Životní cyklus řízení projektů
Projekty jsou nedílnou součástí našeho profesního života. Ve světě neustále se měnících technologií a obchodních trendů je řízení projektů velmi žádané. V tomto tématu se budeme učit o životním cyklu řízení projektů
Podle PMI je projekt definován jako dočasný s definitivním začátkem a koncem v čase. Projekt je také jedinečný bez rutinních operací a měl za cíl splnit jedinečný cíl s konkrétní sadou operací. PMI dále definuje projektový management jako aplikaci znalostí, dovedností, nástrojů a technik pro projektové aktivity, aby splnily požadavky projektu.
Ať už se jedná o vývoj softwaru nebo uvedení nového produktu nebo dokonce filmu, jeho řízení bude pokračovat v pěti fázích životního cyklu.
Fáze řízení projektu Životní cyklus
Zde je pět fází životního cyklu řízení projektů:
- Zahájení
- Plánování
- Provedení
- Monitorování a kontrola
- Uzavření
Počáteční fáze:
Toto je výchozí bod projektu. Projekt se v této fázi konceptualizuje. V této fázi jsou implementovány následující kroky:
- Myšlenka projektu je vytvořena nebo klient přistupuje k myšlence. Myšlenkou může být řešení stávajícího problému nebo nová příležitost v podnikání (například: uvedení nového modelu smartphonu)
- Je vytvořen obchodní případový dokument poskytující řešení pro implementaci myšlenky po brainstormingových relacích sestávajících z týmových, klientských a projektových manažerů.
- Projektoví manažeři a dotčené týmy kontrolují proveditelnost realizace projektu z hlediska zisků, nákladů, časové osy, zdrojů atd.
- Jakmile projekt projde tímto testem proveditelnosti, je navržen ke schválení vedoucím týmem společnosti / obchodní jednotky.
- Během schvalování je podepsán SOW projektu a je přidělen rozpočet.
Po úspěšném dokončení výše uvedených kroků se projekt přesune do fáze plánování.
Fáze plánování:
Toto je druhá fáze projektového řízení. Během této fáze se vytvoří podrobný plán projektu. Tento plán zahrnuje úkoly, požadované zdroje, časové harmonogramy, náklady atd. Je provedeno další plánování požadavků na stanovení priorit. Ganttův diagram, který ukazuje časové osy pro různé úkoly, je jedním z důležitých dokumentů vytvořených pro plánování. Různé plány, které se vytvářejí v závislosti na typu projektu, jsou:
- Komunikační plán: Dobrý komunikační plán zajišťuje úspěch projektu. Určuje, jak mají být informace sdíleny mezi různými zúčastněnými skupinami (nastavení pošty, Skype, vytvoření distribučního seznamu atd.) Matice eskalace je součástí tohoto plánu, který se používá k eskalaci týmů pro problémy.
- Plán zdrojů: Identifikuje zdroje potřebné pro projekt a spotřebu a harmonogram nákupu zdrojů. V tomto plánu je nastíněno mapování lidských zdrojů.
- Plán kvality: Plán sestává z podrobného popisu přijatých standardů kvality, testování kvality a záruk používaných k udržení standardů.
- Plán nasazení: Zahrnuje osnovy nasazení výstupů projektu. Přístup k nasazení, odpovědnost členů týmu během a po nasazení, sledování problémů a podpora při dokončení projektu po dokončení projektu.
Po dokončení různých plánů je řízení rizik prováděno v závislosti na kritičnosti projektu. Identifikace potenciálních hrozeb a analýza dopadu, pokud k těmto hrozbám dojde, tvoří součást této dílčí fáze. Zpráva o řízení rizik je připravena s plánem na zmírnění budoucích hrozeb.
Realizační fáze:
Hotovo s dokončením a plánováním myšlenky projektu. Nyní je čas začít pracovat. V této fázi je provedeno předchozí plánování. Tato fáze velmi závisí na plánování. Lepší plán bude lepší provedení. Projektoví manažeři v tomto procesu postupují níže:
- Přidělení zdrojů a zajištění jeho včasného dodání.
- Denní přiřazování úkolů členům týmu
- Denní schůzky
- Vytvoření zprávy o stavu založené na denních schůzkách a průběhu projektu.
Celý tým zde přichází k obrazu, jak začíná skutečnou prací (např. Vývoj softwaru, výroba). Denní cíle jsou stanoveny; tým musí zajistit jejich splnění; v případě zpoždění musí podat zprávu vedoucím projektu.
Fáze monitorování a kontroly:
Tato fáze je sloučena s prováděcí fází, protože obě se vyskytují současně. Hlavním cílem je zajistit, aby provádění bylo prováděno podle plánu. Časové osy a náklady dodržovány. Během monitorování jsou implementovány níže uvedené body:
- Nastavte klíčové ukazatele výkonu (KPI).
- Porovnejte plán postupu nebo zprávu o stavu s plánem projektu a změřte KPI.
- V případě jakékoli odchylky od projektu snižte odchylku a předefinujte KPI.
- Aktualizujte plán tak, aby byly dodrženy stanovené lhůty.
- Sledujte využití rozpočtu.
- Sledujte kvalitu projektu.
Fáze uzavření:
Nyní je tento projekt dokončen a je čas ho nasadit klientovi nebo zahájit na trhu. To je místo, kde spolupracující úsilí končí plodným koncem !! Plán nasazení vytvořený ve fázi plánování vstupuje do činnosti. Fáze uzavření má:
- Poskytování výstupů (produktů / služeb) zúčastněným stranám.
- Komunikace uzavření se zúčastněnými stranami a obchodními partnery.
- Odepisování obchodních dokumentů.
- Uvolnění členů týmu a uzavření smluv.
- Podání platby a dokumentace.
- Zdokumentování získaných zkušeností a osvědčených postupů přijatých během projektu tak, aby mohly být použity pro budoucí použití v jiných projektech.
- Nastavení struktury podpory a údržby podle požadavku.
Takže výše jsou fáze životního cyklu projektu. I když zahájení nového projektu se může zdát obrovským úkolem, ale přerušení fází zajistí dosažitelný cíl. Ale tyto fáze se vzájemně nevylučují, mohou se v praxi překrývat. Fáze provádění a kontroly, které jsme viděli výše, se vyskytují současně. Totéž se může stát i v jiných fázích.
Fúze plánování a realizace:
Možnosti problémů a změna požadavku ze strany klienta ve fázi realizace mohou vést ke změně projektového plánu. Plánování se opět provádí ve fázi provádění. Agilní metodologie, která je široce používána pro softwarové projekty, poskytuje flexibilitu pro začlenění takových změn na poslední chvíli.
Velké projekty jsou rozděleny do malých modulů, jako je výroba a kvalita se může lišit od různých modulů pro produkt. Dokončení jednoho modulu může korespondovat se zahájením dalších projektů.
Lze konstatovat, že tyto fáze jsou dynamické povahy, ale pomocí různých nástrojů pro řízení projektu můžeme zajistit úspěšné dokončení projektu.
Doporučené články
Toto byl průvodce životním cyklem řízení projektů. Zde jsme diskutovali o pěti fázích životního cyklu projektového řízení. Další informace naleznete také v dalších navrhovaných článcích -
- Kariéra v projektovém řízení
- Fáze řízení projektů
- Projektová dokumentace
- Úvod do projektového řízení
- Případová studie v řízení projektů