Úvod do komunikace v projektovém řízení
Než si oblékneme kombinézu a začneme popisovat důležitost komunikace v projektu, musíme mít jasnou představu o „řízení projektu“. Projektové řízení je disciplína používání postupů, zásad a principů k úspěšnému vedení projektu od koncepce po dokončení. Kromě toho je to algoritmus plánování, organizace a řízení zdrojů společnosti, který přesouvá určité úkoly / činnosti k dosažení.
Definice řízení projektů
Wikipedia definuje řízení projektu jako „disciplínu zahajování, plánování, provádění, kontroly a uzavírání práce týmu za účelem dosažení konkrétního cíle a splnění specifických kritérií úspěchu“.
Obecně spojujeme tento termín „projektový management“ s průmyslovými odvětvími, jako jsou stavebnictví, informační technologie, strojírenství, zdravotnictví, které mají komplexní sadu komponentů, které určitým způsobem uspořádají, aby dosáhly cíle v časovém rozpětí. Ačkoli každé odvětví rámuje metodiky projektu na základě svých potřeb, odpovědnost projektového manažera je téměř stejná, včetně stanovení úkolu, dokončení a také kontroly kvality hotového produktu.
Fáze komunikace v projektovém řízení
Od konceptualizace po dokončení existuje pět fází, které byly použity k dosažení úspěšného kloubového výsledku.
1. Zahájení : Tato fáze určuje začátek projektu. Jakmile projektový manažer získá schválení, zahájí dokumentaci popisu konceptu, která zahrnuje cíl založený na účelu projektu a jeho požadovaném výsledku s výpočtem rizik.
2. Plánování: V této fázi projektový manažer verbalizuje strategii k dosažení cíle s přísným dodržením časové osy. Může si vybrat členy týmu a zjistit úkoly / aktivity, jejich rozdělení mezi členy týmu s danými milníky a klíčovými parametry úspěchu. V této fázi se také zvažuje nastavení pracovního plánu a komunikační linky.
3. Realizace: Projektový manažer implementuje prostředky k dosažení požadovaného výsledku, jak je uvedeno v plánu projektu.
4. Controlling: V této fázi projektový manažer sleduje týmovou práci, aby sladil plánovaný výkon, jak je stanoveno ve fázi plánování.
5. Uzavření: V závěrečné fázi vedoucí projektu doručí konečný výsledek svým nadřízeným a usnadňuje administrativní úkol, pokud existuje.
Efektivní komunikace v řízení projektů
Pro úspěšné dosažení cíle je efektivní komunikace klíčovým faktorem, na který by měl projektový manažer myslet od začátku formulování strategie. Proto můžeme říci, že efektivní a efektivní komunikace je životním prostředím jakéhokoli druhu projektového řízení. Mnoho projektů selhává kvůli neefektivnosti nebo nedostatečné komunikaci. Podle zprávy PMI (Project Management Institute) by měl projektový manažer strávit 90% svého času komunikací se zúčastněnými stranami a členy týmu. Úspěšné vedení závisí na jasné komunikaci o cíli, výkonu, zodpovědnosti, úspěchu, výzvách a zpětné vazbě od zákazníků s členy týmu, kteří obvykle patří do rozmanité skupiny lidí. Rozhodující součástí účinného vedení projektu je pravidelné podávání zpráv o průběhu a stavu projektu zúčastněným stranám. Správné řízení komunikace sestávající ze tří procesů tedy do určité míry snižuje riziko selhání. To jsou některé z efektivní komunikace v řízení projektů.
- Plán komunikace
- Spravujte komunikaci
- Monitorujte komunikaci
Plán komunikace
Prvním krokem v komunikačním plánu je stanovení analýzy požadavků na komunikaci. O projektu je tolik informací, ale které informace musí být zaslány komu je důležité rozhodnout. Komunikační plán musí být dostatečně podrobný, aby pokrýval všechny faktory včetně publika (členové týmu, zúčastněné strany, zákazník), cíle, kanálu (médium komunikace, jako je ústní, psaní) atd.
Správa komunikace projektu
Implementace komunikačního plánu je nejvyšší odpovědností projektového manažera. To zahrnuje -
- Sběr a analýza dat.
- Distribuce a přenos zpráv.
- Ukládání jakýchkoli komunikačních zpráv, souborů nebo dokumentů.
- Načítání jakékoli uložené komunikace.
- Zneškodnění staré zprávy o komunikaci, uzavření projektu nebo data.
Monitorujte komunikační plán
Projektový manažer by měl monitorovat a řídit plán řízení komunikace po celou dobu jeho životního cyklu.
V souvislosti s projektovou komunikací jde o „výměnu znalostí, dovedností a zkušeností“. Existují tři klíčové oblasti komunikace, které platí úspěchu jakéhokoli projektu hodně věku. Oni jsou -
- Interní výměna informací.
- Výměna informací a podávání zpráv se zúčastněnými stranami projektu.
- Projektový marketing
Je důležité, aby projektový manažer na základě projektu navrhl komunikační strategii. Způsoby komunikace, které by následovaly, je upřímné rozhodnutí vedoucího projektu. Metodiky, ať už aktivní nebo pasivní, lze rozlišit na základě organizační struktury a průmyslového standardu. Toto jsou některé metody efektivní komunikace, které může projektový manažer přizpůsobit, aby účinně a uváženě komunikoval se členy týmu a zúčastněnými stranami.
Metody efektivní komunikace
Efektivní komunikace pomáhá rozvíjet pozitivní prostředí, najdeme několik metod efektivní komunikace.
1. Aktivní nebo synchronní komunikace
Pokud se všichni členové nebo strany účastní výměny informací současně, komunikace se nazývá synchronní komunikace.
A. Živé setkání - Připojení všech členů týmu na stejném místě.
b. Videokonference - živá videokonference.
C. Konferenční hovor - telefonní hovor, na kterém se účastní dva nebo více lidí.
d. Zvukový hovor - Jako konferenční hovor, ale provádí se online pomocí softwaru, jako je Skype.
E. Computer-Assisted Conference - Zvukový konferenční hovor s připojením počítačů, kde je zobrazena tabulka nebo dokument, a mohou být editovány oběma stranami.
F. IM (Instant Messaging) - výměna hlasových zpráv nebo textu pomocí vyskakovacích oken, jako je Google Hangout.
G. Textové zprávy - výměna zpráv prostřednictvím mobilních telefonů nebo osobního digitálního asistenta.
2. Pasivní nebo asynchronní komunikace
Mnoho typů komunikace v řízení projektů nevyžaduje přítomnost všech členů týmu nebo stran na stejném místě. Tento typ komunikace se nazývá asynchronní komunikace. To zahrnuje:
A. E-mail - Elektronická pošta se široce používá ke koordinaci projektu a ke komunikaci mezi členy týmu.
b. Fax - Fax je po celém světě široce používán jako důvěryhodný proces přenosu dokumentů.
C. Blogy - Někteří projektoví manažeři píšou blogy o svých zkušenostech s různými výzvami, jimž čelili při provádění projektu. Tyto blogy mohou být užitečné pro budoucí rozhodovací proces.
S rozvojem moderních technologií je možné shromáždit všechny členy týmu odkudkoli na světě.
Manažer projektu si může zvolit jakýkoli komunikační kanál se členy týmu nebo zúčastněnými stranami, ale komunikace se stane účinnou realizací toho, co je sděleno, s účinnou zpětnou vazbou získanou od různých zúčastněných stran. Aktivní naslouchání, silné prezentační dovednosti, dovednosti při řešení konfliktů atd. Jsou rysy klíčových kompetencí úspěšného projektového manažera.
Doporučené články
Toto byl průvodce komunikací v projektovém řízení. Zde jsme diskutovali koncept, fáze a různé efektivní metody komunikace v projektovém řízení. Další informace naleznete také v dalších navrhovaných článcích -
- Technické dovednosti pro projektového manažera
- Projektová dokumentace
- Úvod do projektového řízení
- Nejlepších 10 mýtů o řízení projektu bylo přerušeno