Úvod do techniky plánování projektů
Musíme v projektu použít techniky plánování, abychom sladili všechny jeho aspekty tak, aby fungovaly navzájem odpovídajícím. Časový plán by měl být přiměřený času stanovenému pro projekt a všechny jeho zdroje by měly být využívány optimálním způsobem. Vzhledem k proměnlivé povaze projektu a jeho rozsahu je obtížné ho naplánovat, ale očekává se, že tak učiníme, protože my budeme odpovědní.
Rozvrh se skládá ze všech činností zahrnutých do provádění a provádění projektu v předem stanoveném časovém rámci projektu. Časový plán projektu pomáhá při upřednostňování práce zapojené do projektu a řádně jej dokončuje. Pomáhá také při určování správné osoby pro danou práci a při správném přidělování dostupných zdrojů. Časové řízení a úpravy s rozsahem projektu jsou možné pouze tehdy, je-li pro plánovaný projekt připraven řádný harmonogram.
Různé techniky plánování projektů
Plánování projektů obvykle zahrnuje různé techniky, přehled každé techniky je uveden níže.
1) Matematická analýza
Metoda kritické cesty (CPM) a metoda hodnocení a revize programu (PERT) jsou dvěma nejčastěji používanými technikami projektových manažerů. Tyto metody se používají k výpočtu časového rozpětí projektu v rozsahu projektu.
a) Metoda kritické cesty
Stromový diagram každého projektu má kritickou cestu. Metoda kritické cesty odhaduje maximální a minimální čas potřebný k dokončení projektu. CPM také pomáhá identifikovat kritické úkoly, které by měly být začleněny do projektu. Změny dodacích lhůt neovlivňují plán. Rozsah použití a seznam činností nezbytných pro dokončení projektu jsou nezbytné pro používání CPM. Dále se vypočítá čas potřebný pro každou aktivitu. Poté jsou identifikovány všechny závislé proměnné. To pomáhá při identifikaci a oddělení nezávislých proměnných. Nakonec přidává do projektu milníky.
b) Technika hodnocení a kontroly programu (PERT)
PERT je způsob, jak naplánovat tok úkolů v projektu a odhadnout celkovou dobu potřebnou k jeho dokončení. Tato technika pomáhá reprezentovat, jak je každý úkol závislý na druhém. Pro naplánování projektu pomocí PERT je třeba definovat činnosti, uspořádat je řádným způsobem a definovat milníky. Časové osy pro projekt můžete vypočítat na základě úrovně důvěryhodnosti:
- Optimistické načasování
- Nejpravděpodobnější načasování
- Pesimistické načasování
PERT používá vážené průměrné trvání a ne odhady pro výpočet různých časových rámců.
2) Trvání komprese
Trvání komprese pomáhá zkrátit plán v případě potřeby. Může upravit nastavený plán provedením změn beze změny rozsahu v případě, že projekt běží pozdě. Lze použít dvě metodiky: rychlé sledování a padání.
a) Rychlé sledování
Dalším způsobem použití CPM je rychlé sledování. Rychlé sledování najde způsoby, jak urychlit tempo realizace projektu, a to buď současným provedením mnoha úkolů, nebo překrýváním mnoha úkolů navzájem. CPM nám pomáhá identifikovat činnosti, které lze použít k urychlení tempa projektu. Přestože se jedná o přitažlivou techniku, má také svůj vlastní podíl na rizicích. Vzhledem k tomu, že mnoho činností bude prováděno současně, je vysoce činit chyby a kompromisy v kvalitě.
b) Havarování
Crashing se zabývá zapojením více zdrojů pro dokončení projektu včas. K tomu je třeba mít k dispozici náhradní zdroje. Navíc nelze všechny úkoly provést přidáním dalších zdrojů. Potřeba přidat nové členy týmu do projektu a omezená dělitelnost úkolů vede ke zvýšení komunikace a je základním důvodem. Havarijní techniku lze také použít přidáním času, placených přesčasů, ale měla by zůstat ve stanoveném termínu. Bohužel to vede ke zvýšení nákladů na projekt.
3) Simulace
Očekávané trvání projektu se vypočítá pomocí jiné sady úloh v simulaci. Plán je vytvořen na základě předpokladů, takže jej lze použít i v případě, že se změní jeho rozsah nebo úkoly nejsou dostatečně jasné.
4) Heuristika vyrovnávání zdrojů
Zkrácení dodací lhůty nebo vyhýbání se nebo nadměrné využívání zdrojů úpravami podle plánu nebo zdrojů se nazývá heuristika vyrovnávání zdrojů. Rozdělení úkolů podle dostupných zdrojů tak, aby žádný zdroj nebyl využíván nebo nadměrně využíván. Jedinou nevýhodou této metodiky je, že může zvýšit náklady a čas projektu.
5) Seznam úkolů
Seznam úkolů je nejjednodušší technikou plánování projektů ze všech dostupných technik. V tabulce nebo textovém procesoru je dokumentován seznam všech možných úkolů zapojených do projektu. Tato metoda je jednoduchá a nejoblíbenější ze všech metod. Je to velmi užitečné při realizaci malých projektů. Pro velké projekty s mnoha aspekty však není třeba zvážit seznam úkolů.
6) Ganttův diagram
Pro sledování pokroku a účely reportování je Ganttův diagram vizualizační technikou používanou v řízení projektů. Většinou jej používají manažeři projektů, aby získali představu o průměrné době potřebné k dokončení projektu. Ganttův diagram harmonogramu projektu je sloupcový graf, který představuje klíčové aktivity v sekvenci vlevo a čas. Každý úkol je reprezentován pruhem, který odráží začátek a datum aktivity, a tedy i její trvání.
7) Kalendář
Mnozí neuvažují o plánování úkolů v kalendáři podle svých projektových požadavků - kdy by měli! Většinu kalendářů lze opatřit vlastními jmény. V takovém případě můžete pro každý projekt vytvořit jeden kalendář a naplánované události. Kalendář ukazuje časovou osu pro celý projekt. Hlavní výhoda spočívá v tom, že může být podrobena změnám, protože je dělitelná. I když se zdá, že je to skvělá technika pro sledování projektu, má určitá omezení, která určitým lidem nemůžete přiřadit úkoly a nemůžete vidět závislost úkolů.
Závěr
Nástroje pro plánování zdrojů mohou pomoci vedoucímu projektu při přidělování zdrojů a dokončit projekt v předepsaném časovém rozpětí. Pomáhají také při přípravě harmonogramů pro všechny projekty, které mají být přijaty v budoucnosti. Při studiu minulého výkonu vašeho týmu se překážky, kterým čelí při provádění projektu, a jak byly tyto překážky překonány, velmi hodí. Plánování musí být nedílnou součástí projektového řízení. To jen nepomůže ušetřit čas, ale dostane projekt, který má být uspořádán.
Doporučené články
Toto je průvodce technikami plánování projektu. Zde diskutujeme různé techniky a nástin plánování projektu. Další informace naleznete také v dalších navrhovaných článcích -
- Odpovědnosti vedoucího projektu
- Pracovní místa pro řízení projektů
- Metodika projektového řízení
- Co je to Plánování výstavby?