Projektový management uchvátil náš profesní život tak, že se nyní stal standardem v každém jednotlivém podnikání a kanceláři / organizaci. Tato fáze systematického provádění vaší práce a organizace kousků projektu k dosažení společného cíle či cíle společnosti byla tím, co řídilo úspěšné projekty a inovativní, nejmodernější systémy změn a řízení změn. Díky technikám projektového řízení se vyvinuly přístupy projektového řízení a tyto přístupy se neustále vyvíjely a rostly k neustále se měnícím aspektům globálních podniků.
Jak industrializace rostla exponenciálně, došlo k mezeře ve způsobu, jakým jsme se dívali na přístupy projektového řízení a jak by to mělo dopad na podnikání. Práce musela být rychlejší, lepší a přesnější než kdy jindy. To se nám stalo jako nová stránka řízení projektu. Starší přístupy nebo více starších systémů se začaly nazývat Tradiční projektový management a nový, pulzující a intuitivnější přístup se stal známým pod názvem Dynamický projektový management.
V tomto článku se podíváme na to, jak můžeme rozlišit tyto dvě fáze řízení projektů a jak vám můžeme pomoci rozhodnout, který z těchto přístupů je pro vaše podnikání potřebný, aby fungoval jako dobře naolejovaný stroj. Postavíme tradiční projektový management vs. dynamický projektový management na základě 6 jednotlivých bodů a uvidíme, jak za těchto podmínek jedou.
Tradiční projektový management
Když mluvíme o tradičním řízení, díváme se na velmi omezenou a rigidní formu přístupu k projektovému řízení. Tento přístup byl začátkem řízení projektu na planetě Zemi a předpokládal, že rozsah a cíle projektu zůstaly po celou dobu životního cyklu projektu konstantní. Zahájení a plánování pak byly navrženy podle tohoto myšlenkového procesu. Byly provedeny alokace a produkt byl představen ve dvourozměrném uspořádání bez jakékoli variace nebo dokonce možnosti zvažované variace.
Bez absolutního rozpětí pro přizpůsobení rozptylům a změnám projektových plánů a plánů byly rozpětí úspěchu bezútěšné a ne příliš povzbudivé. Tradiční řízení projektu by určilo časové osy a zdroje s předpokladem, že se během projektu nic nezmění a plán bude vždy dodržován. Životní cyklus projektu vypadal takto:
- Zahájení projektu
- Plánování projektu
- Realizace projektu
- Monitorování a kontrola projektu
- Ukončení projektu
Životní cyklus projektu by byl sledován v sekvenčním pořadí a jedna fáze by následovala další, to znamená, že pouze po dokončení plánování projektu bude celý projekt přesunut na realizaci projektu.
-
Změny v plánu
Jak bylo uvedeno výše, tradiční řízení projektů má velmi rigidní výhled na celý prostor řízení projektů, který vytváříme, aby provedl změnu nebo posun směrem k stanovenému cíli. S předpokladem, že všechno zůstane tak, jak je, není v plánu, který je vypracován po zahájení projektu, žádná flexibilita.
S menším prostorem pro jakékoli změny, i když nepatrnou změnou, které musí projekt čelit ve fázi provádění nebo ve fázi samotné navrhování plánu, bude nezbytné, aby vedoucí projektu redesignoval celý plán od nuly s ohledem na provedenou změnu.
Jak nyní víme, že v průběhu práce na projektu existuje možnost mnoha změn. Přepracování a přepracování celého plánu by nebylo škálovatelné a stálo by to organizační čas, zdroje, inflaci rozpočtu a úsilí.
-
Role a odpovědnosti
V tradičním řízení projektů se díváme na ústřední postavu, která se stará o celé fungování projektu. Tímto jednotlivcem je vedoucí projektu (PM). PM prochází všemi fázemi, kterými projekt prochází, a odpovídá za jeho hladké fungování.
S dynamikou, kterou projekt nabízí, spadá odpovědnost za aktualizaci plánu také do rukou PM, čímž přetíží jednoho jednotlivce úkolem řízení a posouvání projektu na trať. To může být docela úkol řídit.
-
Produktivita a výkon
Velký důraz je kladen na dodržování harmonogramu a časových harmonogramů, protože nyní pro PM dochází k tvrdému trestu, i když je v plánu projektu dokonce malá změna. Tato jednostranná náklonnost k časovým rozvrhům projektu narušuje pracovní postup projektu a pracovní zpoždění se v každém případě zpožďuje.
Bez ohledu na skutečnou práci, která se odehrává, bylo také mnoho případů, kdy byla kvalita ohrožena s cílem zůstat načas. Pokud jde o časové harmonogramy, vždycky došlo k náhlému nátlaku a ne na okamžik, který by mohl dýchat a přemýšlet o tom, co členové týmu pracujících na projektu pracují.
-
Řízení rizik
Ačkoli většina koncentrace týmu a projektového manažera je na časových liniích, s nedostatečnou pozorností na řízení rizik a předvídáním rizik, tým by na rizika reagoval spíše než na ně reagoval.
Když existuje reakce na rizika, víte, že vůbec nevěnujete pozornost rizikům, protože předpokládáte, že by nedošlo ke změnám a projekt bude probíhat podle časových os. Ale když v průběhu projektu dochází k hašení požáru, jste nuceni jít mimo trať a pak znovu proběhne cyklus přepracování plánu.
-
Prioritizace práce
Prioritizace práce může mít vážný dopad během řízení projektu a v rámci tradičního řízení projektů, kde je autorita centralizovaná, existuje možnost, že členové týmu nevědí o správné prioritě práce. To může způsobit, že budou pracovat na špatných věcech ve správný čas.
Projektový manažer je podle plánů a změn, které nastávají, tím, že tým zůstane, bez orgánu pro určování priorit, aby jim pomohl provádět práci podle potřeby.
-
Časové osy
Se slabými časovými osami byl tradiční projektový management na svém nejzranitelnějším konci a nyní víme, proč toto základní nastavení procesů bylo jen předchůdcem dynamické formy projektového řízení.
Pokud jde o tradiční řízení projektů, existuje mnoho vnějších vlivů na časové lhůty a termíny. Protože zákazníci a klienti diktují lhůty, nedochází k praktickému pohledu na odhad práce a čas potřebný pro tuto práci.
Dynamické řízení projektů
Na rozdíl od tradičního řízení projektů se prostředí vytvořené dynamickým řízením projektů zaměřuje na všechny obavy vyvolané předchozím prostředím. Tento typ projektového řízení dokonale řeší dynamickou povahu projektů, protože poskytuje flexibilní rámec, který zahrnuje neustále se měnící období projektových plánů a cílů. Zde se v dynamickém prostředí pro řízení projektů používá přístup, který spočívá v rozdělení projektu na soběstačné jednotky, na které není vázáno mnoho závislých faktorů.
Pokud jde o projekt vývoje softwaru, máte různé požadavky, které jsou velmi nestálé a podléhají při každém kroku obrovským nebo menším změnám. Většinou jsou tyto plány založeny na hypotéze, která může nebo nemusí odpovídat skutečným událostem v rámci projektu. Je velmi nepraktické sledovat tradiční přístup k řízení projektů v takových scénářích, a proto odborníci na řízení projektů přišli s potřebou nového a flexibilního přístupu.
Dynamický projektový management nebo Agilní projektový management se stal pouhým přístupem potřebným k prolomení jinxu v neúspěšných projektech, které byly způsobeny rigiditou tradičního přístupu k projektovému řízení. Vzhledem k tomu, že pro řízení přístupu k projektu byl velmi iterativní, dynamické řízení projektu šlo inkrementálně. Se všemi dobrými věcmi existují aspekty projektu, které je třeba pečlivě prozkoumat, aby se míč dostal do pohybu. Oni jsou:
- Hodnota poskytnutá projektem by měla být jasná
- Zákazníci by měli mít aktivní účast na kontrole postupu projektu
- Měla by být povolena a podporována vizuální a grafická dokumentace
- Týmová spolupráce by měla být autoritativní postavou při realizaci projektu
Vývojové cykly jsou stavební bloky, které umožňují neustálé vyhodnocování projektu a rámec umožňuje neustálé zpětné vazby a zlepšování na místě. Díky neustálému zlepšování, které je páteří, je dynamická správa projektů jistě způsob, jak pokračovat. Plánování se stává agilnější a probíhá na palubě se spoustou úvah a očekávání.
-
Změny v plánu
S využitím nejnovějších technologií, které přebírají přístup k dynamickému řízení projektů, se PM spoléhají na softwarové nástroje pro řízení projektů, které jim pomohou s různými změnami v plánech a různými úvody ve fázi návrhu a provádění projektu. Tyto nástroje se přizpůsobují přístupu dynamického řízení projektů tak, aby při změnách plánu tlačily na PM velmi malé napětí.
Tyto nástroje umožňují PM automaticky začlenit změny do plánu, protože již existují různé zvažované situace a pohotovostní plány dohodnuté pro jakékoli změny, ke kterým by mohlo dojít. Nástroj okamžitě provede změnu a přesměruje plán tak, aby neposunul celý plán, ale aby vyhovoval anomálii, která zasáhla.
-
Role a odpovědnosti
Při automatickém přizpůsobení se změnám v plánu projektu se členové týmu nemusí spoléhat na jediný centralizovaný orgán, aby získali své objednávky a práci na celý den. Členové týmu mohou sami pomoci při plánování a stanovení priorit dne, jak pracovní toky probíhají.
Dynamické řízení projektu by bylo možné pouze v případě, že ruce, které přispěly k projektu, jsou mimořádně kvalifikované a mohou skvěle pracovat v týmu. Týmová spolupráce je nesmírně důležitá v dynamickém prostoru řízení projektů a tvoří klíčovou součást, která pohání tento dynamický rámec k vyšším možnostem úspěchu.
-
Produktivita a výkon
Plán a časové harmonogramy plánu jsou nyní automaticky zpracovávány nástrojem pro správu projektů a nemusí je sledovat. Tím a tým se mohou pouze soustředit na práci, která má být dokončena, a na iterace, které je třeba pečovat. Více času umožňuje větší kreativitu a inovace a pomáhá členům týmu neustále myslet na případnou překážku nalezenou na cestě.
-
Řízení rizik
Na rozdíl od tradičního řízení projektů, kde došlo k větší reakci na vzniklá rizika, v dynamickém řízení projektů hledáte způsoby, jak reagovat na rizika, která vám přišla. Ve fázi plánování projektu se provádí řízení rizik a předvídají se a předvídají se rizika. Po provedení těchto prognóz byly pro každé riziko stanoveny akční plány, které se očekávaly. Tyto akční plány jsou začleněny do projektového plánu, a pokud by se vyskytla rizika, bude proaktivní metoda již fungovat.
Jsou-li rizika odvrácena, může projekt a jeho členové týmu využít zbývající čas jako příležitost k posunutí plánu projektu dopředu.
-
Prioritizace práce
Tady každý v projektovém týmu ví, co je třeba udělat a priority jsou již tříděny. S průhledností v systému a jasností v procesu stanovování priorit se dynamické řízení projektů stará o změny v plánech nebo prioritách úkolů. Ty se okamžitě promítnou do plánů projektu.
-
Časové osy
Se spolehlivým rozvrhováním a flexibilním přístupem není časová osa a datum ukončení projektu nebo milníková data nastavena na začátku projektu, ale spíše se vyvíjejí s postupem času. Pokud je dynamické řízení projektů prováděno efektivně, existuje velká šance na úspěch a úspory, pokud jde o rozpočet, čas a úsilí.
To by znamenalo, že s vyvíjejícím se plánem budou vaše termíny vždy přesné a vaše datum ukončení projektu bude založeno na skutečných, nikoli na předpovědích, které byly připraveny včas.
Závěr
Tradiční projektové řízení bylo úplným začátkem projektového řízení a jeho příspěvek k tomu, jak v dnešní době projekty spravujeme, bude vždy oceněn. Ne, že by tento článek z tradičního řízení projektů učinil zastaralý přístup k řízení projektů, nýbrž spíš tradiční s novou věkovou dynamikou. Tradiční řízení projektů se stále používá v některých průmyslových odvětvích, která mají pevný časový rámec pro všechno a pro lineární zpracování práce.
Srovnání jistě a zjevně staví dynamický projektový management na přední místo v tomto závodě as časy, které se neustále mění a reformují v průmyslovém sektoru, se určitě zlepšíme v tom, co děláme, a dále pokročíme pro lidstvo.
Doporučené články
- Techniky řízení projektů - 20 užitečné
- 7 nejlepších užitečných efektivních kroků k výběru správné sady členů projektového týmu
- Software CRM vs PM
- Rozhovor pro řízení projektu