořádku. Tím se zdvojnásobí vaše produktivita a získáte požadované výsledky. Organizovaný projekt je jistě úspěšný projekt.
4. Zaměřte se na cíl projektu
S podrobnostmi přicházejí možnosti vedení na scestí a vedení směrem od cílů a cílů projektu. S odchylkou by se náklady zvýšily a zdroje by musely pracovat přesčas. Plán vás může udržet na kurze a může vás udržet v souladu s tím, čeho chcete dosáhnout, s minimální nebo žádnou odchylkou. To umožní, aby projekt nikdy neztrácel čas a náklady.
Infografika plánu projektu vs plán řízení projektu
Níže jsou uvedena nejlepší srovnání mezi plánem projektu a plánem řízení projektu.
Rámcové přístupy:
Plány mohou získat kterýkoli z následujících dvou přístupů, aby dosáhly požadovaných výsledků:
- Logický přístup
- Přístup k rozvoji plánu projektu
Logický přístup:
Logický přístup spočívá v tom, že vedoucí projektu vytvoří matici 4 sloupců a stejný počet řádků. Tyto řádky by měly vývojový cíl, krátkodobý cíl, výstupy a také vstupy, které je třeba poskytnout, aby se získal potřebný výstup. Zatímco nadpis sloupce by měl souhrny, ověřitelné ukazatele, vnější faktory přispívající k plánu projektu a různé způsoby ověření.
Přístup k vývoji plánu projektu:
Tento přístup by zahrnoval přípravu plánu projektu a plánu řízení projektu, který by zahrnoval různé fáze projektu a jaké různé činnosti budou prováděny za účelem dosažení potřebných výstupů. Plány projektu by měly zahrnovat základní potřeby, jako je cíl projektu, popis, analýza, požadované zdroje a další.
Nyní se v tomto článku ponoříme do tohoto přístupu k vývoji projektového plánu. Budeme se zabývat tím, co se tento přístup vyvíjí, plánem projektu a plánem řízení projektu a co odděluje tyto dva dokumenty. Zůstaňte naladěni na další!
Co je plán projektu?
Orgán pro řízení projektů znalostí definuje plán projektu, který má být…
„… Formální, schválený dokument používaný k vedení provádění projektu i řízení projektu. Primárním využitím plánu projektu je zdokumentování předpokladů a rozhodnutí o plánování, usnadnění komunikace mezi zúčastněnými stranami a zdokumentování schváleného rozsahu, nákladů a harmonogramů. Plán projektu může být shrnut nebo podrobně popsán. “
PRINCE2 definuje plán projektu, který má být:
„… Prohlášení o tom, jak a kdy má být dosaženo cílů projektu, a to uvedením hlavních produktů, milníků, činností a zdrojů požadovaných pro projekt.“
Účelem plánu projektu je být schopen správně a přesně definovat milníky, kterých má tým na projektu dosáhnout, aby se usnadnil a splnil zamýšlený rozsah projektu. Projektový plán jakékoli úrovně by měl být schopen odpovědět na čtyři základní otázky, které přicházejí k jeho projektu. Jsou to následující:
- Co? - Jaké jsou požadované výstupy / výstupy projektu? Jakou práci je třeba provést, aby bylo těchto výstupů dosaženo?
- Proč? - Proč je projekt zahájen? Co se snaží vyřešit?
- Kdo? - Kdo jsou členové týmu pracující na projektu? Co každý člen dělá v průběhu projektu?
- Jak? - Jak bude projekt ovládán? Jaké činnosti budou součástí projektu? Vedou projekt k úspěšnému dokončení?
Všimněte si, že plán projektu zní a vypadá stejně jako projektová charta, ale co jej odlišuje od tohoto dokumentu, je jeho účel . Zatímco projektová charta pevně uvádí obsah na papíře, je sestaven plán, aby realizace proběhla naživu.
Projektový plán by zahrnoval každý jednotlivý detail, který je k projektu. Není omezeno pouze na aspekt řízení projektu nebo na splnění cílů klientely třetích stran. Plán projektu klade důraz na přesnou posloupnost všeho, co se v projektu odehraje. Podporuje podrobný pohled na zmapování postupného postupu do dokončení projektu nebo, slovy, dosažení jeho cíle a vize, která byla uvedena v projektové chartě. Podrobný pohled by zahrnoval zdravý vhled do provádění každého úkolu k dosažení milníků, řízení jednotlivých dílčích úkolů a činností / událostí a kontrolu nad situací a především kvalitu procesu a jejich výstupů.
Nejčastěji nabízený jako plán výstavby, plán projektu obvykle zahrnuje následující témata v průběhu jeho realizace:
- Správa oboru
- Řízení jakosti
- Finanční řízení
- Plán řízení
- Správa zdrojů
- Komunikační plán
- Řízení změn
Co je plán řízení projektu?
Plán řízení projektu, na rozdíl od plánu projektu, může být definován jediným dokumentem, který projektový tým používá k popisu přístupu k řízení projektu nebo systému řízení projektu použitého při provádění plánu projektu. To by znamenalo, že pro určitý projekt by všechny vstupy řízení projektu v různých fázích projektu byly podrobně popsány v tomto dokumentu na základě projektového plánu, který byl vypracován na základě předpokladu projektové charty.
Mnoho odborníků najde jemnou hranici mezi těmito dvěma dokumenty a někteří nenajdou vůbec žádný řádek a tyto dva termíny používají pro plány zaměnitelně. Od 3. vydání PMBOK byl tento termín z důvodu přehlednosti standardizován na „Plán řízení projektu“, ale mnoho organizací se rozhodlo tyto dva dokumenty prezentovat jako samostatné entity, sledovaly různé formáty a sloužily různým účelům.
Plán řízení projektu lze také uvést jako logickou entitu tvořenou mnoha plány řízení, aby úkoly a činnosti projektu fungovaly podle plánu. Tyto plány řízení se neomezují na 10 oblastí znalostí uvedených v PMBOK. Tento plán obsahuje osvědčené postupy, které lze implementovat pro konkrétní scénář, a sestaví je pro úspěšné provedení tohoto úkolu. To zajišťuje vyvrcholení úkolu nejlepším možným způsobem.
V závislosti na rozsahu projektu může být tento plán rozdělený do jednotlivých plánů nebo může být pro stručnost vložen do jediného dokumentu.
Plány projektového řízení se vždy snaží odpovědět na otázku „jak“, nikoli „co“ a „proč“. S tímto rysem plány projektového řízení říkají týmům o tom, „jak“ provádět a zpracovat konkrétní scénář, pomocí kterého nástroje nebo přístupu k řízení. To posiluje postoj projektového manažera a jeho týmu a dává jim smysl pro směr a reference.
Pokud jde o témata, na která se vztahuje plán řízení projektu, zasahuje dobrá podobnost s tématy zahrnutými v plánu projektu, včetně řízení rozsahu, řízení kvality, až do řízení nákupu. Plán řízení projektu je převzat a implementován před začátkem provádění projektu a zajišťuje, aby byly vzaty v úvahu všechny postupy a aby byly dodržovány osvědčené postupy pro řízení projektu.
Plán řízení projektu můžete považovat za jakýsi návod, který vám pomůže implementovat plán stanovený před vámi, abyste dosáhli rozsahu a cíle projektu.
Klíčové rozdíly mezi plánem projektu a plánem řízení projektu
Nyní, když jsme definovali a porozuměli dvěma pojmům a různým, přesto podobným plánům projektu, pojďme se o nich učit jejich výraznými rozdíly, které je oddělují. Rozlišování plánu projektu a plánu řízení projektu.
| Plán projektu | Plán řízení projektu |
| Plán pohledu vyšší úrovně | Plán pohledu nižší úrovně |
| Podrobný plán zahájení projektu až do jeho ukončení | Vysoce detailní plán, jak zahájit projekt a sledovat jeho každý pohyb až do jeho konce |
| Tento plán se zabývá a řeší hlavní otázku: co | Tento plán se zabývá a řeší hlavní otázku: jak |
| Vizionářský dokument, který vykresluje projekt v krocích směrem k vizi nebo cíli | Realizační dokument, který vykresluje aktivity projektu a nástroje a techniky, které budou použity, k dosažení vize / cíle uvedeného v plánu projektu |
| Poskytuje vedoucímu projektu vizi toho, jaké budou kroky a fáze projektu | Poskytuje vedoucímu projektu konečný plán a vyvíjí systém pro realizaci vize projektového plánu |
Z pohledu zkoušky PMP budete muset rozostřit čáry mezi plánem řízení projektu a plánem projektu a skočit na rozjetý vůz dvou dokumentů, které jsou stejné. Třetí vydání PMBOK na ně nehledí jako na samostatné dokumenty, nýbrž je spojuje dohromady pod názvem „Plán řízení projektu“, jak je uvedeno výše v tomto článku. Tento blog jsem napsal s ohledem na to, že se jedná o dobré čtení a dobrý zdroj znalostí pro jednotlivce, kteří mají nebo se setkají s těmito pojmy, které jsou používány samostatně a zcela nezávisle v jejich organizacích.
Závěr
Plán projektu i plán řízení projektu jsou základními dokumenty používanými v životním cyklu projektu a zajišťují plynulé fungování projektu. Být schopen plně ovládat svůj projekt by znamenalo, že vaše plánování bylo provedeno s upřímným nasazením a důkladnou organizací. Plánování, když je provedeno uspokojivě, představuje 80% práce, což je pro vás jako projektového manažera jisté vítězství.