Vytvoření databáze pomocí aplikace Microsoft Access - Microsoft Access je šikovná softwarová aplikace, která je dodávána s sadou Microsoft Office Professional Suite. S tímto jednoduchým databázovým nástrojem se určitě můžeme naučit lépe organizovat naši práci a náš život!

Proč používat Microsoft Access?

Většina lidí se nás ptá: „Proč potřebuji nějaký fantastický databázový software? Excel funguje dost dobře pro mé různé potřeby. “

Zde vám rádi sdělíme, že Access není žádná „fantastická“ databáze. Je to snadné, výkonné a může vám ušetřit spoustu času a opakovaného úsilí, i když ze svých dat získáte to nejlepší. Ve skutečnosti zjistíte, že při kombinaci listů aplikace Excel s dobře organizovanou databází aplikace Access získáte mnohem více svých dat.

Microsoft Access

  • Je nástrojem relační databáze . To znamená, že všechna data jsou uspořádána do (souvisejících) tabulek. Tento nástroj můžete použít k rozpočtování měsíčních výdajů, k organizaci knihovního katalogu nebo k údržbě komplikovaného adresáře; klíč spočívá ve strukturování dat do jednoduchých, neredundantních tabulek, které lze vzájemně propojit.
  • „Pamatuje si“ vaše data. Na rozdíl od Excelu funguje také jako plynulá paměťová banka, která ukládá a pamatuje si vaše data, abyste je mohli snadno načíst pro budoucí použití. Například jste možná uložili několik listů Excelu za měsíční výdaje. Ale pokud nyní chcete tyto listy kombinovat a studovat je dohromady, budete muset použít speciální (a někdy těžkopádné) funkce Excelu, jako jsou grafy, dashboardy atd. V aplikaci Access je to bezproblémové.
  • Umožňuje složité datové operace bez námahy. Aplikace Access nabízí všechny základní operace, které aplikace Excel provádí, například třídění, výpočty, filtry atd. Kromě toho také umožňuje připojit nebo vyloučit data z tabulek (jako je připojení listů Excelu) na základě zvláštních kritérií. Dobrou zprávou je, že to vše je v aplikaci Access snadné!

V tomto článku vás provedeme vytvořením první pracovní databáze pomocí 6 jednoduchých kroků.

  1. Uspořádejte svá data do strukturovaných tabulek.

Pokud máte v úmyslu používat databázi Access, je pravděpodobné, že již máte spravedlivou představu o strukturách tabulek, které chcete vytvořit. Považujte to za důležitý přípravný krok, protože o úspěchu vaší aplikace Access rozhoduje struktura tabulek.

Některé otázky, které vám pomohou získat toto právo patří:

  • Jaké údaje máte? Obchodní záznamy, osobní soubory, data, která podporují vaši kulturní společnost? V ideálním případě bude každý typ obsahovat svou vlastní databázi.
  • Co je běžné mezi údaji, které máte? Můžete je seskupit do samostatných tabulek na základě tohoto společného faktoru? Např .: Příjmy, výdaje, seznam adres atd.
  • Co je v každé tabulce jedinečné? Co můžete použít k identifikaci jednoho řádku dat z každé tabulky? Např .: Jméno, Id atd. Toto bude primární klíč a může to být jeden nebo více sloupců . (Nebojte se, pokud nenajdete něco jedinečného, ​​protože Access může automaticky vygenerovat primární klíč.)
  • Jaké jsou spojovací odkazy napříč tabulkami? Toto jsou potenciální cizí klíče (více se dozvíte níže).

Doporučujeme mít hrubý návrh struktury tabulky na papíře. Nedělejte si starosti s dokonalostí; vaše tabulky se budou při práci s aplikací Access vyvíjet a ovládat je. Jakmile budete připraveni, spusťte aplikaci Microsoft Access, zvolte Soubor -> Nový -> „Prázdná databáze“ a kliknutím na tlačítko „Vytvořit“ zahajte první databázi aplikace Microsoft Access!

Tip: Vyberte vhodný název, který odpovídá typu vaší databáze; to zní mnohem lépe, než kdybych to nazval „Moje první databáze“!

  1. Vytvořte tabulky

Jakmile úspěšně spustíte a vytvoříte svou první databázi, aplikace Access otevře pohled „Nástroje tabulky“ a vytvoří tabulky, protože přístup je opravdu o tabulkách!

Zde vytvoříme jednoduchou rozpočtovou aplikaci se 3 tabulkami: Pravidelné výdaje, Měsíční příjem a Měsíční výdaje. Sloupce zvýrazněné modrou barvou jsou jedinečné a lze je tedy použít jako primární klíč. (Všimněte si, že pokud je více než jeden sloupec zvýrazněn modrou barvou, kombinace je jedinečná.)

Chcete-li přidat tabulku Pravidelné výdaje, použijte záložku na pravé straně.

  • První sloupec (ID) je automaticky generován aplikací Access a slouží jako výchozí primární klíč. (Můžeme to změnit později.)
  • Klikněte na „Click to Add“ a zadejte další název sloupce. Dostanete výběr (rozevíracího seznamu) pro typ sloupce. Zvolte Text a zadejte „Název výdaje“.
  • Znovu klikněte na Přidat další sloupec, vyberte Text a zadejte „Typ“.
  • Znovu klikněte na Přidat další sloupec, vyberte Číslo a zadejte „Částka“.
  • Nakonec uložte nově vytvořenou tabulku (pomocí kláves Control + + “S”). Po zobrazení výzvy zadejte název „Běžné výdaje“.

A tam, čerstvě vytvořený, je vaše vlastní první tabulka aplikace Microsoft Access. Hurá!

Na kartě CREATE použijte Vytvořit -> Tabulka a podle výše uvedených kroků vytvořte podobně tabulky „Měsíční příjem“ a „Měsíční výdaje“.

Doporučené kurzy

  • Profesionální kurz makra VBA
  • Výcvikový kurz VBA a makra
  • Excel 2007 Základní modelování školení

  1. Zadejte data do tabulek

V tomto kroku ručně vložíme data do tabulek. Vezměte však na vědomí, že aplikace Access nabízí několik dalších snadných způsobů importu dat do tabulek (z listu Excelu, z textového souboru atd.).

Zde musíme zmínit, že aplikace Access zvítězí nad Excelem při validaci dat, pokud jsou tabulky správně navrženy. Abychom pochopili význam návrhu tabulky, jednoduše přidáme data do tabulky „Pravidelné výdaje“ a prozkoumáme výzvy.

Zde jsou data, která hodláme přidat do našich tabulek:

„Datasheet View“ se nejlépe používá k přidání / odstranění / změně dat tabulky a otevře se pokaždé, když dvakrát kliknete na název tabulky na levé straně karty. Můžete k němu také přistupovat pomocí karty DESIGN -> Zobrazit -> Návrhové zobrazení. Jakmile jste v tomto zobrazení, vyberte tabulku, se kterou budete pracovat („Pravidelné výdaje“) na levé straně. Na kartě na pravé straně

  • Klikněte na druhý sloupec (Expense Name) a napište „Rent“.
  • Klikněte na třetí sloupec (Type) a napište „Fixed“.
  • Klikněte na čtvrtý sloupec (Částka) a zadejte „2000“.
  • Dokončili jste první řádek. Opakujte pro zbývající řádky.
  • Totéž opakujte pro tabulku „Příjmy“ a „Měsíční výdaje“.

Všimli jste si, jak Access automaticky třídí data podle rostoucího množství? Pokud to chcete změnit, můžete pravým tlačítkem myši kliknout na pole Částka a změnit pořadí řazení.

Jak jste si jisti všimli, aplikace Access automaticky vygeneruje jedinečné číslo pro první sloupec (ID), protože to bude považovat za výchozí primární klíč. Toto je sloupec, který se obvykle používá k načtení jedinečných řádků dat z tabulky.

Tuto hodnotu však pro nás může být obtížné zapamatovat, protože nemá pro naše údaje žádný význam. Také jsme již identifikovali naše jedinečné primární klíče a měli bychom to zachytit při návrhu tabulky. Další krok vám ukáže, jak přepracovat tabulku, aby se o to postaralo.

  1. (Re) Navrhněte své tabulky

Jakmile vytvoříte tabulky, vsadíme se, že jste zvědaví, jestli se ukázalo, že jsou v pořádku. Ve skutečnosti je to důležité, abyste mohli zahrnout jakákoli další pravidla pro ověřování a přesnost údajů. Můžete to ověřit v „Návrhovém zobrazení“.

Flexibilnější návrhové zobrazení přístupu je snadno přístupné pomocí karty DESIGN -> Zobrazit -> Návrhové zobrazení. (Případně můžete kliknout na název tabulky na levé straně a zvolit „Návrhové zobrazení“.)

Pokud prozkoumáte tabulku „Pravidelné výdaje“ (výše uvedený snímek obrazovky), určitě zachytíte některé nesrovnalosti. Opravme to následovně:

  • Ve výchozím nastavení je automaticky generovaný sloupec ID nastaven jako primární klíč, a proto malá ikona klíče vlevo. Změníme to zvýrazněním (jediným kliknutím) sloupce Název výdajů a výběrem ikony „Primární“ klíč na horní kartě. (Můžete také kliknout pravým tlačítkem na název sloupce a zvolit „Primární klíč“). Ikona klíče se odpovídajícím způsobem změní.
  • Nepotřebujeme sloupec ID. Klikněte na něj pravým tlačítkem a vyberte příkaz „Odstranit řádky“. Tím se automaticky odstraní tento sloupec (a všechny dříve vložené hodnoty) z této tabulky.
  • Sloupec Částka je nastaven na typ dat Číslo. Změňte to na Měna.

Nyní náš stůl vypadá dobře. Podobně můžete upravit další 2 tabulky v návrhovém zobrazení, změnit jejich primární klíč, nastavit typ dat měny a přidat další data do všech tabulek, abychom s nimi mohli hrát v následných krocích.

  1. Definujte relace tabulky

Kdykoli chcete jednoduše „zobrazit“ data tabulky, lze použít zobrazení datového listu. Ale domníváme se, že byste chtěli zobrazit kombinované výsledky všech vašich tabulek. To může být těžkopádné v Excelu, ale v aplikaci Access je to bez námahy. Klíč je v definování vztahů tabulky.

Vztahy definují, jak jsou naše tabulky „vzájemně propojeny“. Tyto spojovací odkazy se v databázovém žargonu nazývají „cizí klíče“.

Chcete-li definovat vztahy tabulek v aplikaci Access, přejděte na kartu DATABASE TOOLS a klikněte na Vztahy. Zobrazí se dialogové okno se seznamem všech tabulek. Poklepejte na každou tabulku, dokud se nezobrazí v zobrazení vztahů na pozadí. Pokud se tabulka objeví více než jednou, můžete kliknout pravým tlačítkem na další tabulku a vybrat možnost „Skrýt tabulku“.

Jakmile jsou všechny 3 tabulky viditelné, můžete je libovolně přesouvat po obrazovce.

Ale teď není nic zvláštního o tomto pohledu. Naše tabulky jsou jednoduše uvedeny, odpojeny . Chcete-li to změnit, klikněte na pole REGULAR EXPENSES.Expense Name a přetáhněte jej do pole MONTHLY EXPENSES.Expense Name. Dialogové okno by se mělo otevřít takto:

Co zde děláme, je vytvoření vzájemného vztahu mezi tabulkou Název výdajů běžných výdajů a tabulkou Název výdajů měsíčních výdajů.

Pravidelné výdaje.Expense Name -> Měsíční výdaje.Expense Name

Primární klíč -> Cizí klíč

Jeden -> Mnoho

Pro tohle,

  • Je třeba zkontrolovat „Vynutit referenční integritu“. Tím se zajistí, že všechny přidané hodnoty v měsíčních výdajích budou před přidáním zkontrolovány s hodnotami v tabulce Pravidelné výdaje.
  • Zrušte zaškrtnutí karet „Kaskádová aktualizace / odstranění souvisejících polí“ . Tím se kaskádují všechny aktualizace / mazání v tabulce primárních klíčů (v našem případě pravidelné výdaje). Pokud je tedy částka aktualizována pro konkrétní výdaje, bude kaskádována ve všech souvisejících tabulkách. Podobně s odstraněním. Záměrně to zrušíme, abychom mohli později zachytit nesoulad. Nakonec klikněte na Vytvořit.
  • Podobně vytvořte vztah mezi Měsíčním příjmem měsíčních výdajů a Měsíčním příjmem měsíčního příjmu. Zrušte zaškrtnutí možnosti Vynutit referenční integritu .

Pohled na vztah by to měl automaticky odrážet takto:

Definovali jste vztah první tabulky a jste připraveni vytěžit více ze svých dat!

  1. Dotazy a zobrazení dat z vašich tabulek

Toto je možná nejvýznamnější a nejužitečnější část používání aplikace Access over Excel. Jak vidíte, vytvořili jsme naše tabulky se správným designem, přidali data a definované vztahy. Dalším důležitým krokem je dát to dohromady a podívat se, jak naše kombinovaná data vypadají. A to se provádí pomocí dotazu.

Zde vytvoříme jednoduchý dotaz, který zachytí všechny neshody v „fixních“ výdajích.

Dotaz můžete vytvořit pomocí karty CREATE -> Průvodce dotazem, nejjednodušší způsob, jak vytvořit základní dotaz. Budete vyzváni k:

  • Zadejte (Průvodce jednoduchým dotazem).
  • Názvy a pole tabulky. Zvolte Název výdajů, Typ a částka z Pravidelné výdaje a Měsíc a Částka z Měsíční výdaje.
  • Detail nebo shrnutí. Zvolte Podrobné.
  • Když průvodce zobrazí výzvu k zadání názvu, zadejte „Zpráva o nesouladu opravných výdajů“ a vygenerujte dotaz na zprávu klepnutím na Dokončit.

Generovaný dotaz by měl vypadat takto (bez červených zvýraznění):

Jak ale vidíte, tento dotaz zobrazuje všechny záznamy o výdajích, nejen ty nesouladné (jak je zvýrazněno červeně). Můžeme to opravit pomocí dotazu Design (klikněte pravým tlačítkem myši na název dotazu na levé straně a vyberte „Návrhový pohled“).

Toto zobrazení použijeme k přidání 2 kritérií

  1. V části Pravidelné výdaje. Typ přidejte hodnotu „Opraveno“ do části Kritéria (včetně jednoduchých uvozovek). Tím se omezí počet načtených datových záznamů na typ = Opraveno.
  2. V rámci kterékoli z těchto částek přidejte zvláštní kritéria, abyste zkontrolovali nesoulad: „(Běžné výdaje). Částka (Měsíční výdaje). Částka“ (bez uvozovek). Znaménko znamená „nerovná se“). Tím se zachytí pouze neshodné záznamy.

Společně tato kritéria vyzvednou nesouladné záznamy Fixed Expense.

Konečný výsledek by měl vypadat takto:

A to je opravdu konečný výsledek, který si přejeme. Gratulujeme!!

Závěrečná poznámka

V tomto základním tutoriálu jste byli vystaveni celé řadě funkcí aplikace Microsoft Access, od tabulek po vztahy k dotazům. Doporučujeme, abyste při pokusech o složitější operace stavěli na tabulkách a dotazech uvedených zde.

Návrhy na další postup zahrnují:

  • Import data do tabulek z listu Excelu nebo textových souborů oddělených čárkami (nazývaných také soubory CSV).
  • Přidání validačních kritérií pro tabulky pomocí návrhového zobrazení. Pokuste se například omezit hodnoty pravidelných výdajů. Zadejte pouze hodnoty „Fixní“ nebo „Proměnné“.
  • Další informace o normalizovaných tabulkách a o tom, jak to ovlivní vaše data. Přepracování a vytvoření příkladů zde sdílených jako normalizované tabulky.
  • Pomocí nástroje Query Designer od nuly vytvořte souhrnnou zprávu obsahující celkový příjem, výdaje a zůstatek každý měsíc v roce.

I když prvních několik pokusů s aplikací Microsoft Access může zahrnovat strmou křivku učení, můžeme vám zaručit odměny, které vaše úsilí přinese. Microsoft Access je odlehčený databázový nástroj, který vám umožní využít větší sílu vašich dat s minimálním úsilím. Takže dál a šťastný přístup-ing !!

Doporučený článek

Zde je několik článků, které vám pomohou získat více podrobností o vytvoření databáze pomocí přístupu Microsoft, takže stačí projít odkaz.

  1. 10 Výkonné funkce aplikace Microsoft Access
  2. 9 Úžasné kroky, jak používat dovednosti aplikace Microsoft Excel
  3. Jak zlepšit dovednosti aplikace Microsoft Excel?
  4. 10 jednoduchých kroků k vytvoření kontingenčního grafu v aplikaci Excel 2016
  5. Úžasné funkce Excel Excel - grafy a grafy

Kategorie:

Tipy pro Excel