Jak mít efektivní schůzky? Schůzky jsou nedílnou součástí každodenního života ve společnosti a počet hodin, které strávíte na schůzkách, se v organizaci zvyšuje. S výjimkou několika rolí, které mají povahu „ individuálního přispěvatele “, kde je účast na setkáních relativně menší, ve všech ostatních rolích bude na setkání strávena podstatná část pracovního dne osoby.
Zatímco na vstupní úrovni procento času stráveného na schůzkách může být až 5–10% z celkového času, na vyšších úrovních může tento čas vystřelit až 90–95% pracovní doby. Není divu, že lidé na vyšší úrovni musí být workoholici, protože potřebují najít čas nad rámec pracovní doby strávené na setkáních, aby mohli svou práci vykonat.
Protože tolik času organizace je věnováno schůzkám, je důležité pochopit, proč máme schůzky? Protože ve velké organizaci všechny úkoly plní týmy lidí, kteří pracují společně, většina schůzek v organizaci jsou interní schůzky k dosažení jakéhokoli konkrétního účelu, jako je.
Dozvíte se, že splnění interní specifické efektivní práce-
1. Proč máme schůzky?
2. Náklady na schůze (COM)
3. Tipy, jak mít efektivní schůzky
# 1: Tipy před prací
# 2: Tipy během schůzky
# 3: Práce po práci (po schůzce)
I) Proč máme schůzky?
- Schůzky pro sdílení informací : - Tato setkání jsou vedena za účelem sdílení informací a aktualizací, například z času na čas - efektivní školení, nové zásady atd.
- Schůzky aktualizace stavu: - Tato setkání se používají, když skupina lidí nebo skupina týmů spolupracují na různých částech projektu a je třeba sdílet aktualizace stavu práce, kterou vykonávají. Tato setkání mají obvykle opakující se charakter a opakují se po pevném časovém intervalu, jako je denní, týdenní, měsíční atd.
- Schůzky s rozhodováním: - Tyto schůzky se obvykle konají, když je třeba učinit rozhodnutí a tvůrce rozhodnutí chce před přijetím rozhodnutí vstupy různých zúčastněných stran.
- Setkání s řešením problémů: - Občas se skupina lidí schází k mozkové bouři a diskutuje a rozhoduje o nejlepším způsobu řešení problému organizace.
- Různé typy schůzek: - Mohou existovat další schůzky, jako jsou inovační schůzky, efektivní schůzky v budování týmů, schůzky s kontrolou výkonnosti, schůzky s kontrolou auditu, schůzky s účinnými orgány atd.
Kromě interních schůzek mohou existovat také schůzky s externími zúčastněnými stranami, kterých se osoba možná bude muset zúčastnit. Pro účely tohoto článku omezíme naši diskusi na interní schůzky, které musí vstupní a střední úroveň schůzek řídit.
II) Náklady na zasedání (COM):
Je něco jako náklady na schůzky (COM)? Odpověď je definitivní ano a je to součet všech nákladů na osoby, které se účastní schůzek, a nákladů na infrastrukturu za to, že se tato schůzka konala. Pro naši diskusi můžeme předpokládat, že náklady na setkání jsou náklady, které společnosti vzniknou z hlediska času stráveného účastníky na tomto setkání.
Dovolte mi to dále objasnit uvedením příkladu. Ve většině společností se vedoucí různých efektivních schůzek oddělení obvykle schází jednou týdně nebo čtrnáct dní po dobu jedné nebo dvou hodin, aby diskutovali o provozních otázkách.
Řekněme, že v organizaci XYZ se deset vedoucích představitelů schází jednou týdně po dobu dvou hodin. Předpokládejme také, že
- Průměrný CTC těchto vedoucích představitelů je Rs 36 Lakhs.
- Průměrná mzda za měsíc = 36, 00 000/12 = 300 000
- Průměrná mzda za den = 3, 00 000/30 = 10 000
- Předpokládejme, že 10 hodin práce denně - Av. Cena za hodinu = 10 000/10 = Rs. 1 000 / -
- Čas na 10 vedoucích schůzek po dobu 2 hodin = 10 * 1 000 * 2 = 20 000 / -
Náklady na toto setkání jsou tedy 20 000 / - R. Ve výše uvedeném případě jsme však použili velmi zjednodušený model, pokud přidáme více složitosti tím, že vezmeme v úvahu výhody efektivních schůzek a skutečnost, že zaměstnanci pracují pouze 22 dní v měsíci atd. Skutečné náklady na schůzku se snadno zdvojnásobí množství.
Nyní, když jste pochopili, že schůzky mají cenu. Není žádným rozumem pochopit, proč mít efektivní schůzky jsou pro každou organizaci velmi důležité, protože značná část času jejích zaměstnanců tráví na schůzkách.
Pojďme se tedy dostat k tomu, jak se vyhnout schůzkám, které jsou nudné, neproduktivní, neuspořádané a příliš dlouhé? Na základě mých 20+ zkušeností ve společnosti a každodenní účasti na průměrných 3+ schůzkách zde uvádíme několik tipů, jak schůzky zefektivnit.
Především s řádným plánováním a přípravou může být každé setkání efektivní a příjemné. Pokud facilitátor správně naplánuje a provede bezchybně a má řádné následné sledování, setkání bude účinné.
Doporučené kurzy
- Online certifikační kurz CAPM
- Online kurz řízení projektů
- Program ISO 27001
III) Tipy, jak mít efektivní schůzky
Efektivní tipy na schůzky lze rozdělit do tří částí
- Předpracovní práce (před zasedáním)
- Během setkání
- Po práci (po schůzce)
# 1: Tipy před prací
- Program :
- Osoba, která bude schůzku řídit, se musí rozhodnout, jaký je účel schůzky.
- Jaké jsou očekávané výsledky?
- Na jejich základě je třeba rozvinout program jednání.
Program schůzky musí být velmi jasný ohledně očekávaných výsledků. Pokud není program schůzky jasný, nedosáhne se požadovaného výsledku. Dovolte mi uvést příklad, který vám to objasní - řekněme, že jste vyzváni k uspořádání schůzky za účelem kontroly prodejního čísla. posledního čtvrtletí a rozhodnout o akci pro další čtvrtletí. V takovém případě však můžete poslat agendu schůzky některým z těchto způsobů
- Setkání za účelem kontroly prodeje.
- Zkontrolujte údaje o prodeji za Q2
- Diskuse o prodeji.
V každém z výše uvedených případů není agenda příliš jasná a je pravděpodobné, že schůzka proběhne všude a účastníci nebudou na schůzku připraveni, čímž se drasticky sníží účinnost schůzky.
Pojďme se tedy podívat, jak by vypadala dobrá agenda pro toto setkání:
Název: Prodejní schůzka Trvání : 2 hodiny
| Sr | Předmět | Moderátor | Doba trvání |
| 1 | Úvod a pozadí | Jacobe | 10 min |
| 2 | Prezentace o severní a západní oblasti (výsledky za poslední čtvrtletí, co se stalo správně, co se pokazilo) | Sheena | 30 min |
| 3 | Prezentace o jižním a východním regionu (výsledky za poslední čtvrtletí, co se stalo správně, co se pokazilo) | Edie | 30 min |
| 4 | Otevřená diskuse o výkonnosti, oblastech zlepšení a rozhodování o strategii pro příští čtvrtletí | Matt | 40 min |
| 5 | Přezkum akcí ze schůzky | Rachel | 10 min |
Jak můžete vidět z výše uvedené agendy efektivních schůzek, je zcela zřejmé, že struktura schůzky je jasně definována. Účastníci, kteří mají prezentovat, vědí, co musí předložit, a dobu, v níž potřebují k dokončení účinné prezentace schůzek.
Takový podrobný program proto pomůže zajistit efektivnější jednání.
- Seznam účastníků : Většinou organizátoři nepřemýšlejí o tom, kdo jsou účastníci, kteří musí být pozváni. Je velmi důležité, aby byl na základě výsledků požadovaných ze schůzky pozván správný soubor účastníků.
V případě, že někteří z požadovaných účastníků zmeškají, nemůže být rozhodnutí přijato. Jinak, pokud nakonec pozveme účastníky, kteří na schůzce nepotřebují, než ztratí svůj čas, během setkání se cítíme znuděni a můžeme vyvolat narušení ovlivňující diskuse.
- Ostatní různé věci : Některé další věci, které organizátor musí mít na paměti, je zajistit
- Je rezervována správná velikost zasedací místnosti.
- Účastníci předem potvrzují svou účast na setkání.
- Pokud mají účastníci přejít přes jakýkoli datový / čtecí materiál / přípravný materiál, než je stejný, musí být zaslán v dostatečném předstihu.
- Očekává se, že všichni účastníci budou prezentovat své materiály standardním způsobem, v takovém případě je třeba šablony předem rozeslat.
# 2: Tipy během schůzky:
- Zahájení schůzky a včasné ukončení schůzky. Pokud má schůzka časové úseky pro různé části pořadu jednání, než sledujte čas a pokuste se zajistit, aby byly tyto lhůty přísně dodržovány.
- Pokud je to možné, podávejte lehké občerstvení nebo čaj / kávu, protože jsou dobrými ledoborci a udržujte členy vzhůru a zasnoubené.
- Pozdravte členy na začátku schůzky, podejte podklady a rychle projděte programem schůzky a očekávaným výsledkem schůzky na začátku, abyste zajistili, že všichni účastníci jsou na stejné stránce.
- Povzbuďte diskuse k získání všech názorů a nápadů na efektivní setkání. V případě, že někteří členové nemluví, zeptejte se jich na konkrétní otázky, aby získali také své názory.
- Vždy mějte konverzaci zaměřenou na dané téma. Zajistěte, aby diskuse byla konstruktivní a aby se zabránilo opakujícím se komentářům. Diskuse můžete taktně ukončit, když se nikam nedostanou nebo se stanou destruktivními nebo neproduktivními.
- Na konci schůzky shrňte diskusi o schůzce, dosažené dohody, opatření, která je třeba podniknout, a rozhodněte o době příští schůzky (pokud je to nutné)
# 3: Práce po práci (po schůzce):
Takže jste měli dobrou produktivní diskusi na setkání, kde se lidé shodli na opatřeních, která je třeba podniknout. Takže je v pořádku, abyste si odpočinuli?
Odpověď je velká „NE“ a důvodem je, že největší výzvou v každé organizaci je to, že lidé po účasti na schůzce nesledují akce, které jim jsou přiřazeny, a v důsledku toho nejsou akce nikdy dokončeny a očekávané výsledky nepřijdou skrz.
Aby bylo zajištěno, že dosáhnete očekávaných výsledků, musíte okamžitě (do max. 2–3 pracovních dnů) zaslat všem účastníkům zápis z jednání „MOM“ spolu s akcemi, které vyšly ze zasedání.
Vaše položky MOM a Akce by obecně měly obsahovat následující položky
- Shrnutí diskuse
- Bylo dosaženo dohod
- Oblasti, ve kterých došlo k neshodám a kde jsou vyžadována následná setkání / diskuse.
- Akční předměty
Nyní přicházím k položkám MOM a Akce, podle mých zkušeností jsem viděl, že většina účastníků akce chytit neprojevuje jasně a v důsledku toho se nezavádějí. Dovolte mi to vysvětlit příkladem.
Na schůzce, kterou jsme diskutovali výše, budou většinu času zasílány položky akce takto.
Akční předměty
- Vytvoření prodejní strategie pro zákazníky „C“
- Kontrola proveditelnosti prodeje produktu x
- Zlepšit prodej v Kanpur o 10%
- Připravte se na následné setkání, abyste diskutovali o novém dokončení na jihu.
Výše uvedené akce nejsou příliš účinné, protože nemají následující
- Jméno osoby, která je za akci odpovědná
- Čas, ve kterém je třeba akci dokončit.
Lepší způsob prezentace položek akce tedy bude
| Sr | Akční položka | Odpovědnost | Datum splatnosti | Komentáře | |
| Hlavní | Podpěra, podpora | ||||
| 1 | Vytvořte efektivní prodejní strategii pro zákazníky „C“, kteří nenakupují naše produkty a měli by být předloženi k diskuzi na příštím kontrolním setkání. | Martin | Jinal | 10. října | |
| 2 | Vytvořte testovací marketingový plán pro produkt „X“ na trhu Manhattan, na jehož základě lze naplánovat zavedení na celé Indii | Ricku | Jared | 15. října | Měl by také zahrnovat podrobné kalkulace plánované reklamy. |
| 3 | Tým Ohio Sales bude v listopadu nucen zvýšit své prodeje o 10% | Hobert | Petricia | 30. listopadu | |
| 4 | Připravte si následné setkání do poloviny listopadu, abyste prodiskutovali akce z dnešního setkání a zhodnotili marketingovou strategii našich konkurentů pro jižní region | Ericu | 10. listopadu | ||
Jak je vidět z výše uvedených položek akce, je mnohem pravděpodobnější, že budou tyto akce dokončeny, protože není pochyb o tom, kdo akci provede, a časovou osu, v níž musí být schůzka dokončena.
Abychom shrnuli spoustu organizačního času, úsilí a peněz, jsou utraceny na schůzkách, a proto je nezbytné, aby každý zaměstnanec zajistil účinnost schůzek.
Dodržováním některých výše uvedených jednoduchých kroků budete moci trochu zlepšit kvalitu svých schůzek. Kromě toho proveďte kritickou kontrolu všech schůzek, které se účastníte, abyste zkontrolovali, co se při schůzce stalo a co bylo špatně, a to povede k tomu, že se stanete mistrem efektivních schůzek.
Doufám, že jsme odůvodnili odpověď na otázku: Jak mít efektivní schůzky?
Doporučené články
Zde je několik článků, které vám pomohou získat více podrobností o Efektivních setkáních, takže stačí projít odkaz
- Tipy pro skupinovou diskusi
- Různé efektivní způsoby komunikace (užitečné)
- 10 nejlepších a efektivních kroků k vytvoření kreativnějších pracovních plánů
- 10 účinných kroků pro proces strategického plánování