Pravidla pro e-mailovou etiketu
I v tomto věku informačních technologií a rychlé elektronické komunikace se očekává, že každý jednotlivec bude při interakci s počítačem nebo jakýmkoli jiným zařízením dodržovat určité kódy a etiku. Stejné pravidlo e-mailové etikety platí pro všechny bez ohledu na to, zda jste pracující profesionál, e-mailové etikety pro podnikatele nebo studenty. Ve skutečnosti existují různé zdroje elektronické komunikace, jako je e-mail, Facebook, Twitter, Skype a mnoho dalšího. Pravidla e-mailové etikety na pracovišti jsou bezpochyby považována za jeden z nejběžnějších a nejúčinnějších komunikačních prostředků. Dnes se pravidla etikety e-mailů na pracovišti neomezují pouze na zasílání důležité zprávy, ale její obvod se rozšířil na mnohem širší hranici. Podle průzkumu se počet uživatelů ID e-mailu ve skutečnosti stále vkrádá s rostoucím počtem uživatelů internetu.
Ale pozdě, bohužel, pravidla pro e-mailovou etiketu pro podnikání se však dostávají do zóny ohrožení pomocí špinavého jazyka. Rovněž se vyskytlo mnoho případů, kdy se úplně vyložily kvůli velké komunikační mezeře. Kromě toho se správně navrhuje, že byste neměli posílat e-maily, když jste naštvaní nebo máte-li na někoho špatné pocity. To může dále komplikovat problémy, pokud nejsou vyřešeny včas, nebo pokud e-mail neodesílá správně. To nakonec vytváří negativní dopad a ukazuje, že jste neprofesionální.
Důležitá základní pravidla pro etiketu e-mailu
Zde jsou některá pravidla pro e-mailovou etiketu, která jednotlivci často přehlížejí nebo obvykle nedodržují-
Pravidla etikety e-mailu č. 1. Všechny čepice
Kdykoli vytváříte jakýkoli e-mail, ať už formální nebo neformální, musíte si být vědomi, že váš Caps Lock není zapnutý. Obecně řečeno, není dobré sestavit tělo e-mailu složené ze všech velkých písmen. Z profesionálního hlediska je tato chyba obvykle známa jako „křik“. Navíc se psaní stává téměř nečitelným. Pokud však opravdu chcete vyzkoušet něco nového a jít za novým stylem písma, můžete použít všechna slova malými písmeny. Ve skutečnosti je tento styl v těchto dnech stále populárnější. Správným přístupem k psaní e-mailu je však psaní informací běžným způsobem bez použití příliš velkého stylu písma. Důležitou část zprávy můžete zvýraznit / tučné nebo podtrhnout.
Pravidla pro e-mailovou etiketu č. 2. Odeslání e-mailu bez korektury
Další chybou, kterou lidé obecně dělají, je zasílání e-mailů bez přečtení toho, co ve skutečnosti složili. Možná jste zadali velmi důležitou elektronickou poštu velmi pečlivě, ale měli byste si zvyknout na korekturu obsahu před kliknutím na tlačítko „odeslat“. Váš e-mail může obsahovat pravopisné chyby nebo gramatické chyby, které povedou ke špatnému dojmu. Nebuď při psaní nedbalý, i když se nejedná o oficiální zprávu. Korektura nebo úprava se stává ještě důležitější, pokud má vaše pošta možnost automatického opravy. Opětovné přečtení zajistí, že jste ve své poště uvedli všechny důležité body a nezapomněli připojit žádný nezbytný dokument, pokud existuje.
Pravidla pro e-mailovou etiketu č. 3. Chyba týkající se vpřed
Budete trochu překvapeni, že to víte, ale faktem zůstává, že lidé nedodržují zvyky ani při předávání e-mailu někomu. Ve skutečnosti jsou „forwardy“ obvykle rozděleny do tří kategorií -
-
Falešné e-maily obsahující falešné sliby
Možná jste narazili na mnoho falešných e-mailů, které obsahují falešné sliby. Například vás může požádat o předání informací mnoha lidem s tvrzením, že by vám po dokončení tohoto úkolu nabídl peněžní odměnu ve výši určité částky. Pozor na tyto e-maily!
-
E-maily obsahující obrázky a zábavná fakta
Existuje mnoho e-mailů, které obsahují roztomilé obrázky zvířat, kojenců nebo jiných zajímavých objektů a odesílatel vás žádá o předání více jednotlivcům. Může také obsahovat zajímavá fakta a informace o jakémkoli problému. Před pravidly e-mailové etikety na pracovišti, pro které je někdo předává, však buďte velmi opatrní.
-
Nevyžádané e-maily nebo spam
Hackeři je obvykle zasílají cíleným obětem. Hromadně posílají e-maily velkému počtu lidí jménem Gods and Goddesses. Můžete například získat e-mail z neznámého zdroje, který vás žádá, abyste jej předali ve jménu jakéhokoli hinduistického boha nebo Ježíše Krista.
Při řešení takových falešných e-mailů musíte být velmi ostražití a vědomí. Musíte postupovat podle jednoduchých pokynů uvedených níže -
- Nepředávejte prosím nevyžádanou poštu ani spam ani omylem
- Pokud vás okouzlí obrázek, video nebo obsah e-mailu a opravdu jej chcete přeposlat, nezapomeňte jej odeslat pouze na osobní poznámku.
- Adresu e-mailu můžete zkontrolovat na monitorovacích webech, jako je Snopes.com.
- Nepřestávejte předávat e-maily všem osobám, které jsou k dispozici ve vašem adresáři.
Pravidla pro e-mailovou etiketu č. 4. Přehloubení obsahu nebo zkrácení jeho délky
Někteří lidé mají ve zvyku přehánět nebo zbytečně rozpracovávat bod, zatímco na pracovišti vytvářejí pravidla pro etiketu e-mailů. Prosím, odstraňte se od takových praktik, protože to není vše příjemné pro oči. Nepoužívejte dlouhé věty; místo toho napište do bodu a v krátkých odstavcích. Používání odrážek a čísel je vždy povzbuzující, protože je lze snadno pochopit. Tučným písmem nebo kurzívou můžete zvýraznit důležité aspekty.
Na druhou stranu to neznamená, že si můžete vybrat nejkratší cestu, která sdělí vaši zprávu. To je vhodnější a důležitější, zejména pokud reagujete na jakoukoli e-mailovou etiketu. Neodpovídejte pouze jediným slovem. Ve skutečnosti se tato pravidla e-mailové etikety pro podnikání často porušují, pokud dotyčná osoba musí odpovědět kladně nebo záporně. E-mail se stává velmi prudkým a vypadá nepříjemně. Proč je nyní důležité sledovat tento vzorec? Odpověď zní, že každý e-mail má určitý tón a při psaní je třeba jej přísně dodržovat. Takže odpovězte zpět napsáním celé věty.
Pravidla č. 5 pro etiketu e-mailu. Přijměte komplikovaný přístup při sestavování
To je pravda v mnoha kontextech. Lidé často nevěnují pozornost tónům ani jazykům, když vytvářejí e-maily. Výsledek; skončí psaní ve velmi komplikovaném jazyce, kterému je docela obtížné porozumět. Používání tvrdě zasažených slov se určitě musí vyhnout. Spíše by měl být váš přístup jednoduchý. Jazyk by měl být klidný, kterému může každý snadno porozumět. Přitom však musíte mít na paměti, komu adresujete poštou. Organizujte svá fakta organizovaně. Buďte opatrní při používání správných interpunkčních znamének.
Pravidla pro e-mailovou etiketu č. 6. Přijetí celkového neformálního přístupu
Nyní je to něco, co bylo nalezeno v několika pravidlech pro etiketu e-mailu na pracovišti. Jednotlivci se občas stanou příliš neformální ve svém přístupu, který pak začne odrážet jejich tón zprávy. Z velké části to záleží na typu vztahu mezi odesílatelem a příjemcem. Ať už se však stane cokoli, co se může stát, je třeba dávat pozor na úroveň neformality, pokud se necítíte na někoho velmi zvláštního. Musíte být opatrní při používání fantastických písem, barevných textů a zkratek SMS, jako je „u“ pro vás nebo „ur“ nebo vašeho atd.
Pravidla e-mailového etiket # 7. Odesílání nebo odpovídání na skupinové e-maily
Mnohokrát jste povinni posílat skupinové e-maily. Také zde musíte být ve svém přístupu uvážliví, abyste nemuseli přistát v oblasti obtíží. Vždy se ujistěte, že při hromadném odesílání zprávy mnoha jednotlivcům využíváte možnost pole BCC. Výhodou je, že můžete skrýt e-mailové adresy jiných osob, na které odesíláte. Kdokoli nebude schopen zjistit, kolik jednotlivců obdrželo stejnou poštu. Tuto praxi obvykle přijímají společnosti, když na pohovor zavolají několik uchazečů.
Stejně tak pokud reagujete na skupinový e-mail, můžete ušetřit před zveřejněním e-mailových adres jiných osob. V tomto případě můžete využít pole CC. Před použitím tohoto nástroje však buďte velmi opatrní a opatrní.
Pravidla č. 8 pro etiketu e-mailu. Spojení profesionálních a osobních
Většina pracovních pravidel etikety pro obchodní profesionály má dva samostatné e-maily, jeden je osobní, zatímco jeden je firemní e-mail, který obsahuje pouze oficiální zprávy. Někteří lidé však využívají ID své kancelářské pošty k odesílání osobní zprávy svým přátelům nebo příbuzným. To není v žádném případě přijatelné a jedná se o úplné porušení pravidel pro etiketu e-mailu na pracovišti a kodexu chování. I když chcete sdílet zajímavé video, vtip nebo jiné informace o osobní poznámce s kolegy v kanceláři, vždy používejte svou osobní e-mailovou adresu. Mnoho pravidel pro e-mailovou etiketu pro podnikání je v této poznámce velmi přísné a jakékoli porušení této zásady může vést k penalizaci jednotlivce. Kromě toho se ujistěte, že neposíláte e-maily NSW (Not Safe for Work) z ID společnosti. Odesílání nevhodných videí nebo obsahu může vést k vyhoštění zaměstnance.
Pravidla pro e-mailovou etiketu č. 9. Odesílání „jemných připomenutí“
Pokud jste si to pozorně všimli, ve světě elektronické pošty, která je známá jako „jemný připomenutí“, se ve skutečnosti vyskytuje velmi populární fráze. Tento termín se běžně používá zejména v předmětu e-mailu. Jak název napovídá, odesílatel vlastně připomíná příjemci něco, jako je zaplatit zbývající poplatky za platbu atd. Ale občas je zpráva skutečně nesprávně interpretována. Mnoho pravidel pro etiketu e-mailu pro podnikání to považovalo za trestný čin, protože jim něco připomíná. Takže i když někomu musíte poslat upomínku, buďte opatrní ohledně jazyka a tónu.
Pravidla e-mailové etikety č. 10. Odesílání Mega souborů
Je zajímavé poznamenat, že lidé nejen porušují pravidla e-mailové etikety na pracovišti, zatímco skládají obsah své zprávy, ale i když připojují dokument na podporu svého zápisu. Ano, může se to zdát absurdní, ale za porušení chování se považuje připojení jakéhokoli dokumentu nebo souboru o velikosti 10 MB nebo více. Servery jako takové nemohou vyvíjet tlak tak velkého dokumentu. Takové přílohy v jakékoli podobě je obtížné odeslat a mohou vytvořit nepořádek v doručené poště. Pokud však musíte odeslat soubor velké velikosti, raději se rozhodněte pro online služby, jako jsou Dropbox, Hightail nebo DropSend.
Pravidla pro e-mailovou etiketu č. 11. Psaní neúplného řádku předmětu
Ať už tomu věříte nebo ne, ale předmětový řádek je považován za jednu z nejdůležitějších částí e-mailu. Příjemce e-mailu si nejprve všimne předmět zprávy, protože tak je vidět v jeho doručené poště. Právě v této oblasti váš přijímač rozezná, o čem je zpráva. Proto je důležité napsat úplný a smysluplný předmět a poté přijít ke zbytku těla. Nevhodný řádek předmětu vyjadřuje váš zájem na předání zprávy příjemci.
Pravidla pro e-mailovou etiketu č. 12. Začátek a podpis e-mailu
Začátek e-mailu odráží spoustu tónu a jazyka zbytku těla. Pouze psáním ahoj nebo pouhým Ahoj zní trochu absurdně. Pokud znáte jméno osoby, můžete ji oslovit jménem a pokud ne, stačí napsat Vážený pane nebo paní. Pokud oslovujete svého nadřízeného, nemůžete začít s Hello Sirem. Pokud jste u kterékoli osoby, která ho žádá, aby se dostavil na pohovor, můžete jej buď doporučit svým jménem, nebo jednoduše napsat „Vážený žadateli“.
Podobně, když zavíráte poštu, nepište zbytečně díky, pokud nepožádáte jednotlivce, aby vám udělal laskavost. Ve skutečnosti je slovo „Pozdravy“ vhodnější a vhodnější slovo pro shrnutí celé diskuse o poště.
Pravidla pro e-mailovou etiketu č. 13. Užívání vlastního sladkého času na odpověď
To je špatný zvyk vyvíjet se konkrétně, pokud jste spojeni s profesionálním světem. Existují lidé, kteří berou luxus odpovědí zpět na e-maily a žádají je o informace, i když zná odpověď. Prostě odpoví v přezdívce času nebo když dostanou upomínkový e-mail. E-maily byste samozřejmě měli zpracovávat na základě jejich zásluh, ale alespoň odpovědět zpět s odpovědí týkajícími se předmětu nebo problému.
Závěr pravidel pro e-mailovou etiketu:
Je důležité vyhnout se praktikám, ve kterých porušujete pravidla pro etiketu e-mailu pro firmy. Při psaní e-mailové etikety na pracovišti byste měli dodržovat kodex chování, který odráží vaši autentičnost a upřímnost.
Související kurzy
Prostřednictvím tohoto příspěvku budeme diskutovat o některých pravidlech pro e-mailovou etiketu, která jednotlivci často přehlíží nebo obvykle nedodržují. Zde diskutujeme důležitá základní pravidla pro etiketu e-mailu na pracovišti.
- Základy e-mailového etiketového tréninku
- Školení e-mailového marketingu
- CRT: 05 - Etiketa e-mailu