E-mail je způsob komunikace mezi dvěma dalšími osobami za účelem výměny informací nebo myšlenek. Jedná se o měkkou komunikační platformu, kde lidé komunikují o subjektu, upozorňují na událost nebo jakýkoli jiný účel. E-maily jsou psány v komunikativních jazycích, takže osoba (osoby) rozumí záměru. Základním problémem e-mailů je, že obsah může být zavádějící kvůli absenci tónu a emocí v psané podobě a čtenář může nesprávně interpretovat skutečný význam, který autor chce vyjádřit.

Funkce hrubých e-mailů

Níže jsou uvedeny funkce, které zobrazují, že e-mail je hrubý.

  • Zneužívající jazyk nebo hanlivý obsah používaný k neúctě ke čtenáři, který je jasně odpočitatelný, je známkou hrubého e-mailu. Nepříznivý jazyk používaný hrubým způsobem k projevům neúcty, obtěžování nebo hrozby je předmětem soudního řízení.
  • Použití velkých písmen nebo velkých písmen, což znamená, že na vás spisovatel křičí, je také neúctivý způsob komunikace.
  • Ponechání zdvořilosti v koši a jejich nepoužívání při psaní je také známkou hrubého komunikativního e-mailu. E-mail bez ahoj nebo hi části vypadá jako požadavek nebo příkaz a znamená nevědomost nebo dominanci. Pokud je pošta součástí probíhajícího tématu, lze pozdravy a zdvořilosti ignorovat, což neznamená žádný neprofesionálnost.
  • Obsah e-mailů, které vám říkají nelaskavá slova a vyprávějí něco hrubým způsobem předávání osobních údajů, není dobrým kusem pošty, kterou je třeba chválit.
  • Zbytečné používání vykřičníků a otazníků je v etickém světě psaní e-mailů často považováno za hrubé chování, pokud nekomunikujete se svými přáteli a nechcete vyjádřit své zvýšené pocity. Míra důrazu, který se projevuje při použití otazníků a vykřičníků, by měla být posuzována podle situace.
  • Kopírování materiálu z větší ryby a jeho odeslání k závěru, že práce nebo něco by mělo být provedeno příkazem s panovačným tónem, je také hrubé.

Odesílání neslušných e-mailů

Z výše uvedeného seznamu indikací hrubého e-mailu můžete pochopit základní vlastnosti e-mailu, které by mohly poškodit sentiment čtenáře. Jedná se o běžnou chybu, kterou se dopustili téměř všichni autoři e-mailů. Bez ohledu na to, jak dobře vychovaný a sofistikovaný je spisovatel, někdy kvůli okolnostem může neúmyslně dopřát hrubý formát. Zatímco mluvíme s někým, máme dar našich výrazů a tón hlasu, který vyjadřuje polovinu záměru. Naše gesta a výraz obličeje rozhodují o náladě rozhovoru, ale v případě e-mailů lze zrušit výraz pouze výběrem dobrých slov odpovídajících záměru.

V e-mailové konverzaci se pokuste najít ten správný tón podle tématu komunikace tím, že se vejdete do čtečky. Tento krok hodně pomáhá porozumět publiku, a proto je také prospěšné psaní e-mailu. E-mail je navržen pro snadné interakce a šetří spoustu drahocenného času. Spěch a špatná interpretace však mohou požehnání proměnit v chaotický rozhovor a nežádoucí tření. Chyby by měly být identifikovány a postaráno se o ně, aby se vytvořil správný e-mail, kterému osoba na druhém konci správně rozumí.

5 typů neslušných e-mailů

Seznam 5 skrytých chyb, které mění situaci v chaotickou, vám pomůže identifikovat problémy, díky nimž jsou e-maily hrubé a neprofesionální.

  1. Faktor uhlíkové kopie (CC)

Když někomu pošlete e-mail a CC, uvidí ho jako součást řetězce příjemců. Ale kopírování uhlíku po celou dobu je nepříjemnou věcí mezi čtenáři. Vždy přidávat příjemce bez důvodu, aby byli informováni o poště, neodrážejí také dobré chování. Někdy je pro čtenáře velmi nepříjemné najít své jméno připojené poštou, pokud to není velmi důležité.

Na druhou stranu, když je pošta zaslána skupině příjemců, aby sloužily komunikačnímu účelu, pak by se neúmyslná odpověď všech příjemců neúmyslně „poděkováním“ nebo jakýmkoli jiným potvrzením poště mohla zdát velmi neprofesionální. Získání dalšího e-mailu ve stejném řetězci jen za gesto potvrzení je pro zaměstnance, kteří dostávají desítky z nich v pracovním procesu, velmi dráždivé.

Trik, jak se vyhnout tomuto dráždivému zvyku, je považovat proces e-mailu za osobní konverzaci. Přemýšlejte o požadavcích na e-maily a uvařte konverzační skript, kde snadno zjistíte, že jednoduché potvrzovací e-maily nejsou povinné nebo povinné, což vyvolává obtěžování čtenářů. Odeslání hrubého e-mailu ztrácí čas čtenáře a produktivita týmu klesá. Přerušte zvyk odpovídat na všechny v poštovním řetězci a nechte každého, aby si zachoval klid.

  1. Příliš krátký na to, abychom tomu porozuměli

Jak se cítíte, když někomu něco sdělujete a po dokončení odpoví malým kývnutím nebo jen držením těla? Toto chování je velmi dráždivé. Totéž platí i pro psaní e-mailů. Pokud odesílatel vynaložil velké úsilí, aby vám pomohl pochopit fakta s řádným a podrobným popisem, pak krátká odpověď jako „děkuji“, „zaznamenána“ nebo „dostala“ je velmi dráždivá. Odesílatel si myslí, že veškeré úsilí jde zbytečně kvůli bezcenné odpovědi. Nemáte pravomoc vyjádřit své pocity ohledně tématu, a proto se malé odpovědi zdají velmi hrubé a neúctivé, i když jste to vyjádřili ze své strany se správnými pocity. Váš záměr se musí ve vaší odpovědi řádně promítnout, aby odesílatel dostal zprávu, že jste poštu potvrdili a že jste povinni jednat. Apatické odpovědi jsou neúmyslné, ale čtenář by mohl získat špatný obraz, který není pro budoucí účely zdravý.

Nejlepší způsob, jak se tomuto napětí na pracovišti vyhnout, je komunikovat humánnějším způsobem. Psaní „Dostal jsem zprávu a druhý den ji budu moci správně odpovědět“ je mnohem lepší, než napsat „Dostal jsem ji“. To vyvolává lepší aspekt péče o odesílatele a přidělení hodnoty e-mailu, který napsal, strávil čas. Jednoduchá zpráva se stává přijatelnější, když se investuje trochu více času na odpověď.

  1. Značka ASAP nebo URGENT

Účelem e-mailu je záměrně osvětlit záměr obsáhlého kusu. Je krátký a věcný. Ale někdy, když dáte značku naléhavosti nebo spěchu, pak se celý e-mail stane bodem hrubého důrazu na čtenáře. Fakt, že naléhavost nebo naléhavost není možné řešit e-mailem, protože je určen pro vyhledávání ve volném čase. Pokud je to naléhavé, je lepší komunikovat telefonicky. Stačí zavolat dotyčné osobě a vyřešit záležitost okamžitě, spíše čekat na jeho odpověď na druhé straně. Štítek naléhavosti v řádku předmětu dává čtenáři negativní a hrubý tón.

Existují dva způsoby, jak se v předmětu vyhnout napětí „urgentní“ značky. Pokud lze problém sdělit v uvolněném režimu a záměrem e-mailu je upozornit čtenáře, odeberte z předmětu urgentní řádek značek nebo formát ASAP. Nechte ho, aby dostal zprávu a stejně reagoval. Ale pokud je to tak naléhavé, pak ho kontaktujte pomocí lepšího média pro okamžitou reakci a vyřešte to. Pokud lze záležitost sdělit pouze poštou, musíte mít tuto schopnost připravit silný předmět, který bude klást velký důraz na naléhavost záležitosti bez použití hrubého obsahu. Na pracovišti všichni zaměstnanci často kontrolují e-maily, takže vždy existuje šance na okamžitou odpověď. Nechte čtenáře pochopit naléhavost a odpovídajícím způsobem reagovat. Řádek předmětu bude fungovat, pokud je nastaven v pravém tónu. Zajištění jejich pozornosti prostřednictvím dobrého předmětu je tím správným způsobem, jak problém vyřešit. Přidejte řádky, které označují čas odpovědi, kterou dotyčné osoby potřebují, a čtenář bude také reagovat.

  1. Pokorný tón

E-maily jsou určeny pro komunikaci, která je určena pro vývoj pozitivním směrem. E-maily, které se zasílají zaměstnancům nebo kolegům o jejich pracovních postupech a které naznačují nedostatky po celou dobu, by mohly vydat hrubý tón. Je to způsob kritiky a jak všichni víme, že kritika může být pozitivní a konstruktivní. E-maily, které mají za cíl poukázat na zlo, ponižují nadšení zaměstnance. Jakmile důvěra klesne, kvalita práce se také sníží. V e-mailech je třeba se vyhnout negativitě, aby byla pracovní síla oddaná a posílená. Na druhé straně je zdůraznění chyb a nápravy také důležité pro budoucnost společnosti.

Stejný hluk spočívá v komunikaci prostřednictvím e-mailu. Nemůžete ukázat své výrazy nebo tón záměrně, takže je zcela zřejmé, že kritické e-maily mohou zasáhnout přímo v sentimentální zóně čtenáře. Používání negativních slov nastavuje v e-mailu špatný tón a může čtenáře snadno de-motivovat. Pokud máte v úmyslu podat negativní názory na něčí výkon, uveďte jej tak, aby propůjčil konstruktivní kritický tón. Nepoužívejte slova, která přidávají negativní dopad, a dopřejte si používání pozitivních slov, která dodávají negativní smysl, ale povzbuzujícím způsobem. Oznámení špatných výsledků člověka není procházka po koláči. Měli byste rozumět sentimentu za mírou péče o člověka. V tomto ohledu nastavte svůj tón v e-mailu a vytvořte dobrý kus. Pokud je situace tak špatná, pak je lepší postupovat osobně než posílat hanlivý e-mail. Pokud je jedinou možností e-mail, napište tento text konverzačním způsobem, kde osoba může pochopit skutečný úmysl a snadno absorbovat kritiku.

  1. Robotický přístup

Používání e-mailu jako prostředku komunikace je na pracovišti velmi běžné. Ale někdy kvůli velké pracovní zátěži a podnikání zapomínáme přidávat konotace. Absence „prosím“, „díky“ a „pozdravů“ je v e-mailech velmi běžná, což odráží robotický přístup k práci. Není pravidlem, aby tato slova byla v e-mailu povinná, ale jejich přítomnost odráží jednoduché lidské emoce. Čtenář vás může považovat za nelidského, když skočíte dovnitř a plácnete soubor do tváře a opustíte místnost. Zdá se, že tento přístup je součástí montážní linky.

Posílání nelidských e-mailů je jako chodit do kanceláře nebo kabiny a podávat zprávu, která má být dokončena, aniž by si vyměnili jediné potvrzení. Je to docela neslušné. Přidejte do svého složení několik sekund a začleňte slova, která odrážejí lidskou část odesílatele. Neznamená to, že se musíte zeptat, jak se vede, nebo se ptát na rodinných příslušnících, aby se osvědčili jako dobrodruzi, ale jednoduché ahoj a další potvrzující slova přinášejí v přístupu jemný dotek. Vyhněte se také přísným slovům, která by z vás mohla udělat pouze mechanickou součást týmu. Nastavte tón jemnějším a lidským způsobem, aby příjemce mohl korelovat s vašimi úmysly a jednat podobně.

Ve zkratce

Život je hlavně o zjednodušení cesty. Každý krok souvisí s komunikací. Jednoduchá chyba nebo neznalost celý proces zničí. Citlivé psaní e-mailu prospívá procesu lepení a rozvoje ve všech aspektech. Nastavte svůj tón tak, jak chcete informovat přijímač a podle toho komunikujte, abyste se vyhnul nedorozuměním. Nechte čtenáře, aby vaši zprávu správně vnímal.

Kategorie: