Plán řízení rizik projektu - Říká se: „Preventivní opatření je lepší než léčba“, a to platí v každé životní etapě. Ať už je to čas, kdy vlastníte projekt, nebo jste mimo studium na zkoušku, přijetí nápravných opatření na samém začátku vaší práce vám může pomoci získat náskok a také se vyhnout nehodám a katastrofickým událostem později, kdy jste na kolenou do závazku. Totéž platí v případě projektů v dnešní době, kdy je třeba před zahájením projektu podniknout některá opatření, abyste ušetřili riskování, což může vaše plány zcela vyhodit.

Zdroj obrázku: pixabay.com

Plány řízení rizik projektu jsou tato myšlenková mapování, která mohou identifikovat, předvídat a využívat řešení v případě, že se projekt dostane do problémů / problémů. Dobrý plán řízení rizik projektu může čelit neočekávaným problémům, které se objevují, protože plánovač zohlednil všechny možné scénáře, které se mohou při provádění projektu pokazit. Hasiči nejsou vždy nejlepším způsobem a mohou poškodit další fáze projektu.

Vynikající plán řízení projektového rizika může snížit úroveň problémů ovlivňujících projekt přibližně o 80% - 90%, což je dobrý rozsah. 20% - 10% může vždy představovat procentní podíl marginálního rizika, který není zohledněn. V tomto článku se podíváte na plány řízení rizik projektu a na to, jak vytvořit promyšlený plán projektu.

Co je to riziko?

Wikipedia definuje riziko jako…

"… potenciál získat nebo ztratit něco hodnotného."

S touto definicí mě rychle zasáhne, že se riziko může vyplatit dvěma různými způsoby: můžete z toho buď získat velkorysý prospěch, nebo se propadnout ztrátou. Normálně však vždy vnímáme riziko v nejnegativnější konotaci a vždy plánujeme zmírnit toto negativní riziko, které očekáváme. Co se stane, když se riziko, které se vám vyplatí, vyplatí? Úplné pochopení rizika, kterému je projekt vystaven, vám dokonce umožní plánovat náhlý úspěch, který by vyžadoval hodně kontroly a řízení.

Jednoduše řečeno, Wikipedia také definuje riziko jako „neúmyslné interakce s nejistotou“ . V případě projektů a řízení projektů je rizikem faktor, který je potenciální hrozbou pro úspěšné dokončení projektu, podle plánu. Riziko může nastat během kterékoli fáze životního cyklu projektu a může nepříznivě ovlivnit celé fungování projektu, což vede k tomu, že se odchýlí od navrhovaného plánu.

Tyto nepříznivé účinky mohou být stálým nebo dočasným ohrožením času, rozpočtu, zdrojů nebo dokonce kvality udělené projektu. Projekt je vždy ve stavu rizika a řízení projektového rizika přispívá k identifikaci a přijímání opatření proti těmto rizikům ve správný čas, správným způsobem. Řízení a řízení úrovní rizik a nejistoty jsou to, co plán řízení rizik projektu bude hledat, a tyto aspekty se budeme věnovat v následujících částech.

Co je plán řízení rizik projektu?

Po rychlém přechodu do rizika a jeho řízení se pro každý projekt na trati považuje za nezbytné zahrnout plán řízení rizik očekávaných pro tento projekt. U všech projektů je procento rizika, které je vznáší, a vždy je třeba mít k dispozici plán řízení rizik projektu.

Plán řízení projektového rizika je v zásadě krok za krokem instruktážní dokument, který identifikuje a předvídá scénáře, které mohou ohrozit projekt a najít způsoby a prostředky řešení rizika. Plán řízení projektového rizika shrnuje přístup řízení projektového rizika, který byl přijat projektovým manažerem a týmem, a tento plán řízení projektového rizika je obvykle součástí obchodního plánu projektu, který je vytvořen na začátku projektu.

Plán řízení rizik projektu bude vždy obsahovat následující atributy a prvky:

  • Proces - Toto je celý proces, který bude přijat s cílem identifikovat, analyzovat, vyhodnotit a zmírnit rizika v průběhu životního cyklu projektu.
  • Rozpočet - Vždy existuje riziko na nákladech projektu, protože jakmile projekt začne, musí se v průběhu projektu měnit. Způsob řešení takové změny musí být rozpracován v plánu řízení rizik projektu.
  • Struktura práce - strategie zapojené do řízení rizik projektu musí být přeneseny do WBS. Jak a kdy je třeba zahrnout do plánu řízení rizik projektu.
  • Registr rizik - Četnost revizí registru rizik je součástí plánu řízení rizik projektu.
  • Role a odpovědnosti - Když se projekt dostane do problému s rizikem, které je s ním spojeno, plán informuje člena projektu, kdo má na starosti který scénář.
  • Struktura reportingu - Je to stejné jako u rolí a odpovědností, ale stručně se věnuje struktuře reportingu v situaci, kdy se vyskytne riziko a v jehož rukou musí ležet rozhodnutí.
  • Kategorie rizik - Pro správnou organizaci informací musí být riziko pečlivě kategorizováno a klasifikováno.

Vypracování plánu řízení rizik projektu

Plán řízení rizik projektu účinně definuje „jak“, pokud jde o rizikové procesy a strukturování v průběhu celého životního cyklu projektu. Bude také zahrnovat následující:

  • Analýza nebo zpráva o očekávání možných rizik
  • Řešení nebo strategie zmírňování, které se liší od rizik s vysokým dopadem po rizika s malým dopadem

To vše s ohledem na jeden cíl - vyhýbat se vykolejení projektu .

Existuje 6 základních kroků, které je třeba dodržovat, aby se vytvořil všestranný a úspěšný plán řízení rizik projektu. Jsou to následující:

  1. Identifikace rizika a vytvoření registru rizik

Než přemýšlíte o řízení a zmírňování rizik, je důležité, abyste je znali a správně je identifikovali. Pokud vám při identifikaci možných hrozeb chybí riziko, ohrožujete samotný projekt a jeho dokončení.

Abyste mohli zcela identifikovat všechna rizika, můžete použít metodu prvního definování kategorií, do kterých tato rizika mohou spadat, například projektová rizika, podniková rizika, obchodní rizika, rozpočtová rizika, systémová rizika, rizika lidí, rizika podnikatelských cílů, a mnohem víc. Pro snadnější identifikaci je lze dále kategorizovat do přesnějších kategorií. Jiný způsob kategorizace může být z hlediska rizika, že je externí nebo interní. Metoda PEST je také široce používána v průmyslu: dělení založené na politických, ekonomických, sociálních a t echnologických faktorech.

Použijte brainstormingovou relaci s členy projektového týmu, odborníky na předmět a zúčastněnými stranami, abyste získali přehled o kategoriích a správné identifikaci rizik. Malé a střední podniky mohou být z pohledu vnějšího pohledu na projekt.

Všechna zjištěná rizika jsou podrobně uvedena v registru rizik a ke každému stanovenému riziku je přiřazena úroveň. Tyto úrovně jsou založeny na pravděpodobném výskytu rizika v průběhu životního cyklu projektu a jeho závažnosti. Registr rizik obsahuje následující informace o každém riziku spojeném s projektem a prochází všemi fázemi řízení projektového rizika:

  • Jedinečná identifikace
  • Stručný popis
  • Úroveň dopadu na projekt
  • Možná frekvence výskytu
  • Jednotlivci odpovědní za řízení rizika
  • Plán zmírňování
  • Přidělený rozpočet

  1. Analýza a vyhodnocení rizik

Jakmile určíte rizika spojená s projektem, dalším krokem je analyzovat a vyhodnotit každé riziko a určit jejich dopad na úspěšné dokončení projektu. Rizika by měla být analyzována a vyhodnocena s ohledem na následující 2 kritéria:

  • Pravděpodobnost
  • Úroveň dopadu

Projektoví manažeři jsou vyzýváni, aby každé riziko uvedené v registru rizik hodnotili na stupnici nízké, střední a vysoké pravděpodobnosti výskytu a nízké, střední a vysoké závažnosti míry dopadu. Mohou vytvořit matici pro mapování těchto hodnocení, aby získali zdravou představu o rizicích a jejich vlivu na projekt.

Toto třídění a hodnocení matic lze později použít k upřednostnění různých typů rizik a umožnit vedoucímu projektu zavést opatření v rámci plánu řízení rizik projektu. Stupnice přiřazené projektovým rizikům mohou být buď ve stupních nebo číselných hodnoceních, které projektový tým a organizace považuje za pohodlné.

  1. Identifikace rizikových spouštěčů

Obecně rozdělte svůj tým do podskupin, které se budou starat o každé riziko, pokud k nim dojde tak, jak jste předpokládali. Tyto podskupiny budou muset studovat svá rizika v hlubším smyslu a rozpoznat spouštěče těchto rizik a varovné signály, které mohou projektovému týmu říci, že jejich projekt je ohrožen.

Tip : Standardně se dokument 3 spouští pro každé riziko přidělené v registru rizik.

V této fázi může projektový manažer určit role a odpovědnosti, které každý tým a členové týmu přebírají, když čelí rizikovému scénáři. Jednotlivci mají autoritativní pravomoc spravovat a vypořádat rozpočty pro každé riziko a jsou odpovědní za vymýšlení nápadů a plán těchto nápadů s projektovým manažerem.

Role a odpovědnosti lze rozdělit na základě oddělení, pracovního titulu nebo odborných znalostí jednotlivce nebo týmu. Pokuste se zapojit všechny zúčastněné strany projektu, abyste získali přehled a odborné znalosti o plánu řízení rizik projektu. Tito jednotlivci mohou dokonce velmi přispět k identifikaci těchto spouštěčů rizik, které mohou být zařazeny později do plánu řízení rizik projektu.

  1. Brainstorming pro nápady na řešení

Každý tým nyní přijímá svá rizika a brainstormy do myšlenek, které podmanují hrozby. Měla by to být preventivní opatření nebo pohotovostní plány přijaté týmem na začátku projektu, aby se snížilo nebo eliminovalo dopady těchto rizik na dokončení projektu. Tým by měl uvažovat o využití příležitostí, které přicházejí na cestu, jak je uvedeno v plánu projektu ve fázi plánování životního cyklu projektu.

Příležitosti jsou nejčastěji pozitivními riziky v projektu a častěji mohou tyto příležitosti ve skutečnosti neutralizovat negativní rizika, na která se zaměřujeme. Projektoví manažeři by měli naléhat na tým pro řízení projektového rizika prostřednictvím plánů řízení projektového rizika, aby věnovali pozornost i příležitostem ke zmírnění rizik.

Na základě kolektivních nápadů, které přicházejí od různých oddělení a myslí, které na tom pracovaly, musí projektový manažer učinit rozhodnutí, aby vytvořil akční plán (POA) pro řešení. To je to, o čem budeme diskutovat v dalším kroku, kterým je vytvoření plánu!

  1. Vytvoření plánu

Jsou identifikována rizika, jsou zohledněna možná řešení nebo opatření, co je ponecháno na vytvoření, je pro ně akční plán. Tento akční plán je základní jednotkou plánu řízení rizik projektu a pro projektového manažera, který vlastní tento plán, bude muset zdokumentovat všechna možná řešení všech různých rizik zjištěných v rámci projektu. Tyto plány jsou v zásadě strategiemi pro zmírnění rizik, aby se rizika udržovala na uzdě.

Tyto strategie snižování rizika buď sníží šance na splnění rizika, nebo sníží dopad aktuálního rizika. Tyto strategie ke zmírnění rizika se rodí z myšlenek vyvrácených v rámci brainstormingu. Existují dva typy strategií zmírňování. Jsou to následující:

  • Preventivní - Tento typ strategie odpovídá na otázku: „co byste měli udělat teď?“ Tato strategie je navržena tak, aby se snížila pravděpodobnost rizika nebo závažnosti rizikového způsobu ještě předtím, než se riziko vůbec realizuje.
  • Pohotovost - Jedná se o plánované akce v případě, že se riziko realizuje. Stručně řečeno, odpovídá na otázku: „co by se mělo udělat, když…?“

Rizika, která jsou nejvyšší prioritou, se bude muset nejprve věnovat projektový manažer a jejich zmírňující plány musí být realizovány před zahájením projektu nebo podle akčního plánu. O rizika s nižší prioritou se lze postarat později, ale nelze je ignorovat ani zanedbat.

Registr rizik by měl zaznamenávat a dokumentovat všechna rizika, nabyvatele rizik, akční plán, který má být proveden, a náklady spojené s těmito riziky.

  1. Monitorování a kontrola rizik

Zatímco projekt pokračuje podle plánu projektu, vedle projektu řízení rizik projektu se stará o všechna rizika, s nimiž se projekt může při jeho dokončení setkat. Protože všechny výnosy z plánu řízení rizik projektu jsou zdokumentovány v registru rizik, je důležité tento dokument pravidelně kontrolovat. Zvažte období přezkumu za čtrnáct dní.

Ale proč sledovat a kontrolovat? Jak projekt pokračuje, existuje spravedlivá šance, že se projekt může setkat nebo si uvědomit mnohem více rizik, nebo je možné, že se změní rizika spojená s registrem.

Řízení rizik projektu je iterační proces a mělo by být bezproblémově začleněno do řízení celého vašeho projektu. Měl by být úzce integrován do rámce pro správu problémů, protože nevyřešené problémy se pomalu stávají potenciálními riziky.

Související kurzy: -

  1. Řízení rizik projektu
  2. Školení softwarového projektu
  3. Projektový management - Naučte se všechny skupiny procesů a oblasti znalostí

Kategorie:

Rozvoj podnikání