Funkce intranetu pro komunikaci zaměstnanců

„Firemní intranety by měly být vytvářeny prostřednictvím pevných interních komunikačních programů. Dosažením intranetu je asi 60 procent komunikace, 40 procent technologie. “Bob Cohen,

Intranet je jako deštník, na jehož základě lze získat všechny potřebné informace týkající se společnosti a každodenní práce. Je známá jako komunikační platforma, kde získáme řídicí panel s 360 stupňovým pohledem na činnost společnosti. Přesně jde o soukromou, bezpečnou online síť, kde zaměstnanci mohou vytvářet obsah, zapojovat se do určitých komunikačních procesů, jednat jako tým, plnit úkoly a události a budovat organizační kulturu.

Je známá jako firemní platforma společnosti, kde se týmy shromažďují, vytvářejí základní repertoár, víceúčelové komunikační zařízení a další. Stejně jako interní komunikační síť je intranet více než množství jeho částí.

Intranet je na jednom místě pro vše. Návrh intranetu by měl odpovídat potřebám a účasti zaměstnanců. Jedná se o společnou platformu, která podporuje komunikaci (obousměrně), týmovou práci, správu znalostí, vývoj a sdílení obsahu, sociální sítě, zapojení zaměstnanců a plánování.

Každá rozvíjející se společnost může těžit z intranetu. Níže uvedených deset otázek by ve skutečnosti fungovalo jako kontrolní seznam, který napraví jakýkoli problém a pomůže při správné implementaci intranetu.

Obr. 1: Body kontrolního seznamu návrhu intranetu

Musíme se kopat hluboko uvnitř různých funkcí intranetu.

  1. Intranet je jádrem komunikace

Tři způsoby, jak to pomáhá organizaci -

  1. Komunikace shora dolů, to není nic jiného než komunikace mezi zaměstnanci
  2. Zpětná vazba zaměstnanců nebo komunikace vedení zaměstnanců
  3. Týmová diskuse ve formě komunikace mezi zaměstnanci

Teď, krátký důraz na toto objasní celou věc.

  • Intranet ukončí základní e-mailové problémy

Všechny druhy problémů s e-mailem lze snadno vyřešit pomocí dobře navrženého intranetu, když zapomenete udržet někoho ve smyčce důležité pošty nebo když jste přehlédli zásadní aktualizaci, protože e-mail byl ztracen v řadě e-mailů nebo když jste zaseknutí. v seznamech odpovědí. Intranet udržuje kontakty s lidmi různými způsoby a zefektivňuje okamžitou komunikaci. Ve stejném podstavci lze snadno provádět celou řadu věcí: chatovat s kolegy, budovat komunity na různých tématech, dělat oznámení o různých záležitostech týkajících se společnosti, psát blogy, nahrávat články a budovat znalostní panel týkající se jednání společnosti.

Níže jsou uvedeny některé statistiky interní komunikace:

  1. Je otevřeno pouze 48% e-mailů souvisejících s interní komunikací
  2. A asi 23% těchto komunikací je skutečně otevřeno

Je tedy zřejmé, že hlavní část firemní komunikace není ve skutečnosti otevřena. Pro všechny cílené příjemce, kteří otevřeli komunikaci, není zjevně dobrý nápad pouze odesílání e-mailů.

  • Intranet pomáhá při získávání zpětné vazby od zaměstnanců

Zapojení zaměstnanců je vyhodnoceno na základě správné zpětné vazby od zaměstnanců. Můžete snadno kvantifikovat spokojenost zaměstnanců, sledovat mezery ve zlepšování zaměstnanců a některé problémy, které by měly přímý dopad na fluktuaci zaměstnanců.

Průzkumy zpětné vazby týkající se zapojení zaměstnanců jsou skvělé, pokud nejsou v různých odděleních zabaleny; ve většině případů jsou průzkumy prováděny pomocí nástroje třetí strany. Naopak, pokud se tyto průzkumy provádějí pomocí vestavěného nástroje hostovaného na intranetu, lze snadno načíst správná data uložená v podnikovém serveru a sdílet je mezi různými odděleními a týmy pro zvýšení produktivity. Také zaměstnanci na celém světě by si byli tohoto nástroje vědomi, protože s ním každý den spolupracují. To by nakonec zvýšilo komunikaci na pracovišti, a tím i spokojenost zaměstnanců.

Obr. 2. Procento zaměstnanců přijímající komunikační proces

Pesimismus na pracovišti pramení z následujících tří příčin zaměřených na komunikaci:

  1. Vedení správně nesměruje zaměstnance ke společnému účelu o 38%
  2. Celková špatná komunikace o 14%
  3. Pravidelné změny, které nejsou dobře informovány o 12%

  1. Intranetová spolupráce

Pro správnou komunikaci a výstup zaměstnanců je velmi důležité mít společnou platformu, kde se všichni zaměstnanci mohou sdružovat do sdílené věci. Častěji než ne, stejná zpráva by se lišila, kdyby každý nebyl správně synchronizován. Bylo by nejisté, že musí existovat centralizované místo, ze kterého by lidé měli shromažďovat obsah a spojovat se s druhým.

  • Intranet vytváří platformu, kde každý může spolu komunikovat a dělat věci

Ve většině případů můžete najít intranet, který vám umožní spojit se s kolegy prostřednictvím stránky týmu nebo stránky projektu. Zaměstnanci mohou spolupracovat a sdílet obsah společného zájmu. Můžete vytvořit stránky pro hostitele předmětů:

  • Projekty
  • Týmy
  • Externí portály u zákazníků
  • Znalostní banky
  • Pro indukci zaměstnanců
  • Kampaně marketing
  • Zavedení služby nebo produktu

Váš intranet by tedy ve skutečnosti formoval vaši komunikaci, pracovní místa a obsah jakýmkoli způsobem podle toho, co usilujete o zlepšení firemní komunikace.

  • Správa projektů a správa úkolů jsou zjednodušeny intranetem

Intranet pomáhá nastavit a spravovat projekty a úkoly ve stejném podstavci. Je to platforma, která se stará o podobné další obchodní aktivity. Intranet pomáhá projektovému týmu dokončit projekt. V reálném čase je možné snadno zkontrolovat postup, opravit jakýkoli problém bez zaplavení e-mailů a sledovat související diskuse a získat hlubší porozumění při setkáních a zásobách.

A správa úkolů dohlíží na vlastní postup práce, pomáhá přiřadit úkoly ostatním a zajišťuje dokonalé dokončení úkolů souvisejících s projektem. Jeden může rychle sdílet soubory a data v jedné místnosti, aniž by je vložil do Dropboxu nebo do jiných sdílených rezerv.

  • Intranet slouží interním zúčastněným stranám

Prostřednictvím intranetu je možné kombinovat běžný proces a propojit řešení mezi různými odděleními, včetně HR, marketingu, IT atd. Chat, fóra, otevřené diskusní stezky a izolované zprávy jsou některé způsoby, které průkopníci pomáhají ostatním vyřešit každý problém. Níže jsou uvedeny některé spuštěné služby:

  • Předkládejte různé politické dokumenty organizací
  • Vytvořte znalostní banku nebo interní wiki
  • Oznamujte různé komunikace zaměřené na společnost nebo oddělení
  • Poskytněte příležitost k okamžitému chatu pro rychlé vyřešení problémů
  • Vysílejte video krok za krokem

  1. Intranet funguje jako nástroj pro správu znalostí

Jen přemýšlejte o situaci, když hledáte důležitý soubor na několika místech, o kterých si myslíte, že jste je udržovali: Dropbox, Disk Google, One Drive, Web společnosti nebo interní server. A vyhledávání na různých místech jednoduše roztočí hlavu a soubor jste nakonec nenašli. V takové situaci vám tedy intranet pomůže uspořádat důležité dokumenty.

  • Intranet vždy zmocňuje k integraci vašich dokumentů

Správa souborů jako součást služeb správy znalostí je způsob, jak nahrát svůj soubor na intranetu, aby byla co nejlépe využita. V obou případech, kdy přímo nahrajeme soubor nebo vložíme odkaz, který někde nese skutečný dokument nahraný v bezpečí, pomáháme sobě i ostatním najít soubor v budoucnu, aniž bychom na to museli ztrácet čas. Dokumenty můžete konsolidovat tak, jak chcete. Když si nejste jisti, kde jste dokumenty uložili, jednoduše proveďte živé vyhledávání a získejte požadovaný soubor. Plethora dokumentů je uložena na intranetu:

  1. Je možné vybudovat úložiště znalostí, ve kterém lze ukládat různé dokumenty, např. Dokumenty o palubě lidských zdrojů, soubor související s projektem atd.
  2. Můžete snadno odesílat soubory prostřednictvím intranetu a prostřednictvím chatu; chatovací konverzace se také automaticky archivuje, aby nám pomohla získat aktuální historii
  • Intranet zvyšuje produktivitu

Úspěch a neúspěch jakéhokoli projektu závisí více na správném ukládání dat a souborů. To nejen šetří čas, a tak by mělo přímý dopad na návratnost investic, ale také snižuje napětí a frustrace. Například, když dáváte poslední dotek na dokončení projektu, jste si jisti, že si vyberete ten správný dokument pro svého klienta. V případě, že novým členům přidáte palubní soubory, můžete snadno odeslat odkaz na stránku HR, ve kterém jsou uloženy příslušné dokumenty určené pro ně. Podle studie společnosti McKinsey Global Institute můžete ve skutečnosti zkrátit dobu potřebnou pro prohledávání jakéhokoli dokumentu o 35%, čímž se uvolní 6% času, který je třeba věnovat jiným důležitým úkolům.

  • Intranet vždy vytváří znalostní bázi v reálném čase

Správný intranetový návrh pomáhá vytvořit znalostní základnu pro dokumentování opakovaně umístěných souborů a dokumentů, například:

  1. Zásady a postupy
  2. Hodnotné materiály
  3. Zprávy a příběhy o úspěchu
  4. Důležité FAQ
  5. Zaměstnanecká alba
  6. Školicí materiály
  7. HR příručka
  8. Zpravodaj
  9. Důležité odkazy obsahující užitečné nástroje a soubory

A to nejsou všechno. V systémech jsou nahrány další položky - otázky položené na fórech, týmové diskuse a lístky vyvolané v helpdesku. To vše lze nahrát do intranetu a přidat do znalostní báze, kterou můžete čas od času použít pro různé potřeby. Také by mohla existovat karta s názvem nápadů, které zvou veřejné nápady. Tento nástroj by ve skutečnosti poháněl myšlenky na různých úrovních.

  1. Intranet poskytuje možnost sociálních sítí

Intranet vždy dává šanci prakticky se spojit s kolegy z různých oddělení, čímž se sníží bariéry a sila; zaměstnanci se mohou snadno spojit a sdílet zpětnou vazbu na témata společných zájmů a učit se. A to zlepšuje komunikaci a sdílení znalostí na úrovni společnosti, různých týmů a oddělení. Zaměstnanci se seznámí s lidmi uvnitř i vně jejich týmů. Manažeři se mohou seznámit s podřízenými, což by konečně porušilo úmluvy a společně mohou růst, což by mělo nepřímý dopad na produktivitu.

  • Intranet vytváří interní komunikační kanály

Aniž by museli opustit stůl, volat nebo posílat e-maily, mohou se zaměstnanci navzájem spojit formou zpětné vazby v diskusních trasách o jakémkoli konkrétním tématu. Spojení s geograficky rozloženými týmy by se tedy stalo inspirací pro týmovou práci.

  • Intranet pomáhá při hledání a poznání vašich zaměstnanců

Jen proto, že tým je geograficky rozšířen nebo někdo pracuje z domova, je nemožné najít a znát své zaměstnance po celou dobu, i když s nimi pracujeme fyzicky nebo virtuálně. V takových případech nám adresář zaměstnanců v intranetu skutečně pomáhá dostat se do kontaktu s našimi zamýšlenými vrstevníky a je možné vytvořit komunitu. Můžeme se seznámit s dovednostmi členů našeho týmu, pracovní historií a úspěchy. Můžeme proto využít jejich pomoc při řešení jakéhokoli problému nebo poradit ostatním, aby je následovali v takových konkrétních potřebách. Svým kolegům můžete motivovat zasláním gratulačního odznaku k úspěchu projektu nebo odesláním odznaku Děkuji za dobře odvedenou práci.

  • Prostřednictvím intranetu můžete vytvářet, sdílet a publikovat jakýkoli dobrý obsah přes hranice a oddělení

Prostřednictvím intranetu lidé vytvářejí obsah, sdílejí veřejné příspěvky, které ostatní konzumují, a komentují je. Uživatelé využívají různé prostory, ve kterých je nahrán jakýkoli nový obsah, automatická aktualizace půjde všem v těchto konkrétních příspěvcích. Poté začnou tento obsah používat. Intranet tedy dává uživatelům šanci generovat obsah, který by mohli používat ostatní. Následující obsah se obvykle nahrává na intranet:

  1. Blogy a nové trendy v oboru
  2. Nové dovednosti pro ostatní
  3. Velký tým vyhraje
  4. Nové spuštění
  5. Nová strategie nebo proces
  6. Skvělé fotografie a videa

  1. Zapojení zaměstnanců a růstové centrum: zrušení zklamání zaměstnanců

Při každém organizačním tahu je zapojení zaměstnanců vnímáno jako spodní linie. Díky zapojení zaměstnanců se zvyšuje produktivita a zaměstnanci jsou motivováni. To nakonec pozitivně ovlivňuje spokojenost zákazníků a morálku zaměstnanců.

Statistiky zapojení zaměstnanců

  • Studie Del Carnegie Training ukazuje, že téměř 71% zaměstnanců z velkých společností není zapojeno
  • V další studii společnosti Gallup Research je uvolnění zaměstnanců přibližně 18%, což brzdí celkovou produktivitu

Angažovaní zaměstnanci loajálně obhajují společnosti, pro které pracují. S hrdostí zmiňují firemní produkt nebo službu zákazníkům. Společně vytvářejí znalosti ve prospěch druhých a pomáhají druhým dosáhnout jejich cílů. Zatímco nesouvisející zaměstnanci jsou zátěží. Poškozují pověst společnosti a zvyšují nespokojenost mezi ostatními a mají dopad na produktivitu. V tomto okamžiku by intranet skutečně pomohl vypracovat plány na zapojení zaměstnanců tím, že by jim umožnil používat zdroje a nástroje a školit je v jejich aspirovaných oborech k budování jejich kariéry. Byli by oprávněni rozhodovat o své kariéře.

  • Intranet spojuje zaměstnance s posláním, vizí a hodnotami společnosti

Často si myslíme, že každý zaměstnanec je v souladu s posláním, vizí a hodnotou společnosti! A jsou na to správně zarovnáni a jsou s ním citově spojeni? Studie provedená na průzkumu TINYpulse na 40000 zaměstnancích ukazuje, že si je toho vědomo pouze 40%. Proces zapojení zaměstnanců umožňuje přístup ke všem zaměstnancům, aby se cítili emocionálně připoutáni k poslání, vizi a hodnotám společnosti. Intranet dává všem tento přístup na centrálním místě. V různých formátech a segmentech můžete oslovit své zaměstnance a posílit je rozmanitými způsoby: prostřednictvím blogů, diskuse, článků, videí a přizpůsobené stránky k propagaci značky.

  • Intranet vytváří příležitosti pro rozvoj zaměstnanců

Zaměstnanci by byli spokojenější, kdyby měli dostatečný prostor pro rozvoj. Společnost může vytvořit různé plány kariérního růstu pro zaměstnance, a tím snížit opotřebení. A právě snížením rozdílů mezi zdroji, které potřebují pro svůj růst, a svými výsledky, může společnost zefektivnit nesoulad. Intranet zde dělá tuto perfektní práci při podpoře a sledování programů růstu zaměstnanců následujícím způsobem:

  1. Konsolidace školicích materiálů a osvědčených postupů
  2. Shromažďování zpětné vazby zaměstnanců za účelem zlepšení programů
  3. Přenesení firemní kultury na všechny
  4. Sledování pokroku všech zaměstnanců
  5. Každému z nich umožnil sledovat jejich vývoj
  • Intranet má šanci na virové spojení se vším na vývojových plánech a jedinečných nápadech

Pokud jde o komunikaci, která je zaměstnancům doručována prostřednictvím e-mailu, je pravděpodobné, že tyto e-mailové zprávy mohou být ztraceny ve složkách doručené pošty, nebo lidé nemusí vyvíjet iniciativy k otevření těchto e-mailů. Všude je velmi běžné. Zaměstnanec by mohl postrádat důležitou komunikaci, která mu byla zaslána o jeho osobním vývoji. A někdy to může vést k tomu, že se cítí vynecháni nebo zanedbatelní.

Intranet poskytuje zaměstnancům vždy přístup k tomu, aby dosáhli toho, co požadují - nejdůležitější aktualizace, každá vyhlídka a každá změna plánování. Informace mohou být veřejné nebo specificky přizpůsobené správným lidem; v rámci duální komunikace jim může být zaslán e-mail. Zároveň mohou sdílet své jedinečné nápady ve virovém prostoru a další v tomto prostoru mají přístup k těmto informacím a zveřejňovat komentáře. Proto se rozvíjí dobré komunikační vlákno vedoucí k úspěšnému vývoji pro všechny. Lidé, kteří se nemusí účastnit veřejné diskuse, se mohou také zapojit do těchto online diskusí.

Intranet také umožňuje zaměstnancům využívat jejich role a kariéru:

  1. Vlastní projekty a podobné důležité úkoly
  2. Sdílejte kreativní nápady
  3. Využijte příležitosti
  4. Sledujte vývoj jejich cílů
  5. Doporučujeme postupovat
  6. Dejte si pozor na další cvičení a vzdělávání
  7. Sledujte, co ostatní dělají uvnitř i vně týmů

Steve Roesler, známý komunikační stratég, vypracoval deset důležitých otázek, které by pomohly zapojit zaměstnance na pracovišti. Tyto kontrolní seznamy jsou efektivní při formulaci snadných řešení problémů s intranetem:

  1. Intranet funguje jako nástroj pro plánování

Intranet usnadňuje všem plánování a sledování schůzek, událostí a schůzek. Z tohoto mimořádného zařízení budou mít prospěch všichni zaměstnanci.

  • Snadné plánování pro setkání inspirující účast zaměstnanců

Lidé mohou mít více než jeden nástroj pro plánování svých závazků, ale ty jsou neúčinné, protože by to byl časově náročný proces. Tato proveditelnost zajišťuje dobrou účast zaměstnanců. Zaměstnancům můžete zasílat e-maily týkající se schůzek nebo událostí, ale tento proces je těžkopádný. E-maily mohou být ztraceny ve složce Doručená pošta nebo mohou být přeskočeny důležité osoby. Nejjednodušší a nejchytřejší způsob je naplánovat sdílený kalendář na intranetu vaší společnosti a získat rychlý přehled o pohodlí všech. Lze tedy naplánovat čas na setkání.

  • Vytváření atraktivních akcí

Kromě nastavení času a kalendářů existuje více informací o událostech, díky nimž jsou události zajímavé a populární.

  1. Kompletní informace o akci
  2. Fotografie a videa související s událostí, aby byla přitažlivější. Brzy poté, co událost skončí, může dojít k rovnoměrné aktualizaci spolu s fotografiemi a videi
  3. Podrobná cestovní mapa k událostem
  4. Informace o restauracích, obchodech a dalších pozoruhodných místech, kam se lze dostat

Závěr

Správný intranetový design je vždy odrazovým můstkem pro efektivní interní komunikaci. Vždy dává lidem výhodu, když se spojí s kolegy na jakémkoli sdíleném tématu a dává nekonečné pomůcky. Viděli jsme, jak lidé široce přistupují ke správnému používání intranetu, aby se zvýšila masová účinnost platformy. Je to platforma, kde získávají a vyhledávají cokoli, vytvářejí, sdílejí, učí se a motivují ostatní, což zase zvyšuje účinnost práce a přímo ovlivňuje návratnost investic. Není to sice správné říkat žádnou negativní věc, ale lze vždy říci, že správný design intranetu je vždy polovinou práce od té doby, co se jedná o správné obousměrné komunikační kanály.

Kategorie:

Rozvoj podnikání