Produkt Office Productivity má řadu výhod spočívající v tom, že vám pomáhá vyniknout v davu a účinně řídit váš čas. Jinými slovy, produktivita je jedna věc, která může pro organizaci znamenat úspěch nebo neúspěch. To znamená, že organizace, která je domovem neproduktivních zaměstnanců, může být vedena k neúspěchu co nejkratším možným způsobem. Pochopením důležitosti produktivity ve vaší organizaci může dojít dlouhou cestu, protože vám může pomoci nejen zvýšit vaši produktivitu, ale také povzbudit své kolegy, aby udělali totéž, čímž se zlepší celkové pracovní prostředí společnosti, což povede k lepšímu růstu a rozvoji . Produktivita může ovlivnit důležité aspekty organizace a ovlivnit je různými způsoby. Některé z nich jsou následující:
Tipy pro produktivitu kanceláře
-
Nízká produktivita kanceláře může přímo ovlivnit úroveň zisku společnosti:
Špatná nebo nízká produktivita může mít katastrofální důsledky pro růst společnosti. Nízká produktivita kanceláří automaticky povede k nízkým ziskům a ve světě, kde se úspěch počítá z hlediska finančních zisků, si téměř žádná společnost nemůže dovolit finanční důsledky způsobené uvolněním. Zaměstnanci, kteří nemohou účinně přispět k růstu organizace, se brzy stanou pro organizaci spíše zátěží než zdrojem. Také pokud zaměstnanci neplní své úkoly efektivním způsobem, rychle negativně ovlivňují celkový finanční zisk společnosti. Na druhé straně, pokud jsou zaměstnanci produktivní a pracovití, mohou vám pomoci přivést vaši firmu na další úroveň růstu a rozvoje. Proto nejlepším způsobem, jak může společnost podpořit svůj růst, je odstranění neproduktivních pracovníků a najmutí pracovníků, kteří jsou produktivní a pracovití.
-
Nízká produktivita ovlivňuje celkovou morálku společnosti:
Nízká produktivita kanceláří nepochybně ovlivňuje celkovou morálku společnosti. Například, pokud jsou někteří zaměstnanci produktivní a pracovití, viděli by ostatní, kteří neodrážejí stejné nadšení, také jejich morálku. To ovlivňuje celkovou morálku a náladu vaší společnosti, čímž rozptyluje i ty nejproduktivnější zaměstnance. Nízká morálka ovlivňuje celkovou produktivitu společnosti, čímž vytváří cyklus, který by bylo obtížné rozbít. Proto je důležité, aby společnosti pomáhaly zaměstnancům zvyšovat produktivitu jejich kanceláří, protože to může nejen přispět k lepšímu růstu, ale také snížit úroveň stresu, kterému zaměstnanci čelí.
-
Dobrá produktivita pomáhá společnostem efektivně plnit své cíle:
Produktivní zaměstnanci jsou schopni efektivně plnit své cíle a termíny. To zase pomáhá společnostem plnit své cíle a hladce řídit věci. Pokud je ovlivněna produktivita kanceláří, mohou společnosti ztratit důležité obchody a nesplnit smluvní závazky, což může dokonce ovlivnit prestiž společnosti v očích klientů a zákazníků. Důležitost image veřejnosti je nesmírně důležitá zejména pro společnosti, které jsou ve vztazích se zákazníky, například maloobchodní prodejny a banky. Když společnosti splní své termíny, nejen získají laskavost svých zákazníků a klientů, ale také dostanou příležitost vytěžit bonusy a zisky.
-
Dobrá produktivita vám může pomoci splnit a zvýšit věrnost značce úspěšným způsobem:
Zákazníci jsou základem, na kterém mohou značky růst a rozvíjet se do další fáze. Pokud pravidelně plníte očekávání zákazníků, pomůže vám to posílit a posílit věrnost vaší značky. Špatná publicita, zejména u stávajících zákazníků, zejména kvůli špatnému řízení zaměstnanců, může ovlivnit vaši společnost a dokonce vést k jejímu rozpadu. Zaměstnanci si musí uvědomit, že jsou tváří jejich společnosti a jejich vztahy se zákazníky / klienty ovlivňují celkový image společnosti. Když společnosti nesplní očekávání zákazníků, začnou hledat jiné značky, aby splnily jejich potřeby a touhy. Pouze dobrý produktivní tým může značkám pomoci splnit očekávání zákazníků a dokonce je překonat.
To vše znamená, že společnosti a značky se musí soustředit hodně své pozornosti a zdrojů nejen na zaměstnávání produktivního týmu, ale také na zajištění toho, aby byla tato produktivita neustále udržována. Produktivita kanceláře je navíc přímo závislá na způsobu, jakým zaměstnanci řídí svůj čas. Existují dva způsoby, jak zaměstnanci mohou zvýšit produktivitu, mohou buď zvýšit počet hodin, které pracují, nebo chytřeji. Zaměstnanci nemusí pracovat déle, mohou pracovat chytřeji, aby mohli zůstat produktivní, aniž by museli věnovat další hodiny. Zde jsou některé strategie, které vám mohou pomoci zachovat vysokou úroveň produktivity kanceláře na vašem pracovišti:
-
Naučte se sledovat, kolik času trávíte různými úkoly:
Když odjedete na své pracoviště, během sedmi až osmi hodin budete čekat řadu úkolů. Mnoho lidí má pocit, že jsou velmi dobří při měření množství času, které by vyžadovali pro určité úkoly. Mnoho výzkumů však naznačuje, že pouze 17 procent lidí dokáže efektivně odhadnout množství času potřebného pro konkrétní úkol. To je důvod, proč je vhodné vytvořit seznam úkolů a používat aplikace, které vám mohou sdělit, kolik času každý úkol, jako jsou sociální média, e-mail, zpracování textu atd., Abyste mohli efektivně spravovat čas. Některé aplikace, které mohou pomoci, zahrnují Toggl, ManicTime a Rescue Time
-
Během pracovní doby si udělejte pravidelné přestávky:
I když se to může pro mnohé zdát kontraintuitivní, pravidelné přestávky zvyšují kreativitu a také zlepšují koncentraci. Podle výzkumu vám krátké přestávky při provádění dlouhých a složitých úkolů mohou pomoci dosáhnout vašich cílů rychleji a efektivněji. Proto si udělejte pravidelné přestávky, protože vám to pomůže udržovat optimální produktivní úroveň efektivním způsobem. Cvičení jsou dobrým způsobem, jak si odpočinout od hektického pracovního rozvrhu, a dokonce i mnoho výzkumů říká, že přestávka na cvičení je dobrá pro vaše tělo i ducha. Udělejte si čas na procházky z vašeho pracoviště, pokud je to možné, protože vám to pomůže vyčistit hlavu a posílit také vaše kreativní buňky.
Doporučené kurzy
- Kurz Professional Pivot Table 2010
- Kompletní základní školení Excel 2013
- Školení na makrach Excel VBA
-
Stanovte si pro sebe termíny:
Nežádoucí a zbytečný stres nemusí být pro vaši produktivní úroveň dobrý, ale malá množství stresu, který si sami vytvoří, může být dobré, protože vám pomůže lépe se soustředit a provádět úkoly. Je dobré porozumět úkolům, které musíte splnit, a stanovit lhůtu pro jejich splnění, protože vám to pomůže zvýšit vaši produktivitu. Když dojde k dodatečnému tlaku hodin, budete moci provádět úkoly rychleji.
-
Postupujte podle pravidla dvou minut:
Podle Steve Olenski může implementace pravidla dvou minut pomoci zaměstnancům plnit mnoho úkolů v omezeném časovém období. Pokud tedy zaměstnanci uvidí úkoly nebo akce, které mohou vykonat ve lhůtě dvou minut nebo méně, měli by to udělat okamžitě, protože jim to ušetří spoustu času později. Zavedení takových strategií může zaměstnancům pomoci zůstat produktivními na pracovišti. Kromě toho, když zaměstnanci úspěšně vykonávají příslušné úkoly, může to odnést spoustu stresu a starostí.
-
Neztrácejte čas na nechtěných schůzkách:
Nedůležité schůzky se mohou ukázat jako neproduktivní než produktivní pro zaměstnance. Některá setkání jsou důležitá, protože pomáhají zaměstnancům shromažďovat a distribuovat pracovní zátěž, nesmí však ovlivňovat úroveň produktivity kanceláře společnosti. podle Atlasssiana tráví průměrný návštěvník kanceláře neproduktivní schůzky téměř 31 hodin měsíčně. Vedení společnosti se proto musí naučit vymezovat hranici mezi potřebnými schůzkami a schůzkami, které jsou ztráta času. Pokud lze cílů schůzky dosáhnout prostřednictvím e-mailu, telefonů nebo prostřednictvím webových schůzek, je lepší jich prostřednictvím nich dosáhnout, než investovat do fyzických schůzek.
-
Ukončete multitasking, protože může snížit produktivitu:
Multitasking není vždy dobrý nápad, protože může vést ke ztrátě produktivity času i kanceláře. Pokud se zavázáte k více úkolům, vede to ke ztrátě zaostření a může to také zvýšit úroveň stresu. Je vždy lepší soustředit se na jeden úkol a provádět ho dokonalým způsobem, než dělat více úkolů s průměrnými výsledky. Kromě toho mohou vedlejší účinky multitaskingu ovlivnit život a živobytí zaměstnanců. Když je jejich zdraví složeno, značky a podnikání jsou masivně zasaženy. Podle studie provedené společností Basex ztrácí podniky ročně 650 miliard dolarů v souvislosti s nedostatkem pracovních výkonů a kreativity v důsledku rozptylování. Proto je mnohem důležitější a prospěšnější soustředit se na jediný úkol.
-
Využijte svého času na práci:
Pokud víte, jak zvládnout svůj čas, spousta věcí se automaticky stane na místě. Například, pokud máte dlouhou dojížďku do práce, můžete použít tento čas k odesílání e-mailů, vytváření denních seznamů úkolů nebo brainstormingu pro nové nápady. To vám pomůže ušetřit čas efektivním způsobem a také zlepšit vaši produktivitu v práci, kterou jste vytvořili, abyste mohli plnit další úkoly a povinnosti.
-
Vzdejte se své iluze dokonalosti:
Dosažení dokonalosti jakýmkoli způsobem je zvláštní představa. Je to proto, že když mluvíme o dokonalosti, stanovujeme limity pro lidská očekávání a touhy. Dokonalost znamená, že lidé dosáhli limitu a že nemohli dělat nic lepšího. V tomto smyslu je tedy představa, že člověk může dosáhnout dokonalosti, směšná. Proto se jednotlivci musí snažit plnit úkoly podle svých nejlepších schopností, spíše než se snažit, aby byla dokonalá. Dokonalost v úkolech je to, co zamíří zaměstnance do další fáze růstu, spíše než zaměření na dokonalost.
-
Naučte se být aktivnější než reaktivní:
Někdy se chytré telefony mohou ukázat spíše jako rozptýlení než jako zdroj pomoci. Zatímco odborníci nám nemohou přesně říci, jak chytré telefony narušují naše zaměření a soustředění, nová studia na Floridské státní univerzitě v této věci více osvětlují. Říká se, že mobilní oznámení mohou narušit naši koncentraci, i když nevybereme telefon, abychom na ně okamžitě reagovali. Když uslyšíme, že přišel text, přerušuje to naši pozornost a až do doby, kdy jsme neviděli zprávu, naše mysl o tom podvědomě přemýšlí. Zaměstnanci se proto musí naučit vyhýbat se takovému rozptýlení a naučit se, jak si vyhradit čas na odpovědi na své e-maily a zprávy, aniž by to ovlivnilo jejich produktivitu v práci.
-
Práce v cyklu 90 minut:
Přestávky jsou nedílnou součástí každého pracovního plánu. Pokud je mysl nepřetržitě pohlcena slovem, může mít škodlivé účinky v mysli i duši. Krátká přestávka po 30-45 minutách vám pomůže znovu získat vaši kreativitu efektivním způsobem. Pokud se vám nepodaří přestávku, může to vést k nežádoucímu stresu a únavě.
-
Poslouchat hudbu:
Hudba je skvělý nástroj a může vám pomoci usadit se v pracovní rutině. Hudba s nízkou hlasitostí může také pomoci utopit zvuky v kanceláři, které by jinak mohly být rušivé. Vytvořte seznam skladeb, který vám pomůže zlepšit produktivitu vaší kanceláře a naladit jej, když máte pocit, že se vaše produktivní úroveň snižuje. Zkuste poslouchat klasickou hudbu, protože to nejen posílí vaši kreativitu, ale také zlepší vaši úroveň IQ. Dva ptáci s jedním kamenem, říkám!
-
Nechte stůl na oběd:
Posezení na jednom místě déle než sedm hodin může mít nepříznivé zdravotní riziko. Proto je důležité se pohybovat a je dobré mít oběd mimo pracovní stůl. To pomůže vaší mysli relaxovat; tak si oběd a návrat na svou pracovní stanici s novým nadšením.
Existuje mnoho způsobů, jak zvýšit produktivitu vaší kanceláře. Tím, že sledujete některou z výše uvedených strategií nebo experimentujete s takovými nápady, můžete se stát extrémně produktivní a efektivní ve své práci a svou kariéru odvést také do další fáze.
Doporučené články
Zde je několik článků, které vám pomohou získat více podrobností o tipech pro produktivitu Office, takže stačí projít odkaz.
- Chcete vědět o nástrojích produktivity sady Office
- Snadno pochopit pozoruhodné věci o makru Excel VBA
- Chcete vědět o WordPressu a Joomle
- Top 10 užitečných činností v oblasti správy času, které zvýší vaši produktivitu
- Top 7 nejlepších aplikací pro sledování času pro zvýšení produktivity
- 20 snadných kroků ke zvýšení produktivity na pracovišti