Úvod do osobních setkání se zaměstnanci
Individuální schůzky se zaměstnanci mohou být opravdu důležitým časem pro to, abyste se dozvěděli více o svých členech týmu a porozuměli jejich stylům práce a jak se vypořádají s jejich každodenními pracovními problémy. Jako projektoví manažeři se vždy snažíme udržovat efektivní tato individuální setkání se zaměstnanci a nechat je přinést výsledky, které představujeme našim členům týmu a našim týmům, jako je kariérní rozvoj a akční plány pro oblasti rozvoje. Ale někde po hranici, na které vždycky narazíme, buď chybí na těchto setkáních, nebo co je horší, nevedeme je tak, jak mají být vedena.
Ať už jste zkušený projektový manažer nebo nově povýšený projektový manažer, tato individuální setkání se zaměstnanci vám v současné době nedělají nic dobrého a máte pocit, že jsou pro vás a členy vašeho týmu ztráta času. Domníváte se, že hodina by mohla být využita lépe, než aby ji strávil poslechem nebo radě členům svého týmu.
Abych vyčistil vzduch kolem tohoto účinného nástroje, kterým jsou osobní schůzky se zaměstnanci, přišel jsem s tímto článkem, který vám vysvětlí, jak je důležité, aby tato osobní schůzky s sebou nesly, a jak můžete učinit je efektivními, aby poskytovali hojnost výhod.
Důležitost osobních schůzek se zaměstnanci
Během mého působení v pozici projektového manažera jsem narazil na mnoho kolegů s výraznými rozdíly v jejich názorech na význam a použitelnost schůzek jeden na jednoho. Někteří prostě nebyli součástí celého konceptu pravidelného setkání se členy svého týmu, aby diskutovali o výkonu a případných problémech. Věřili, že tato pracovní setkání jsou naprosto zbytečná a časově velmi náročná. Zatímco ostatní se chtěli vždy dozvědět více o rozsahu schůzek jeden na jednoho a byli přesvědčeni, že potřebují vědět, jak dosáhnout účinnosti tohoto druhu uspořádání schůzek, protože jim to pomohlo vyrovnat se se svými členy týmu a pravidelně informovat o jejich výkonu.
Domnívám se, že schůzky typu one-on-one považuji za platformu pro velkou výměnu informací a inovativních nápadů. Je to druh setkání, které pomáhá dvěma odlišným jednotlivcům pochopit a dozvědět se více o sobě, o čem vnímají organizaci a jak by na svém pracovišti viděli vážné problémy nebo někdy své vlastní frustrace. Neplánoval bych individuální schůzky pouze za účelem výkonu členů týmu, ale také abych rostl a dozvěděl se více o podnikání, členech týmu a jak se oba mohou spojit do velkého příspěvku.
Individuální schůzky jsou výhradně pro členy týmu, aby promluvili svou myslí a srdcem ven, a je to skvělá příležitost pro projektové manažery udeřit skvělou konverzaci, která pomůže rozvíjet jejich členy týmu tak, aby se v projektech, které provádějí, stali vycházející hvězdami.
Doporučené kurzy
- Program na analýzu funkčních bodů
- Online kurz nástrojů pro snižování odpadu
- Online certifikační školení v oblasti správy plánů projektů
Výhody jednorázových schůzek se zaměstnanci
V této části uvedu výhody, které osobně považuji za příchozí z osobních schůzek se zaměstnanci. Na těchto setkáních může být mnohem více výhod a kontrastních vedlejších účinků. Tyto vedlejší účinky většinou nejsou způsobeny tím, jak jsou schůzky navrženy, ale spíše závisí na vašem způsobu jejich provádění. Než se dozvíme o těchto 10 úžasných způsobech, jak vést individuální schůzky, podíváme se na seznam výhod, které jsem pro vás sestavil.
- Kontrola výkonu - Bude to skvělý čas, abyste vyhodnotili a zeptali se členů svého týmu, co si myslí o svém vlastním výkonu a odkud to jde.
- Sebehodnocení zaměstnanců - S tím, jak se rozhovory zvyšují, jim budete moci pomoci v jejich introspekci do jejich vlastních pracovních stylů a podle jejich pohodlí jim můžete řídit každodenní práci.
- Vyřešení problémů a problémů - Budete jim moci dát příležitost v konferenčních místnostech hovořit o problémech a problémech, jimž čelí, a problémům, kterým tým čelí. Buďte jim důvěrní.
- Sledování úrovně motivace - S pokračujícím tempem váš člen týmu jistě vylije své pocity ohledně této pracovní role. Když pak s vámi mluví o práci, kterou provádějí, můžete zkontrolovat úroveň jejich motivace.
- Závazek k monitorování práce - Tato setkání se zaměstnanci jsou velkou příležitostí požádat o jejich budoucí ambice, ať už jde o pobyt a růst v organizaci, nebo o přechod do dalšího zaměstnání, které najdou. Díky tomu můžete posoudit úroveň jejich závazku a na základě toho můžete předpovídat plány počtu zaměstnanců.
- Platforma pro ocenění - Pokud udělali něco, co stojí za zmínku v minulém týdnu nebo od posledního setkání s nimi na schůzce jeden na jednoho, ujistěte se, že jim gratulujete a povzbuzujte je, aby zvyšovali latku výše.
- Plánování oblastí jejich rozvoje - Každý z nás má oblasti rozvoje, na kterých je třeba pracovat, aby se přiblížily optimální kvalitě práce. Vytvořte plán SMART se svým členem týmu a dohodněte se na těchto pracích.
- Akční plán - Na základě vašich plánů rozvoje se ujistěte, že je požádáte, aby si zapisovali zápisy ze schůzky, všechny kompletní s akčními body, které mají být zkontrolovány a vyhodnoceny na příští schůzce.
- Nové nápady a inovace - Tato setkání se zaměstnanci mohou být nejlepším místem pro shromažďování nových nápadů a inovativních myšlenek, které procházejí myslí vašich členů týmu. Většinou je to prostřednictvím těchto členů týmu, které dostáváme ohromující a kreativní řešení našich konečných problémů a problémů.
- Spojení s nimi - Tato hodina může být nejlepší čas, abyste se osobně spojili se svými členy týmu. Můžete dokonce stanovit čas na rozhovor o náhodných lajkách a nerad budování vztahů a nalezení spojení, pokud jde o spolupráci.
- Zpětná vazba na vedení - Tato setkání se zaměstnanci jsou skvělou příležitostí požádat členy vašeho týmu, aby vám poskytli zpětnou vazbu. Každý musí zlepšit mnoho aspektů své práce a seznámit se s nimi ve svých zprávách může být skvělá věc. Požádejte je, aby byly stejně otevřené a průhledné, jak by chtěli, abyste byli s nimi.
Tipy na skvělé setkání jeden na jednoho
Nyní, když jsme zhrnuli mnoho výhod, které plynou z provádění individuálních schůzek se zaměstnanci, je naším dalším krokem pochopit, jak můžeme efektivně vést jedno a pak dvě a potom mnoho dalších. Níže je uvedeno 10 úžasných tipů, jak uspořádat skvělé osobní setkání se členy vašeho týmu.
-
Plán! Plán!
Nejčastější chybou, kterou manažeři dělají, je dodržovat rozvrh se svými členy týmu a nedodržovat jej. Plánování je opravdu velmi důležitým aspektem ve světě osobních setkání se zaměstnanci. Manažeři a jejich členové týmu by měli společně spolupracovat a zajistit, aby schůzka byla úspěšná tím, že budou včas a dodržují tyto plány.
Individuální schůzky v práci mohou být plánovány v různých frekvencích: týdenní, měsíční nebo čtvrtletní. Zatímco čtvrtletní je nejméně preferovaný a může se časově shodovat s návrhem organizace na čtvrtletní revizní schůzky v práci pro komunikaci, týdenní stánky jsou nejslibnějším a nejvýhodnějším časem pro tato individuální setkání v práci.
-
Jasná a přesná agenda
Je nezbytné naplánovat pořad jednání pro jednu schůzku v prvních několika minutách schůzky. Je důležité, aby agenda byla jasná, přesná a nejlépe ta, kterou vytvořil samotný zaměstnanec. To jim umožní mít kontrolu nad tím, co mají na mysli, což vede k velké konverzaci a správnému využití času. Jakmile zaměstnanec připraví agendu, budete si ji muset nechat ujít a před pokračováním se na ní musí obě strany důkladně dohodnout. To vám umožní vést schůzku ještě efektivněji.
Manažeři často vytvářejí pevné šablony pro své členy týmu, které mají dodržovat, zatímco křídí agendu. Tato šablona by obsahovala širokou kategorizaci času a každá sekce může obsahovat myšlenky a nápady člena týmu.
-
Vyberte neutrální nastavení
Většinou organizace dnes mají velmi otevřené uspořádání sedadel, kde se vyhýbají kabinám a kabinám svých zaměstnanců, aby propagovaly hodnoty otevřenosti a transparentnosti. To umožňuje hodně výměny informací mezi členy týmu. Tuto otevřenost a průhlednost aplikujte i při jednání na schůzkách jeden na jednoho a pro diskusi vyberte buď kancelář svého zaměstnance, nebo společnou konferenční místnost.
Pokud ve vaší kanceláři nemáte otevřený systém, vyhýbejte se schůzkám v kabině, zatímco v organizaci stále zachováváte hierarchii a dekódování.
-
Použijte pravidlo 60-40
Podle mě jsem toto pravidlo pojmenoval jako pravidlo 60-40, abych naznačil, kdo bude mluvit o tom, jak moc bude schůzka probíhat. Zde by měl být orientační, že 60 procent daného času by měl být využit členem týmu při schůzce jeden na jednoho. To jim poskytne dostatečnou kontrolu nad tím, co mají co říci, a mohou tak svobodně dělat bez spěchu, ke kterému dochází mimo zasedací místnost.
Můžete jim poradit ve zbývajících 40 procentech času a můžete jim pomoci, když vylévají problémy, kterým čelí, nebo mají doporučení k nápadům, které sdílejí. S takovou rovnováhou, která se odehrává v rámci osobních schůzek v práci, to může umožnit posílení postavení zaměstnanců ve vašem týmu a určitě budete považováni za skvělého manažera.
-
Udržujte obrázky připravené
Výkonové listy a týdenní nebo měsíční údaje by měly být stále připraveny a měly by být důkladně prostudovány, než uděláte pomlčku na schůzce s jedním členem týmu. Tímto způsobem budete mít pevný základ pro to, o čem musíte mluvit a za co je člen vašeho týmu odpovědný. Neskomplikujte věci grafy nebo grafy, ale dovolte si základní čísla o různých faktorech, na nichž je výkon člena týmu založen.
Ujistěte se, že máte šablonu, nebo sdílíte zprávu se svými členy týmu před jejich osobními schůzkami v práci a požádejte je, aby jim také prošli. Zajistěte, aby rozuměli svým vlastním číslům výkonu a nechte je, aby se vás zeptali, zda je něco nejasné nebo chybné.
-
Rozděl a panuj
Rozdělte si schůzku do sekcí a udržujte si čas pro každou z těchto sekcí. Ujistěte se, že svým členům týmu řeknete tyto oddíly a požádáte je, aby dodržovali své plány v rámci schůzek jeden na jednoho. Ideální schůzky typu one-on-one mají následující sekce:
- 15 minut - Vyjeďte a dohodněte se na programu
- 15 minut - umožněte členovi svého týmu hovořit o svém výkonu, problémech a obavách a věcech týkajících se jejich okamžité práce
- 15 minut - Nechte se radit a zpracovat informace o výkonu a problémech kolem člena týmu a pomoci jim s vedením a podporou pomocí plánů rozvoje SMART a akčních plánů
- 10 minut - Umožněte členovi vašeho týmu mluvit o nápadech a inovacích a jakékoli zpětné vazbě, kterou by pro vás měli
-
Šablona setkání
Udržujte pevnou šablonu schůzky a ponechte v ní prostor pro ad hoc dotazy a odpovědi nebo obavy kromě obvyklých úkolů, které provádí člen týmu. Umožněte, aby vaše šablona schůzky byla dostatečně flexibilní, aby vyhovovala potřebám mnoha vašich členů týmu. Jsou to různí jednotlivci a neměli by se omezovat na rigidní šablonu.
-
Stiskněte dolů Odpovědnosti
Na konci schůzky typu one-on-one je zásadní, abyste spolu s plánem rozvoje přidělili odpovědnosti na stůl. S odpovědností budete muset ze schůzky vydělat něco, co lze napadnout. Podle zpětné vazby a žebříčku úspěchu, který byl projednán, nebo myšlenek a inovací, které byly vyloučeny, zajistěte, aby členové vašeho týmu jednali podle nich a proměnili tyto rozhovory a nápady v prospěšné akce.
Vytvořte tuto část zápisu ze schůzky a umožněte členovi svého týmu poslat oficiální e-mail s uvedením zápisu ze schůzky spolu s dohodnutými závazky.
-
Co se stane v zasedací místnosti, zůstává v zasedací místnosti
Ujistěte se, že nezveřejňujete diskuse, které probíhají mezi vámi a vaším členem týmu. Jsou-li to body a nápady, na které lze reagovat, umožněte členovi svého týmu, aby na ně provedl dostatečné kroky a nespoléhal se na šíření slova sám, pokud to není relevantní a nezbytné.
Všechny osobní diskuse a cíle a oblasti rozvoje by měly být přísně mezi vámi a vaším členem týmu a měly by být použity pouze, pokud to považujete za vhodné. Nepoužívejte informace, které obdržíte během jednotlivých schůzek při práci na veřejném fóru a ve svůj vlastní prospěch. Váš člen týmu se vám svěřil; respektovat to.
-
Akční plán pro sebe
Je nezbytné, aby člen týmu nevytvořil akční plán, ale protože jste mezi nimi vůdčí osobností, existuje několik kroků, které budete muset učinit, abyste zajistili, že ve vašem týmu bude převládat vývoj.
Zapište si akční plán, ve kterém budete jednat ve prospěch svého člena týmu a firmy, která se vám vrátí jako výhoda pro vás. Soustřeďte se na pomoc svým členům týmu k dosažení úspěchu. To bude také váš úspěch.
Doporučené články
Byl to průvodce individuálními schůzkami se zaměstnanci, což může být opravdu důležitý čas, abyste se dozvěděli více o svých členech týmu a porozuměli jejich pracovním stylům. Jedná se o následující externí odkaz týkající se schůzek se zaměstnanci.
- 12 tipů pro řeč těla pro obchodní schůzky
- 3 vynikající tipy! Jak mít efektivní schůzky?
- 6 intranetových funkcí pro úspěšnou komunikaci zaměstnanců