Rozevírací seznam Excelu (obsah)
- Rozevírací seznam v Excelu
- Jak vytvořit rozevírací seznam v Excelu?
Rozevírací seznam v Excelu
V rozevíracím seznamu Excel je užitečná funkce, která nám umožňuje vybrat hodnotu ze seznamu. Rozevírací seznam v Excelu se používá hlavně v organizaci, jako je zadávání dat a lékařské přepisy a datové panely, pro snadnější výběr a aktualizaci ověřovacích údajů z rozevíracího seznamu. Rozbalovací seznam Excelu tedy šetří čas, ve kterém se můžeme vyhnout chybám v ověřovací části.
Můžeme snadno vytvořit rozevírací seznam v Excelu výběrem karty dat, kde najdeme možnost ověření dat.
Jak vytvořit rozevírací seznam v Excelu?
Klikněte na nabídku dat a vyberte nabídku ověření dat, jak je uvedeno níže.
Klikněte na tabulku pro ověření dat, aby se nám zobrazilo následující dialogové okno.
Nyní vidíme část Validační kritéria, kde musí povolit volbu, klikněte na rozevírací pole, kde se zobrazí několik částí validace, jako je celé číslo, desetinné číslo atd.
Z validačních kritérií vyberte možnost Seznam a vytvořte rozevírací seznam Excelu, který vytvoří a požádá o výběr buňky pro zobrazení rozevíracího seznamu v Excelu.
Profesionální šablonu lze snadno vytvořit pomocí rozevíracího seznamu v Excelu, kde se používá hlavně pro ověření dat.
Nejprve vytvořte sadu databází, která se zobrazí v rozevíracím seznamu, tato databáze musí být udržována v jednom listu, odkud pochází datum z této hlavní hlavní databáze, takže je důležité, aby se hlavní databáze aktualizovala a udržovala správně.
Podívejme se nyní, jak to vytvořit pomocí několika příkladů.
Rozevírací seznam Excel - Příklad č. 1
Podívejme se na příklad, kde se chystáme vytvořit sadu studentských databází s názvem, rolí a známkou. Aby bylo užitečné vybrat jméno, hodit číslo a známku konkrétním studentům z excelentního rozevíracího seznamu nejjednodušším způsobem.
Tuto šablonu rozevíracího seznamu si můžete stáhnout zde - šablonu rozevíracího seznamu Excel
Ve výše uvedené tabulce vidíme databázi, která má jméno studenta, Roll No & Grade. Chcete-li vytvořit rozevírací seznam v Excelu, postupujte podle níže uvedených kroků:
- Klikněte na kartu Data. Zvolte Ověření dat.
- Dialogové okno ověření dat se zobrazí následovně.
- V Ověření vyberte kritéria možnost Seznam.
- Vyberte záložku zdroje, kde bude aplikace Excel vyžadovat, aby se v rozevíracím seznamu objevila buňka databáze.
- Jakmile kliknete na záložku zdroje, dostaneme výběrové pole pro ověření dat následujícím způsobem.
- Vyberte sloupec, ve kterém se má zobrazit rozevírací seznam, a vyberte sloupce A2: A8 pro rozevírací seznam studentských jmen a poté klikněte na ok.
- Jakmile dáme sloupec výběru, dostaneme rozevírací seznam, jak je uvedeno níže.
Nyní na výše uvedeném snímku vidíme, že pro jméno studenta byl vytvořen rozbalovací seznam, který ukazuje seznam jmen studenta. Funkce rozevíracího seznamu nám umožňuje vybrat jména studentů ze seznamu databází, abychom se vyhnuli chybám a také se vyhnuli zadávání duplicit do excelovského listu.
Nyní se podívejme, jak se dostat Roll Roll do rozevíracího seznamu takto:
- Přejděte na kartu data.
- Vyberte možnost ověření dat.
- Získáte dialogové okno, ve kterém se zobrazí kritéria ověření.
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Seznam.
- Umístěte buňku do sloupce F, jak je znázorněno na obrázku níže, abyste získali rozevírací nabídku.
- Vyberte sloupec databáze z B2: B8.
- Klikněte na ok.
Výsledkem by tedy bylo:
Nyní se podívejme, jak dostat Grade do rozevíracího seznamu takto:
- Přejděte na kartu data.
- Vyberte možnost ověření dat.
- Získáte dialogové okno, ve kterém se zobrazí kritéria ověření.
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Seznam.
- Umístěte buňku do sloupce G, jak je znázorněno na obrázku níže, abyste získali rozevírací nabídku.
- Vyberte sloupec databáze z C2: C8.
- Klikněte na ok.
Výsledkem bude:
Proto jsme vytvořili rozevírací seznam pro všechny Studentské jméno, Roll No, Grade. Nyní můžeme vytvořit rozevírací seznam, abychom vybrali jméno studentů a jejich odpovídající seznam ne a známek, jak je uvedeno na níže uvedeném snímku obrazovky.
Nyní vidíme, že rozevírací seznam byl vytvořen pouze pro jeden sloupec, který se použije na celý sloupec, kdekoli potřebujeme, abychom museli kopírovat a vložit rozevírací seznam do konkrétní buňky.
Nyní na výše uvedeném snímku obrazovky vidíme, že rozevírací seznam byl použit ve všech sloupcích, kde se v něm zobrazuje celé jméno studentů z databáze, stejně jako Roll No a Grade.
Rozevírací seznam v Excelu - Příklad č. 2
V tomto příkladu uvidíme, jak přidat jasnou ukázku rozbalovací nabídku „ANO“ nebo „NE“.
Zde ve stavu nyní přidáme rozevírací seznam „ANO“ nebo „NE“, abychom znali současný stav studentů.
- Přejděte na kartu data.
- Vyberte možnost ověření dat.
- Získáte dialogové okno, ve kterém se zobrazí kritéria ověření.
- Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Seznam.
- Umístěte buňku do sloupce F, jak je znázorněno na obrázku níže, abyste získali rozevírací nabídku.
- Vyberte sloupec databáze z B2: B3.
- Klikněte na ok.
Nyní můžeme vidět, že výše rozevírací seznam ANO nebo NE, abychom zkontrolovali současný stav studenta.
Rozevírací seznam v Excelu - Příklad č. 3
Chybové hlášení
Co se stane, pokud do databáze zadáme neplatná data, tj. Seznam neznámých jmen. Funkce rozevíracího seznamu nejprve zkontroluje v seznamu databází, pokud se název shoduje, Excel nezobrazí chybové dialogové okno.
Předpokládejme, že jsme do seznamu názvů studentů zadali neplatná data, například „geethas“, kde vidíme, že toto jméno studenta není v seznamu všech databází. Rozevírací seznam funkcí zkontrolujte v databázi, zda se jména shodují nebo ne, pokud ne, zobrazí se dialogové okno chyby následujícím způsobem.
Tuto chybovou zprávu můžeme upravit tak, aby koncový uživatel pochopil, jaká data potřebuje k zadání.
Při ověřování dat vidíme, že existují tři karty, jako je Nastavení, Vstupní zpráva a Výstraha chyby.
Zde budeme upravovat chybovou zprávu podle naší studentské databáze a postupujte podle níže uvedeného postupu.
- Přejděte na kartu ověření dat.
- Vyberte kartu Výstraha chyby.
- Výše uvedené dialogové okno se zobrazí s nadpisem a chybovou zprávou.
- Zadejte název a chybovou zprávu, která se má zobrazit pro buňku.
Proto jsme aktualizovali název názvu a chybovou zprávu, která se má nyní zobrazit. Uvidíme, jak se chyba objeví v dialogovém okně.
Předpokládejme, že jsme do sloupce s názvem studenta zadali neznámé jméno a funkce rozevíracího seznamu vyvolá následující chybu s vlastním názvem a chybovou zprávou následujícím způsobem.
Vidíme, že jsme zadali neznámé jméno jako „Samantha“, které není v databázi, a Excel se zobrazí jako chybová zpráva, kde jsme ručně dali do dialogu Chybová zpráva, jak je zvýrazněno výše.
Co si pamatovat
- Udržujte samostatnou databázi pro vytvoření rozevíracího seznamu v Excelu.
- Použijte příslušnou chybovou zprávu, kdekoli potřebujeme.
- Aplikujte ověření dat na konkrétní buňku.
Závěr
Rozevírací seznam Excelu se používá hlavně k vytváření profesionálních šablon a formulářů pro zadávání dat, které usnadňují práci.
Doporučené články
Toto byl průvodce rozevíracím seznamem v Excelu. Zde diskutujeme o tom, jak vytvořit rozevírací seznam v Excelu spolu s praktickými příklady a šablonou Excel ke stažení. Můžete si také prohlédnout naše další doporučené články -
- MS Excel: Funkce ISBLANK
- Použití funkce ISERROR v Excelu
- Jak používat funkci ISNA v Excelu
- Nejlepší příklady funkce Excel REPT
- Příklady maker Excelu