PMO - Řád nebo chaos? Většina z nás by raději trochu obojí, ale pořádek ve většině případů může být přínosem pro jakýkoli projekt. S mnoha subjekty se sejdou, existuje také šance na tahanice, která nemusí být nejlepším způsobem, jak řídit své podnikání nebo řídit své projekty.
V organizaci existuje mnoho projektů, které prospívají způsobu života. Tyto projekty se rodí z potřeby, která vyvstává, a je odpovědností programových manažerů a projektových manažerů, aby byli organizováni takovým způsobem, aby problémy byly snadno a jednoduše vyřešeny, aby z nich měli všichni prospěch.
Projekty jsou podmnožinou programu a s několika projekty probíhajícími v různých časových obdobích, postupně za sebou, všechny s cílem přiblížit program cílům společnosti a cílům pokroku. Aby bylo možné řešit všechny tyto věci probíhající současně nebo v různých časech, musí být projektoví manažeři a programoví manažeři opatrní a musí zorganizovat PMO nebo úřad pro řízení projektů. Tento PMO bude organizačním orgánem, který pomáhá v každém realizovaném projektu a v každém řešeném programu. V tomto článku se naučíme vše, co potřebujete vědět o PMO.
Co je PMO?
PMO ( Office Management Office ) lze perfektně popsat jako centralizovaný subjekt v rámci konkrétní organizace, která je odpovědná za stanovení standardů, udržování kázně, poskytování řídícího orgánu a prosazování správného souboru odpovědností za řízení a řízení projektů, stručné a důsledné.
Standardizace a disciplína jsou důležité klíčové rysy, které jsou v rámci organizace, která usiluje o realizaci více projektů, nezbytné. Tyto projekty provádí organizace s cílem změnit nebo zlepšit systémy nebo procesy. U PMO můžete klepnout na organizační orgán, který vám pomůže získat výhodu poskytovatele
g organizační standardy ve všech realizovaných projektech a programu. To by zahrnovalo důsledné školení poskytované projektovým týmům a mnoha projektovým manažerům, kteří projekt řeší v souladu s navrhovanými standardy řízení projektu.
S rostoucím počtem projektů se PMO hodí, protože implementuje důsledný přístup k řízení projektů. Tento centralizovaný soubor standardů a postupů odpovídá za různé aspekty spojené s řízením projektů a použité metodiky. Jsou zodpovědní za každý projekt, který udržuje určitou úroveň dodržování, pokud jde o kvalitu, péči o zákazníka a množství.
PMO může být tvořen skupinou oddaných jednotlivců, kteří vedou a nastavují standardy nebo dokonce jednu osobu, v závislosti na programu a rozsahu projektů. Postupem času, kdy podniky rostly co do velikosti a schopností, organizace přicházejí na to, že je třeba mít toto oddané a soustředěné úsilí, aby zajistily, že jejich systémy a procesy dokážou odolat rostoucím požadavkům a expanzi.
kancelář pro řízení projektů může být různých typů a musí vyhovovat potřebám stanoveným organizací, ve snaze zajistit, aby projekty dodržovaly normy a normy. Pokud je PMO nastaveno s jasným cílem, s pevným základem a podporou sponzorů as dokonalým přístupem k obchodnímu modelu, může být pro společnost hnací silou tvorby hodnoty a excelence projektu.
Skvělý nápad je přivést řízení projektů do popředí. Můžete mít standardizaci a dokonce můžete sledovat proti souboru norem pro svůj projektový tým a další členy spojené s projektem. Tak proč PMO? Podívejme se na hlavní výhody mapované při použití PMO:
- Realizace projektu nemůže být nikdy jednodušší ; s předvídatelnou konzistencí a účinností můžete zaručit úspěch
- Zřízení nadace pro iniciativy vaší společnosti a správa organizačního portfolia současně
- Podpora transparentnosti a účinného finančního výkaznictví s cílem povzbudit vedení
- Sladění obchodní strategie s investicemi s cílem posoudit úroveň úspěchu
- Zvyšování spokojenosti zákazníků a produktivity zaměstnanců za účelem zvýšení výkonnosti firmy
- Provádění standardních postupů v souladu s osvědčenými postupy používanými na celém světě
- Zajištění dlouhodobých úspor a návratnosti investic ( ROI ) pro veškeré školení a mentorování
Co dělá PMO?
PMO se v zásadě skládá ze 3 různých a rozmanitých složek nebo aspektů, které přispívají k efektivitě PMO ve stěnách organizací. Tyto aspekty jsou na sobě velmi závislé a úspěch PMO se skutečně spoléhá na tyto 3 pilíře síly. Tyto aspekty jsou následující:
- Funkční
- Strukturální
- Disciplinární
Každá složka je od sebe velmi odlišná a vzájemně se doplňují tak, aby se účelu PMO předvedl přímo před podnik a management. V této části se podíváme na jednotlivé komponenty a porozumíme jim. Jakmile to uděláme, jsme připraveni nastavit a začít s vlastním vlastním PMO.
-
Funkční
Stanovení funkčního aspektu PMO je důležitá iniciace, která může podpořit, jak se vaše PMO ukáže. Aby bylo možné zahájit proces, musí být v organizaci změřena a definována role nebo oblast působnosti PMO. Objednávka je udržována pro celou funkční sadu PMO a musí dodržovat udržované funkční úrovně. Následující obrázek vám dá shrnutí toho, co přesně jsou funkční úrovně PMO a jak je objednávka udržována a potřebována pro funkční aspekt.
PMO je z definice subjektem stanovujícím standardy, který je řídícím orgánem za účelem udržování jednotky pro řízení dodávek, jakož i systémem strategické podpory pro vedení a členy projektového týmu v rámci organizace.
Existuje postupné pořadí, které udržuje PMO. Každá úroveň závisí na úrovni mimo ni. To vše pod mikroskopem strategie nasazené organizací.
-
Strukturální
To tvoří kvalitativní základ PMO a jak to ovlivňuje prvky projektu nebo organizace - Lidé, Proces a systémy / nástroje.
- Lidé - Lidé v rámci systému PMO jsou jeho vedoucí jednotkou a zaměstnanci, kteří se snaží dosáhnout kvalitního projektu, aby dosáhli obchodního cíle společnosti.
- Proces - Proces jsou SOP založené na disciplínách, které PMO řídí. Procesy by měly být praktické a měly by být spojeny s pracovním postupem celé organizace. Přizpůsobivost a škálovatelnost a vstup od lidí v rámci organizace jsou také aspekty, kterým je třeba se při vytváření tohoto aspektu kanceláře přizpůsobit.
- Systém / Nástroje - Nástroje musí být šity na míru podle dostupnosti zdrojů a sady znalostí svých uživatelů. Systémy by měly být navrženy tak, aby zahrnovaly následující prvky:
- Všechny požadované informace v přesných formátech a v reálném čase
- Disciplíny PMO, které mají být zřízeny
- Měl by existovat mechanismy podávání zpráv, které zajistí účinné rozhodování za všech okolností
-
Disciplinární
Úřad pro řízení projektů by měl být zřízen pro řešení následujících kvadrantů řízení podniku, pokud jde o provozování projektů nebo programů v rámci organizace:
- Řízení komunikace - 360 ° komunikace pro všechny partnery
- Správa zúčastněných stran
- Reporting and Metrics
- Správa zdrojů - důležité pro provádění projektu
- Personální management
- Správa dodavatelů
- Nákup a správa aktiv
- Řízení změn - řešení problémů a řešení scénářů rizik se změnami
- Správa rozsahu
- Řízení rizik a emisí
- Řízení školení a rozvoje
- Řízení výkonu - Čas a náklady jsou kritickými aspekty každého podnikání
- Správa kritických cest
- Finanční řízení
Nastavení a provoz PMO
Nastavení PMO není jen o dokončení řady kritérií a zahájení implementační práce. Stejně jako implementace projektu, PMO potřebuje stejnou úroveň hodnocení, analýzy, dokumentace a plánování, aby věci začaly. Zapsal jsem si nejlepších 6 kroků, které budete potřebovat, abyste mohli zřídit a provozovat PMO, který bude řešit všechny vaše potřeby ve scéně řízení projektů, s vaší organizací a vašimi projekty. Pojďme přímo do toho!
-
Krok 1 - Zapisování hodnocení
Porozumění vnitřním a vnějším požadavkům a vašemu cíli zřízení PMO je klíčem k nastavení a případně spuštění PMO. Hodnocení je nutností, pokud jde o zřízení PMO. Budete muset projít a změřit aktuální stav organizace úřadu pro řízení projektů a zkontrolovat požadovaný cílový scénář, ve kterém by společnost chtěla být.
Za účelem provedení tohoto posouzení navrhuji, abyste využili hodnocení úřadu pro řízení projektů PMI OPM3 (Model organizačního řízení modelu splatnosti), které vám pomůže posoudit úroveň, v jaké je organizace, vůči současnému stavu PMO, který v ní sídlí.
Tento krok se zaměří na funkční oblasti, které by se řídily a regulovaly PMO, a na rozdíly mezi vaší firmou a požadavkem na PMO. Podívejte se na část Disciplinární část tohoto článku a seznamte se s různými kvadranty paradigmatu podnikového řízení. Pečlivým prozkoumáním těchto oblastí lze PMO umístit v příslušné úrovni zralosti.
-
Krok 2 - Výpis doporučení
Nyní jste posoudili, kde vaše organizace pro řízení projektů stojí a kam musí PMO zasáhnout, dalším krokem je pečlivě vyjmenovat doporučení, jak vyplnit mezery procesem, lidmi nebo systémy a jejich kombinací a permutací. . Tato doporučení by mohla zahrnovat:
- Mějte recenze brány pro lepší rozhodování
- Sledujte průběh svých projektů a podle toho informujte projektové manažery o rizicích
- Zajistěte, aby byly projektům poskytovány záruky kvality za účelem kontroly dodržování stanovených metodik řízení projektů
- Trénujte, mentorujte a trénujte nové projektové manažery v různých procesech a systémech řízení projektů zavedených pro standardizaci
- Spolupracujte a zajistěte, aby byly všechny nezbytné kroky a metody dobře dokumentovány pro opětovné použití
Zůstaňte v neustálém kontaktu se zaměstnanci, kteří pracují v organizaci, a požádejte je o častou zpětnou vazbu. Budete moci zjistit slabiny a silné stránky procesů a systémů, které se vyskytnou během provádění každého projektu.
-
Krok 3 - Vytvoření prováděcího plánu
Máte oblasti, které vyžadují trvalé výplně, máte doporučení a úroveň, v jaké jsou. Nyní přichází část, ve které vstoupíte a navrhnete plán implementace tak, aby se věci rozbíhaly. Máte doporučení, která jsou taktické povahy, zatímco někteří potřebují důkladnější organizaci; nazývají se strategickými doporučeními. Začněte s taktickými, stejně jako projekty, udržujte požadavky na čas, náklady a zdroje, abyste mohli vypracovat plán implementace.
Získejte buy-in od svého manažerského týmu, když navrhujete plán provádění, kterého jste si stanovili, a vezměte v úvahu vše, co vyžaduje prioritu. Mějte také na paměti strategický pohled na společnost a její umístění. Vrcholový management miluje vidět oddaného a vlivného manažera připraveného kráčet míli.
-
Krok 4 - Provádění realizačního plánu
Motory… na nohu na zrychlení… mapa v ruce … vše, co zbývá udělat, je uvolnit spojku! Přiblížte se k skvělému PMO před sebou! I když to zní jako dort-procházka, když jste uvedli odkaz na závodní auta, ale provedení PMO vyžaduje pečlivost a extrémní tvrdou práci, s nádechem jedinečné perspektivy jít a dosáhnout. Vydejte se na rozvržení taktických plánů a shromážděte ty „výherky“ pod křídly. Díky této podpoře jste připraveni dobýt další míli.
Ukažte hodnotu, kterou pro vás PMO drží při každém vítězství, které prochází, a vždy mějte na paměti cíl, který máte po ruce, a přitom držte přísné oko k tomu, aby se od plánu vůbec neodchylovalo. PMO musí lidem pomáhat s jejich projekty tak, aby odpovídaly standardu společnosti. S těmito krátkými výhrami můžete získat důvěru v mnoho věcí, na které se může PMO změnit.
-
Krok 5 - Komunikace aktualizace v častých intervalech
Komunikace je v našem životě mimořádným faktorem, díky kterému je přenos znalostí a informací tak pohodlný, pokud je využíván efektivně. V případě nastavení a validace tahů PMO je komunikace klíčovou součástí jejího úspěchu a smysluplné implementace. Aby PMO trval, musí být komunikační rámec silný a měl by oslovit všechny zúčastněné strany.
Protože se zaměřujeme na taktické plány a jejich dokončení až do strategických změn, musíme být schopni systematicky komunikovat každou aktualizaci systematicky. Tím bude zajištěna a posílena komunikace v celém textu a budou se aktualizovat nezbytné zúčastněné strany o pokroku, který PMO dosahuje a jak je implementace PMO pro organizaci vhodná.
-
Krok 6 - Zastavte. Hodinky. Opravit. Opakovat
Neustálé zlepšování je nejlepším způsobem, jak může projekt nebo jakýkoli podnik růst a dozrát v systémech a procesech, které bychom chtěli. Váš PMO by měl mít krátkodobá i dlouhodobá doporučení. Ty by měly být přezkoumávány často, většinou ročně, aby z nich byly vytvořeny plány a řešily příležitosti. S každou kontrolou, plánem a implementací vaše PMO roste a organizace organizace pro řízení projektů také roste při implementaci projektů a programů.
Váš PMO není stagnující entitou. Vyvíjí se a způsob, jakým se vyvíjí, je iterační proces. Zkontrolujte každou příležitost nebo riziko, se kterými se setkáte, a zkontrolujte, jak proces přináší hodnotu. Jakmile to uděláte, budete moci najít mezery, které vyžadují vyplnění, dokud nedosáhnete dokonalosti.