Běžní uživatelé sady Microsoft Office nejsou s aplikací Microsoft Access tak dobře obeznámeni jako s programy Microsoft Word, Excel nebo PowerPoint.

Protože Microsoft Access je relační databázová aplikace zahrnutá v sadě Microsoft Office Suite, která uživatelům umožňuje zadávat, spravovat a spouštět zprávy ve větším měřítku, je nejvhodnější pro ty, kteří potřebují rychle uspořádat velké množství dat.

Je to vrstvené někde mezi Excelem, což je ideální pro jednotlivce s malým ukládáním dat a SQL servery, které vyžadují větší týmy a firemní.

S pomocí aplikace Microsoft Access mohou uživatelé efektivně spravovat důležité informace tím, že je pohodlně ukládají pro budoucí reference, reporting a analýzu. Jak název napovídá, uživatelé budou mít přístup k organizovaným informacím ve své databázi s minimálním úsilím.

Funkce Microsoft Access;

  1. Ideální pro jednotlivé uživatele a menší týmy
  2. Snadnější než databáze klient-server porozumět a používat
  3. Import a export do jiných aplikací Microsoft Office a dalších aplikací
  4. Připravené šablony pro běžné uživatele k vytváření a publikování dat
  5. Umožňuje snadné vytváření a publikování webových databází
  6. Uživatelsky přívětivá funkce „Řekněte mi“ o pomoc
  7. Umožňuje vývojářům vytvářet vlastní řešení pomocí kódu VBA
  8. Možnost Skrýt / Zobrazit pro pás karet
  9. Umožňuje uživatelům nahlédnout do přehledu a eliminovat další zprávy
  10. Umožňuje výstupní zprávy ve formátu PDF

  1. Ideální pro jednotlivé uživatele a menší týmy

Microsoft Access je jednoduchá aplikace pro stolní počítače, která k fungování nevyžaduje žádný konkrétní hardware ani licenci. Je proto ideální pro jednotlivé uživatele a menší týmy, které za vyšší cenu nevyžadují větší a komplikovanější databáze.

Microsoft Access nabízí řadu výhod oproti databázovým řešením přes SQL Server a Oracle, kde není potřeba databáze příliš vysoká. Mnoho menších týmů se nyní může vyhnout nákupu obrovských zdrojů pro své základní a jednoduché potřeby pomocí aplikace Microsoft Access.

Dále nepotřebují nikoho ke správě nebo sledování přístupu, který může být vyžadován běžnými databázemi klient-server.

Navíc přichází s možností umožnit uživatelům převést svou databázi do aplikace, která byla představena po aplikaci Microsoft Access 2007.

  1. Je snazší porozumět a používat databázi klient-server

Aplikace osobních počítačů, jako je Microsoft Access, převzaly mnoho aplikací, které byly dříve zařazeny do databáze klient-server v minulosti. Uživatelé aplikace Access nemusejí absolvovat žádné speciální školení, aby získali dovednosti potřebné k používání aplikace.

Mnoho uživatelů se samoučilo, že používají Microsoft Access pro své individuální potřeby. Vytváření a správa databáze je poměrně jednoduché a snadné pomocí snadno dostupné, dobře uspořádané sady šablon, které budou dále popsány v tomto článku.

Uživatelé aplikace Microsoft Excel najdou aplikaci Access snáze zvládnutelnou, protože je podobná aplikaci Excel, i když základní pojmy databází se od aplikace Excel velmi liší.

Učení a správa této výkonné aplikace pomocí nejúčinnějších dostupných technik a nástrojů je možná i pro nové uživatele, kteří mají jen malou nebo žádnou znalost správy databází.

Aplikace Microsoft Access ukládá různé datové sady známé jako tabulky, které jsou potenciálně související a které společně kombinují a zvyšují flexibilitu dat.

Díky vzájemnému propojení a spojování tabulek poskytuje Access, systém správy relačních databází (RDBMS), celek flexibilnější reporting a funkčnost v této aplikaci uživatelům, což usnadňuje a usnadňuje jejich práci.

  1. Import a export do jiných aplikací Microsoft Office a dalších aplikací

Jednou z nejužitečnějších funkcí aplikace Microsoft Access je její schopnost propojit data s mnoha dalšími programy.

Je také snazší kombinovat data, která byla vytvořena v jiných programech, přenášet data mezi dvěma jinými programy nebo dlouhodobě akumulovat a ukládat data, příležitostně exportovat data do jiných programů, jako je Excel, pro analýzu.

S aplikací Microsoft Access existuje řada způsobů, jak zkopírovat objekt, například tabulku nebo formulář, z jedné databáze do druhé bez námahy. Kromě kopírování a vkládání objektu Microsoft Access také umožňuje exportovat objekt, který přichází s více možnostmi.

Pomocí aplikace Access je vhodné exportovat definici tabulky a data v tabulce nebo exportovat pouze definici tabulky, která je podle potřeby prázdná kopie tabulky. Můžete také uložit podrobnosti operace jako specifikaci exportu pro budoucí použití.

Skupina propojení importu a exportu zobrazuje ikony pro všechny formáty dat, do kterých může aplikace Microsoft Access importovat nebo exportovat data. Po kliknutí na tlačítko Další uvidí uživatelé více formátů, se kterými bude aplikace Microsoft Access pracovat.

Pro další pohodlí uživatelů pomáhá průvodce importem / exportem uživatelům s úkolem a uložením podrobností o této operaci jako specifikace.

  1. Připravené šablony pro běžné uživatele k vytváření a publikování dat

Microsoft Access pomáhá uživatelům při vytváření a správě databází, i když mají minimální zkušenosti v oboru. To je možné pomocí několika šablon Microsoft Access, který má vše připraveno k použití.

Při otevření konkrétního souboru šablony uživatel najde novou databázi s tabulkami, formuláři, makry, sestavami a dalšími potřebnými poli, která již byla vytvořena, což šetří čas a úsilí.

Galerie šablon pohodlně zahrnuje jak šablony pro počítače, tak pro web, ze kterých si může uživatel vybrat. Pro vytvoření databáze aplikace Access pro osobní použití by bylo nejlepší volbou použít šablonu plochy.

Pro vytváření databází pro publikování na serveru SharePoint se doporučuje, aby uživatel vybral webové šablony.

Například šablona zákaznického servisu pro stolní počítače z aplikace Microsoft Access 2013 pomáhá uživatelům vytvořit databázi zákaznických služeb pro snadnou správu několika problémů sledujících přiřazení, prioritu, stav a řešení.

Šablony aplikace Microsoft Access pro projektový marketing zaměstnanců a dodavatelů pomáhají uživatelům vytvářet rozsáhlou databázi marketingových projektů pro sledování časově citlivých výstupů, rolí zaměstnanců a jejich cenově dostupných dodavatelů.

Doporučené kurzy

  • Online kurz na Mac Excel 2011
  • Odborné školení v aplikaci Outlook 2010
  • Mac Outlook 2011 certifikační školení

  1. Umožňuje snadné vytváření a publikování webových databází

Uživatelé aplikace Microsoft Access mohou buď navrhnout svou vlastní databázi, nebo vytvořit databázi pomocí snadno dostupné šablony podle svých požadavků.

Ti, kteří jsou technicky důvtipní a dobře obeznámeni s webovými databázemi, by v ideálním případě navrhli svou vlastní databázi vytvořením prázdné databáze, na níž by vytvořili tabulky, které jejich databáze bude při přístupu potřebovat.

Pro ty, kteří potřebují pomoc nebo neví, jaké tabulky by jejich projekt vyžadoval, mohou využít šablony, které jsou pro ně k dispozici. Šablony aplikace Microsoft Access mají obrovskou kompilaci pro některé běžně používané databáze, které by uživatelé požadovali.

Dokonce i noví uživatelé mohou vytvořit databázi pomocí šablony podle následujících kroků

  1. Otevřete aplikaci Access a otevřete pohled do zákulisí kliknutím na SOUBOR.
  2. Vyhledejte požadovanou šablonu mezi šablonami, které byste tam viděli.

Pokud není nalezena požadovaná šablona, ​​mohou uživatelé vyhledávat v sadě Microsoft Office online a najít další šablony.

  1. Klepněte nebo klikněte na šablonu, která je vhodná pro daný účel, a zajistěte, aby byla vybraná šablona specifická pro databázi stolních počítačů nebo pro webové publikování.
  2. Zadejte název souboru a vyberte umístění pro uložení vytvořené databáze.
  3. Klepnutím nebo klepnutím na tlačítko Vytvořit vytvořte databázi.

Je to tak snadné.

  1. Uživatelsky přívětivá funkce „Tell Me“

Nová uživatelsky přívětivá funkce „Tell Me“, která byla představena v aplikaci Microsoft Access 2016, funguje jako asistent, který pomáhá uživatelům rychle dokončit úkol.

Tato funkce je k dispozici jako textové pole na pásu karet v aplikaci Microsoft Access 2016, které říká Řekněte mi, co chcete dělat s žárovkou vedle ní .

Uživatelé mohou do textového pole zadávat slova a fráze související s tím, co chtějí dělat dál, a rychle se dostat k funkcím, které chtějí použít, nebo akcím, které chtějí provádět. Poskytuje také pomoc týkající se toho, co je hledáno.

Například při zadávání slova „filtr“ se ořízne veškerá možnost související s filtrem v aplikaci. Uživatelé nemusí lovit žádnou funkci skrz bludiště nabídek s dostupným panelem Tell me.

Navíc, na rozdíl od asistenčních asistentů minulosti, tato funkce neříká uživateli, jak provést konkrétní funkci; to jednoduše nabízí jednoduchý krok, jak to skutečně udělat.

  1. Umožňuje vývojářům vytvářet vlastní řešení pomocí kódu VBA

Visual Basic for Applications (VBA) je programovací jazyk, který lze použít s aplikací Microsoft Access. Vývojáři používající aplikaci Access mohou vytvářet vlastní řešení pro svou databázi pomocí kódu VBA, což je efektivní programovací jazyk, který se skládá z kódu / příkazu pro konkrétní programy.

Pokyny povedou k tomu, že se akce provedou automaticky při spuštění programu. Tato výkonná funkce umožňuje vývojářům rozšířit základní vlastní řešení koncových uživatelů na profesionální řešení pomocí pokročilé automatizace, ověřování dat, zachycování chyb a podpory více uživatelů v jejich databázích.

  1. Možnost Skrýt / Zobrazit pro pás karet

Okno Microsoft Access se skládá z řady součástí, které uživatelům pomáhají efektivněji pracovat. Důležitými součástmi jsou podokno navigace, pracovní oblast Přístup, pás karet, místní nabídky a panel nástrojů Rychlý přístup. Některé z těchto součástí jsou společné pro jiné aplikace sady Office, zatímco jiné jsou jedinečné pro aplikaci Microsoft Access.

Pás karet obsahuje pět karet používaných k plnění různých úkolů v počítači souvisejících s organizováním a správou obsahu otevřeného okna v aplikaci Microsoft Access.

Je umístěn v horní části okna pod záhlavím a poskytuje snadný, centrální přístup k úkolům prováděným při vytváření databáze.

Stuha dostupná v aplikaci Microsoft Access se skládá z karet, skupin a příkazů. Každá karta obsahuje skupinu skupin a každá skupina obsahuje související funkce. Lze jej dále přizpůsobit požadavkům uživatele.

Stuha, která zpočátku zobrazuje několik hlavních karet, může být někdy trochu dráždivá. Nyní mají uživatelé možnost skrýt pás karet, pokud to není nutné, mít nepořádek bez obrazovky.

Možnost minimalizace pásu lze nastavit pro pás karet v přístupu dvojitým kliknutím pro budoucí relace. Nyní se uživatelé nemusí obávat, že by páska porušovala jejich pracovní plochu.

  1. Zobrazení přehledu eliminuje zvláštní zprávy

Uživatelé aplikace Microsoft Access si mohou vybrat čtyři různé způsoby zobrazení sestav:

  • Zobrazení přehledu
  • Náhled před tiskem
  • Zobrazení rozvržení
  • Návrhové zobrazení.

Zobrazení sestavy zobrazuje sestavu na obrazovce tak, jak by ji uživatelé rádi viděli. Velmi užitečnou funkcí aplikace Microsoft Access je, že nové zobrazení přehledů umožňuje uživatelům provádět filtry ad hoc v sestavě podobné způsobu, jakým mohou filtrovat formuláře.

Uživatelé si mohou vybrat, která pole chtějí mít ve svých přehledech tím, že si vyberou svou preferenci z více než jedné tabulky nebo dotazu.

Filtrováním konkrétní hodnoty sloupce nebo slov, která začínají nebo obsahují podobné písmeno nebo datový rozsah, lze sestavy upravit tak, aby vyhovovaly požadavkům uživatele.

Výsledné sestavy ukazují přesně to, co divák chce vidět, se součty automaticky přepočítanými. Navíc to nevyžaduje žádné speciální programovací dovednosti jménem uživatele.

Vývojáři dále mohou přidávat úrovně seskupení, nastavovat pořadí svých záznamů a třídit záznamy ve vzestupném nebo sestupném pořadí. Nakonec se uživateli zobrazí zpráva tak, jak to přesně požaduje, a všechna zbytečná pole budou odstraněna.

S malým úsilím se zlepší čitelnost zpráv a stanou se přátelštějšími pro uživatele.

S pomocí skrýt vlastnost Duplikáty na Ano mohou diváci v případě potřeby zbavit nežádoucích duplikátů.

  1. Výstupní zprávy ve formátu PDF

Dnes stále více uživatelů sdílí databázi prostřednictvím elektronických obrazových formátů nebo obecně známých jako pevné formáty jako PDF od Adobe Systems a XPS od Microsoft.

Přístup umožňuje uživatelům vytvářet zprávy v elektronických obrazových souborech prostřednictvím záložky EXTERNÍ DATA na pásu karet. Tyto zprávy si mohou prohlížet i uživatelé, kteří nemají nainstalovaný přístup do systému, protože soubor PDF lze otevřít
Adobe Reader.

Díky sestavám a databázi sdíleným ve formátu PDF byly aplikace aplikace Access výrazně vylepšeny. Uživatelé milují tento typ výstupu, který je vítán jako užitečný doplněk, který usnadňuje a usnadňuje distribuci zpráv prostřednictvím e-mailu, což šetří papír a přispívá k zelenému zpracování dat.

Se všemi výše uvedenými funkcemi a mnoha dalšími není divu, že Microsoft Access je dnes vedoucí databázový systém na světě, z čehož těží miliony uživatelů a stovky tisíc vývojářů.

Doporučené články

Zde je několik článků, které vám pomohou získat více podrobností o funkcích aplikace Microsoft Access, takže stačí projít odkaz.

  1. 9 Úžasné kroky, jak používat dovednosti aplikace Microsoft Excel
  2. Nejlepších 6 aplikací sady Microsoft Office pro stolní počítače Programy
  3. Jak zlepšit dovednosti aplikace Microsoft Excel?
  4. Nejjednodušších 20 zkratek aplikace Microsoft Excel (Advance)

Kategorie:

Tipy pro Excel