Projektová dokumentace
Projektová dokumentace není jen jednoduchá fuška, ale lze ji považovat za základní dovednost v dnešním věku. Přímo od vysoké školy k pracovním profesionálům, pracujícím na projektech, které jsou nedílnou součástí každodenní pracovní rutiny, je proto nesmírně důležité, aby člověk rozuměl tomu, jak dokumentovat, chránit a uchovat svůj projekt pro ověření důkazů a budoucích referencí. Hned od školy, pokud jsou jednotlivci považováni za tuto jednoduchou, ale efektivní dovednost projektové dokumentace a řízení, může v jejich profesionální práci přidat spoustu účinnosti a produktivity.
Z hlediska makro perspektivy je projektová dokumentace nedílnou součástí řízení projektů. Mohou existovat různé typy projektů v různých proudech, na kterých jednotlivci pracují, dokumentace může být pro projektového manažera obrovským přínosem a hodnotou, protože:
- Uvidí, zda byly splněny všechny požadavky projektu, pokud ne, co se musí udělat.
- V případě problémů ji může vysledovat ke zdroji problému a pracovat na poskytování konkrétních řešení.
- Může nést osobu odpovědnou za vykonanou práci, vedoucí projektu ji může vystopovat u analytika, který na projektu pracoval, pokud jde o práci, kterou analytik vykonal a kdy byl proveden.
- Poskytuje a slouží jako důkaz, že uvedený projekt byl skutečně vypracován.
- V případě konfliktů a sporů lze dokumenty týkající se projektu znovu vyhledat a lze je také použít k přiřazení vlastnictví projektu jeho oprávněnému majiteli.
- Jednoduše procházením dokumentů může správce znát stav projektu a odhadovaný čas dokončení.
- A konečně je důležité, aby byl projekt uspořádán správně, snadno čitelný a přiměřený.
V ideálním případě projektoví manažeři dodržují standardizované šablony, které byly v minulosti použity pro dokumentaci; tyto šablony jsou úspěšnými projekty realizovanými firmou v minulosti. Projektové plány, obchodní případy, stav projektu a požadavky se často opakovaně používají v minulých projektech, které byly úspěšné, protože pomáhá vedoucímu projektu soustředit se na jejich kompetence, efektivitu a produktivitu a snižování nadbytečné administrativy, která se obtížně sleduje a spravuje. .
Níže je uveden přehled klíčových fází životního cyklu projektu a toho, jak každá fáze generuje základní projektové dokumenty, které lze použít pro ověření, budoucí reference a ověření. 
- Zpráva o proveditelnosti - Před realizací projektu prochází řadou testů, zda je možné tento projekt provést a uvést jej do fáze implementace. Provádí se studie současných tržních trendů a kultury spolu s nákladovými výhodami spojenými s projektem.
- Charta projektu - Obsahuje přehled projektu, zmiňuje klíčové komponenty a cíle projektu a slouží jako měřítko. Pomáhá manažerovi znovu a znovu sledovat klíčové cíle.
- Specifikace požadavků - zmiňuje všechny požadavky potřebné k provedení projektu, pracovní síly, finanční zdroje, technologické zdroje, suroviny, specifické sady dovedností, oprávnění, pravidla a předpisy, schválení v různých fázích projektu.
- Návrhový dokument - stanoví konstrukční strukturu projektu, je vyroben takovým způsobem, který je snadno srozumitelný pro cizince, když si prohlíží projekt. Stanovuje architekturu projektu.
- Pracovní plán / odhad - stanoví časový rámec pro různé složky projektu, uvedené komponenty musí být dokončeny v stanovených lhůtách. Skutečný pokrok se vždy porovnává s těmito časovými osami.
- Matice sledovatelnosti - Pomáhá sledovat zodpovědnost analytika, který pracuje na konkrétních složkách projektu a na koho se v případě problému obrátit.
- Sledování problémů - udržuje seznam všech problémů, také ukládá problémy a jejich řešení, ke kterým došlo v minulosti, takže v případě, že problém přijde znovu, řešení je snadno dostupné
- Dokument pro správu změn - Zachycuje skutečný pokrok a všechny změny provedené v projektu
- Testovací dokument - Uloží všechny provedené testy a jejich odpovědi.
- Technický dokument - Stanovuje všechny technické požadavky z hlediska technologie, designu a specifikací.
- Funkční dokument - Zaměřuje se na to, jak provádět různé funkce a pokyny, které je třeba dodržovat při jejich provádění.
- Uživatelská příručka - přehled všech procesů, pravidel a předpisů. Jako standardní operační postup.
- Plán přechodu / dojezdu - Zmíní se o tom, jak bude projekt převzat z rýsovacího prkna k provedení. Pokrývá všechny kroky, jak implementovat projekt.
- Předání / uzavření projektu - Projekt je dokončen a dokumenty jsou uloženy pro budoucí použití.
Výše uvedené body byly klíčovými oblastmi a zdroji projektové dokumentace v různých fázích životního cyklu projektu. Kromě výše uvedeného seznamu existují některé běžné projektové dokumenty, které vznikají v každodenních projektech prováděných na úrovni jednotlivce nebo na úrovni společnosti.
- Plán projektu - časový rozvrh zmiňování, zdroje a náklady projektu.
- Řízení rizik - Uvádí všechna rizika, která by mohla v projektu vzniknout, můžete je řadit a podle toho přidělit zdroje.
- Protokoly problémů - Zmíní se o všech provozních problémech, které se vyskytují, a jejich řešení.
- Rozpočet projektu - nejdůležitější dokument, který zmiňuje celkové náklady a návratnost očekávanou z rozpočtu.
- Zpráva o stavu - zmiňuje stav dokončení a milníky a další milníky.
- Zprávy QA - Zprávy o zajištění kvality jsou důležité, protože před implementací projdete všechna základní kritéria.
Je tedy zřejmé, že projektové dokumenty jsou nesmírně důležité pro úspěšné dokončení projektu. Projektové dokumenty by měly být jasné, jednoduché, relevantní a až po značku. Každý projekt je rozdílem co do velikosti, rozsahu, výstupů a životního cyklu. Tyto projektové dokumenty by měly být vhodné pro daný projekt.
Projektové dokumenty by měly projektovému manažerovi a všem zúčastněným usnadnit život. Měl by jasně uvádět všechny požadavky, rizika, zdroje tak, aby všechny zúčastněné strany byly na stejné stránce.
Doporučené články
Toto byl průvodce projektovou dokumentací. Zde jsme diskutovali o Dokumentech projektu, které vznikají v každodenních projektech. Další informace naleznete také v dalších navrhovaných článcích -
- Nástroje pro správu projektů Google
- Co je agilní projektový management?
- Nástroj pro správu projektů Jira
- Interview Otázky řízení projektu
- Případová studie v řízení projektů