Úvod do činností v oblasti řízení času
„Buď spustíte den, nebo vás den spustí, “ říká rčení. To platí o většině z nás, kteří mají s časem poněkud nestálý vztah.
Často máme pocit, že dvacet čtyři hodin nestačí za den. "Tolik práce a tak málo času", jde o naši pet stížnost. Většina z nás se snaží zapadnout do naší práce ve lhůtách, které jsou nám stanoveny, a nakonec si stěžují, že i po vyzkoušení našeho maxima nám stále zbývá málo času. Efektivní řízení času je dovednost, kterou je třeba získat pečlivou a nepřetržitou praxí. Tajemství profesionálního úspěchu většiny lidí spočívá v tom, že se naučili efektivní činnosti v oblasti řízení času.
10 Úžasné činnosti v oblasti produktivity a řízení času
Ve chvíli, kdy slyšíte o činnostech v oblasti řízení času, co vám přijde na mysl? Nech mě hádat. Myslíte si, že jeden z následujících:
- Vím vše o činnostech v oblasti řízení času. Nikdo mi nemusí říkat, jak lépe využít svůj čas.
- Oh, já jsem beznadějný, když budu řídit svůj čas. Nic mi opravdu nepomůže lépe.
Pokud jste zaškrtli a), pak vám řeknu, že nejlepší manažeři často spadají do časových pastí, které snižují produktivitu a jedí pryč do jejich nabitého programu. Například přichází naléhavá pošta a vy se budete chtít odpovědět. Vaše nedokončená práce zůstává právě tím… nedokončeným. Nebo naléhavé předvolání přichází od šéfa, a vy necháte všechno, aby se o něj postaralo. Nebo někteří spolupracovníci začnou diskutovat o nějakém šťavnatém tématu a vy jste vtaženi do konverzace, a než to víte, je čas odevzdat práci a jste pozadu. Takže si nemyslíte, že vyděláváte z ukazatelů na činnosti v oblasti řízení času?
A pokud jste druh, který zaškrtl b), pak pro vás ještě existuje naděje. Vše není ztraceno. Čas je zdrojem, který se pro váš typ vždy zdá skromný, ačkoli to není vždy vaše chyba. Buď jste přetíženi prací, nebo prostě nejste dostatečně dobře organizováni. Ať je to cokoli, můžete určitě těžit z několika dobře načasovaných tipů na efektivní správu času.
Čas je zdroj, který je obvykle velmi žádán, a proto je velmi vzácný. Většina z nás neustále běží proti času nebo se snaží vyplnit co nejvíce věcí za co nejméně času. Někteří z nás se paradoxně snaží vyplnit čas, protože nemáme co dělat. Zdá se, že pro tyto lidi bez smysluplného zaměstnání se den protahuje.
Ať už je náš vztah k tomuto cennému zdroji jakýkoli, nikdy není ideální. Už jste někdy potkali člověka, který řekl: „Svůj čas zvládám dobře? Každý okamžik je dobře využit. “? Můj odhad není. Dokonce i nejúspěšnější generální ředitelé a vůdci se rozčílili a snaží se efektivně řídit svůj čas.
Jedním z důvodů, proč je čas tak cenným zdrojem, který je velmi žádaný, je to, že jej nelze doplnit. Jakmile je pryč, je pryč navždy. Žádné úsilí a peníze nepřinesou ztracený čas zpět.
Správné činnosti v oblasti řízení času pomáhají zlepšit celkovou kvalitu našeho života, kromě toho, že nám poskytují lepší pracovní spokojenost a pracovní výkon. Náš pracovní život se stává efektivnějším a my si můžeme více užívat volného času, pokud zvládneme čas. Podívejme se, jak můžeme tento zdroj optimálně využít na pracovišti ke zvýšení naší produktivity a spokojenosti.
1. Ne všechny práce, které přicházejí k vašemu stolu, jsou stejně důležité.
Musíte vědět, co je prioritou. Zeptejte se sami sebe:
- Co musím udělat?
- Kdy to udělám?
- Jak dobře to zvládnu?
Všechny papíry nebo e-maily označené jako naléhavé nemusí být přečteny a odtud, což narušuje váš pracovní postup. Svou práci musíte upřednostnit podle důležitosti a naléhavosti. Nebo můžete být v nebezpečí, že z někoho uděláte prioritu.
Pokud čekáte na více než jeden důležitý úkol, naplánujte si, jak je dokončíte. Rozhodněte o pořadí úkolů. Nedovolte, aby vás rušení nebo přerušení vyhodily z cesty. Udržujte svůj plán před sebou se seznamem úkolů. Zaškrtněte položky, jakmile jsou hotové. Prioritizace vám pomůže soustředit se nejprve na řešení důležitých věcí a poté řešit běžné záležitosti.
2. Naplánujte si den
Oslovte kancelář nebo své pracoviště před stanoveným časem, trochu před ostatními. Klidně se posaďte a naplánujte si den dopředu. Digitální organizátoři vám mohou pomoci při plánování úkolů a připomenout vám je. Ponechte si čas na setkání s interními a externími klienty a čas na interakci s kolegy a členy vašeho týmu. Časový rozvrh samozřejmě nepůjde přesně tak, jak jste jej naplánovali, takže udělejte drobné odchylky.
3. Zkuste dokončit práci v určitém časovém období
Činnosti v oblasti řízení času pomáhají vašim pracovním povinnostem a dodržují časové plány. Nepřeceňujte svůj pracovní den, ani nepřenášejte práci domů. Pokuste se dokončit věci do zadané pracovní doby. Seskupte úkoly, které se překrývají. Například pokud se chystáte setkat s klientem, použijte čekací dobu k vyplnění rutinních formátů. Při placení účtů si udělejte rezervaci vstupenek online. Pokud je naplánována schůzka, nechte ji zaměřenou na pořad jednání a zapište si diskutované body. Když vás lidé vidí, jak se držíte časových plánů, mají sklon respektovat i váš čas.
Doporučené kurzy
- Školicí kurz služeb zákazníkům
- Pojmenujte své kurzy značky
- Certifikační školení v oblasti marketingu obsahu
4. Omezte více úkolů
Ano, multi-tasking vypadá velmi dobře na papíře, ve skutečnosti vám dává více úzkosti a pálení žáhy, než soustředit se na jeden úkol najednou. Myslíte si, že věnujete pozornost deseti věcem najednou, ale ve skutečnosti necháváte všechny úkoly v různých fázích dokončení. Zpráva o trhu je neúplná, váš zákazník čeká, váš spolupracovník požaduje vaši odpověď a váš šéf chce soubor, který jste slíbili, aby dokončil práci. Začali jste na všech těchto pracích pracovat, ale brzy jste byli ohromeni a úplně zmatení. Dokončení úkolů jeden po druhém dává pocit uspokojení a kontroly.
5. Delegujte nějakou práci
Nemusíte dělat všechno sami. Drobné úkoly lze přenést na juniorské zaměstnance. Požádejte telefonního operátora, aby za vás uskutečnil studené hovory. Získejte peon pro dohled nad tiskem a kopírováním. Rutinní kancelářské práce, jako je rozesílání pošty, sledování atd., Mohou být delegovány na pomocníky. Soustřeďte se na větší a významné úkoly. Ujistěte se však, že vám delegáti ohlásili svůj pokrok. Jinak budete mít větší problém s opravou, která byla nesprávně provedena.
6. Nejprve udělejte nepříjemné úkoly
Nikdo z nás opravdu nechce dělat to, co se nám nelíbí, ale musíme udělat práci. Strávit nějaký čas ráno plánování, jak a kdy budete řešit nepříjemné úkoly. Pokud jste se vyhýbali setkání s výstředním zákazníkem, naplánujte si to na nějaký čas v den a získejte to. To únavné hlášení vám bylo přiděleno? Začněte s tím pracovat a nechte si to myslet. Nedokončená práce má sklon zabírat prostor ve vaší mysli. Čím více odkládáte, tím těžkopádnější se tyto úkoly stávají, a čím váhavěji se cítíte při jejich zahájení. Neodkládejte tyto úkoly. Řešit je jeden po druhém.
7. Nekontrolujte své zprávy a e-maily po celý den
Odložte si čas na jejich kontrolu a po zbytek dne nechávejte oznámení vypnutá. Nekontrolujte svůj e-mail občas. Při kontrole e-mailů a odpovídání na tyto otázky je třeba strávit spoustu našeho pracovního času, takže to dělejte pouze v plánovaném čase, nikoli během zbývající pracovní doby. Rozptyluje vás a než to budete vědět, strávíte celý den odpovědí a neodpovídáním na neodkladnou poštu a texty.
8. Odložte blok času na papírování a dopisy
Namísto čtení věcí, kdy a jak se dostanou do svého zásobníku, ponechte stranou čas, nejlépe odpoledne, abyste si přečetli. Období po obědě je nepatrné, v tu dobu si přečtěte svou poštu a dopisy. Použijte tento čas k psaní poznámek nebo písmen. Kromě vysoce naléhavé pošty, na kterou je třeba okamžitě reagovat, může vše čekat až do odpoledne. Napište svou korespondenci v době, kdy vás netlačí jiné naléhavé pracovní nebo telefonní hovory.
9. Naučte se říkat ne
To je důležitá taktika, kterou musíme všichni přijmout. Měli bychom být schopni říci ne nepřiměřeným požadavkům na náš čas. Většina lidí se řídí ad hoc praxí, kdy vytváří požadavky a žádosti o provedení práce. Vysvětlete, že váš čas je vzácný a lidé jej musí respektovat. Řekněte ne lidem, když k vám přijdou s neplánovanými požadavky. Pokud jste zaneprázdněni zadáním úkolu, ujasněte si, že nenastanou žádné náhlé změny v plánu. Hlavním důvodem, proč se vždy cítíme málo času, je to, že většinu z toho věnujeme práci, kterou jsme dříve neplánovali ani neplánovali. Naučte se zdvořile odmítat lidi.
10. Vyhledejte pomoc podpůrných spolupracovníků v procesu řízení času
Požádejte o pomoc kolegu, který vám pomůže dodržet pracovní plán. Může vám připomenout, když se vydáte mimo trať, a pomůže s některými vašimi pracovními zátěžemi, když se věci stanou nesnesitelnými. Podpora spolupracovníků nás často inspiruje k tomu, abychom se drželi našich plánů řízení času.
Také byste si mohli přečíst aplikace pro efektivní sledování času.
Nyní, když máte představu o krocích pro proces řízení času, proveďte tento kvíz a zjistěte, zda jste schopni sledovat ukazatele.
- Dostávám se na své pracoviště 10 minut před časem.
Ano / ještě ne
Pokud vaše odpověď ještě není, pak buck up. Potřebujete více času, abyste si naplánovali svůj den a shromáždili své nápady. Stojí to za námahu, věřte mi.
- Nejdříve dělám nejdůležitější úkoly.
Vždy / někdy
Pokud neděláte důležitou práci dříve, než se to stane naléhavým, brzy vám zůstane lapat po dechu s naléhavými úkoly, které vyžadují vaši pozornost. A váš šéf chce zprávu, jako včera!
- Můj denní rozvrh mi pomáhá při plánování a provádění úkolů
Ano, někdy
Stále jste si zvykli psát každodenní úkoly na seznam? Budete pokračovat v práci nahodile a odpovídat na požadavky, kdykoli a kdy přijdou, bez pocitu priority.
- Četl jsem svou poštu a texty, jak přicházejí.
Ano / Někdy / Ne
Co jsme diskutovali o opakované kontrole zpráv a e-mailu? Udělejte to prosím odpoledne nebo brzy ráno, než začnou věci. A pamatujte si, prosím, ne v Whatsapp nebo Facebooku v pracovní době.
- Existují některé věci, které jsem odkládal, až jsem byl naprosto nevyhnutelný
Ano ne
Takže stále odkládáte a odkládáte nepříjemnou práci? Nejprve vyroste a vyřešte těžké věci.
- Příležitostně odmítám své kolegy, když ode mě žádají nějakou práci.
Ano ne
Pokud jste se naučili říci ne, vynikající. Pokud tak neučiníte, buďte připraveni vyhovět nechtěným požadavkům na poslední chvíli.
- Odstranil jsem zbytečné úkoly nebo je delegoval
Ano ne
Stále si děláš studené volání sebe? Delegujte nebo se přetížte opakovanými a neobvyklými věcmi, zatímco důležité věci stále čekají.
- Dokončil jsem jednu práci najednou, než jsem pokračoval k další
Někdy / Ne
Takže děláte dvacet věcí najednou? Vzhledem k tomu, že jste takový multi-tasker, kolik úkolů jste již dokončili? Šance nejsou žádné. Soustřeďte se na jednu věc najednou.
Vytváření ziskových vztahů s časem vyžaduje čas a stálou praxi. Proces řízení času vyžaduje informovanost o sobě a našich každodenních návycích a činnostech, které vedou k plýtvání časem. Dokážeme-li vědomě posoudit náš životní styl a návyky, dokážeme detekovat a eliminovat řadu činností plýtvajících časem.
Takže si udělejte čas svým přítelem a spojencem. Navázat s tímto zdrojem obohacující vztah a zlepšit pracovní výkon a kvalitu. Vyžaduje to určitou sebekázeň a kontrolu. Brzy se ocitnete v závodě dopředu pomocí činností v oblasti správy času a přináší lepší práci než vaši protějšky. Vše nejlepší!
Doporučené články
Byl to průvodce správnými činnostmi v oblasti řízení času, který pomáhá zlepšit celkovou kvalitu našeho života, kromě toho, že nám poskytuje lepší spokojenost s prací a pracovní výkon. Jedná se o následující externí odkaz týkající se činností správy času.
- 15 profesionálních tipů a šetří čas při používání ZBrush (užitečné)
- Top 7 nejlepších aplikací pro sledování času pro zvýšení produktivity
- 4 způsoby, jak využít sílu analýzy v reálném čase
- 10 nejlepších důležitých technik pro volání za studena
- 3D kabát vs ZBrush: Nejlepší rozdíly