Nejenže vám ukážeme postupný postup při mapování jasného, konkrétního a písemného plánu komunikační strategie pro vaši organizaci, ale také vám pomůžeme uspořádat naše důvody, proč byste měli postupovat stejně.
Duchovní učitel Osho udělal poznámku, když se ho zeptali, proč byl velmi plodný, když hovořil o svých vlastních nadáních a schopnostech. Řekl
- Pokud nebudu křičet o svých vlastních talentech, kdo jiný? Pokud to neudělám, jak by lidé věděli, že jim mohu pomoci se svými zdroji a kapacitami?
Pokud vás zajímá, proč potřebujete plán komunikační strategie, je to z tohoto důvodu - nikdo by se o vás nedozvěděl, dokud jim neřeknete způsobem, kterému nerozumí. Být příležitostný při komunikaci s interními a externími zúčastněnými stranami je snadné. Ale to ne maximalizuje hodnotu vašeho podnikání.
Pokud stále přemýšlíte o tom, proč sestavujete efektivní komunikační strategický plán pro komunikaci svých nejhlubších hodnot, služeb, produktů, mise, vize svým lidem a zákazníkům, podívejte se na níže uvedené důvody. Dozvíte se, proč je to naprosto významné.
Důvody pro sestavení plánu komunikační strategie
- Agenda: Komunikační strategický plán pomáhá budovat agendu organizace - proč existuje, komu slouží, jak sloužit, její poslání a vizi a jak se plánuje rozšiřovat. Je to agenda, protože ukazuje lidem v organizaci, jak by měli provádět plány a kde se musí dostat. Zákazníci také získají jasný přehled o tom, co mohou od organizace očekávat v blízké budoucnosti.
- Strategie: Strategie je umění rozhodování o přechodu z bodu A do bodu B, kde jsou spojena s významnými riziky. Plánování komunikační strategie je tedy vždy rozumné pro organizaci, která chce růst. Bez plánování a správného plánu komunikační strategie nemůže organizace jít daleko v nasměrování informací, které chtějí přenášet.
- Souběžné připomenutí: Vytvoření plánu komunikační strategie usnadňuje významný atribut připomínání interních a externích zúčastněných stran o tom, co mají dělat nebo v současné době dělají. Programuje a přeprogramuje mysl jednotlivců zapojených do procesu a sjednocuje je pro společný účel.
- Zveřejnění: Žádný podnik nemůže stát ve vakuu. Jsou zodpovědní za své činy a protože všechno ovlivňuje všechno, každý z jejich pohybů ovlivňuje společnost přímo nebo nepřímo. Účelem vybudování skvělé komunikační strategie pro zaměstnance je tedy poskytnout úplné informace o tom, co je na podnikání a jak podnik plánuje růst komunity a zdržet se neetických praktik.
To jsou hlavní čtyři důvody, pro které je třeba vybudovat efektivní komunikační strategii pro zaměstnance. Můžete také zahrnout věci, jako je oslovení většího publika, pokusit se získat lepší trhy pro své produkty a rozšířit svůj horizont podnikání, ale jsou to sekundární důvody (tyto důvody pro vás nemusí být sekundární).
Bez ohledu na to, proč jste nebo dokonce nemáte důvod vybudovat účinnou komunikační strategii pro zaměstnance, žádáme vás, abyste věnovali pozornost zbytku článku. Pokud bude tento článek správně proveden, může změnit celou komunikační strukturu vaší organizace.
Pojďme začít.
-
Vyjádřete aktuální situaci
Aniž byste věděli, jak si stojíte, jak byste očekávali, že se dostanete dopředu a dosáhnete určité situace, kdy by se věci přizpůsobily vaší vizi. Dokud nevíte, kde jste.
Nejlepším způsobem, jak to zjistit, je provést SWOT analýzu. Je to velmi jednoduché. Vezměte si papír a rozdělte ho na čtyři části a poté na první část napište Strengths; v části Silné stránky napište Slabost. V pravém horním rohu napište Příležitosti a pod Příležitosti zadejte Hrozby.
Zadání vstupů trvá nějakou dobu. Pokud potřebujete využít pomoc svých kolegů nebo zpětnou vazbu od zákazníků, udělejte to samé. Čím přesně provedete tuto analýzu, tím výhodnější by byl váš plán komunikační strategie. Vězte, že můžete komunikovat srozumitelně až tehdy, když máte konkrétní a zvukové informace. Nevynechávejte tento krok. Je to jedna z nejdůležitějších věcí.
-
Sjednat schůzku s klíčovými zúčastněnými stranami
Jakmile máte hotovou SWOT analýzu, je čas provést nějaké korekce kurzu. Znáte své silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby. Nyní zapojte všechny zúčastněné strany do diskuse o tom, jaké závěry jste dosáhli, jsou absolutně správné nebo by chtěli přidat jakékoli vstupy. Pokud přidají vstupy, poslouchejte a zapisujte.
Poté předložte konečné závěry po brainstormingu. Pokud se všechny klíčové zúčastněné strany shodnou na tom, naplánujte si další zasedání a vytvořte strategickou vizi. Setkání je důležité, protože jeden člen nemůže vytvořit organizaci.
Potřebujeme, aby všichni byli v souladu s organizačním rozvojem a expanzí. A pokud jste v organizaci, pracujete, věděli byste, že existuje termín zvaný Johari Window, který říká, že je tu temná stránka, kterou ostatní lidé lépe vystihují.
Při použití stejného principu v organizaci je tedy nutné nespoléhat se pouze na vaše vlastní myšlenky a názory a požádat ostatní klíčové lidi, aby se o ně podělili.
-
Namapujte ideální budoucnost pro organizaci
Jakmile klíčoví lidé poskytnou své názory a vstupy, je čas zmapovat ideální budoucnost pro organizaci. Chcete-li zahájit tento proces, zapište si vše, co má organizace znamenat. Představte si, že máte všechny zdroje, lidi, peníze a talenty k vytvoření bezvadné budoucnosti. Poté, jak vidíte, napište budoucnost.
Nemyslete na nemožnost od nynějška. Je to krok, ve kterém musíte přemýšlet nad rámec současného scénáře, pokud chcete rozšířit své podnikání a vytvořit si známku. Nenechte se ve své mysli potulovat s ideální vizí. Dejte mu tvar a strukturu. Napište to stejným způsobem, jak vidíte. Obchodní filozof Jim Rohn se ptal -
"Je možné vidět budoucnost dříve, než bude existovat?" Odpověděl sám - "Je možné vidět budoucnost, než bude existovat." Protože to vidíte ve své mysli dříve, než existuje.
-
Vyleptejte vizi podle priority
V této fázi je čas dát mu tvar. Nyní musíte být realističtí. Musíte jít ven a udělat náležitou péči. Pokud jste ve zpracovatelském průmyslu a chtěli byste provést zpětnou integraci, přemýšlejte o zdrojích, penězích a lidech, které jsou pro tuto práci nezbytné.
Zeptejte se sami sebe - je to nutné? Jak cenné to může být z dlouhodobého hlediska? Posaďte se se svým SWOTem. Zobrazuje váš SWOT, že máte silné stránky v tomto kroku? Pokud ano, pokračujte a pokud ne, zastavte se.
Nejideálnějším způsobem, jak upřednostnit vizi, je rozdělit ji na čtyři části - kritické, nekritické, rozhodovací, odstranění. Vložte svou vizi do těchto čtyř částí. Mysli dlouho a tvrdě.
Podívejte se na zpětnou vazbu od zákazníků, analýzu trhu, posuďte trendy na trhu a poté zhodnoťte názory klíčových zúčastněných stran a poté rozhodněte, co by se nutně dostalo do kritické fáze, která by měla jít v rozhodovací a nekritické oblasti a kterou můžete skutečně odstranit z vize.
-
Proměňte vize v cíle
Je čas sedět s klíčovými lidmi ve vaší organizaci. Na tomto setkání byste představili divizi, kterou jste vytvořili ze své vize. Vezměte jejich vstupy a podívejte se, zda je cokoli, o čem přemýšlíte, unisono.
Pokud ne, proč? Zjistěte, co si myslí. Přidejte určité věci, pokud mají zásluhy, a určité věci zahoďte, pokud máte pocit, že jim lze úplně zabránit. Jakmile jste přesvědčeni o své vizi a prioritě této vize, je čas stanovit cíle.
Stanovení cílů znamená, že je třeba vyleptat vaši velkou vizi na kousky, kterých lze dosáhnout za 3–5 let po linii nebo méně. Je důležité zničit. Pokud se nezabijete, poprava se nestane a v blízké budoucnosti byste nemohli proměnit svou vizi v realitu.
-
Zapište si kroky potřebné k dosažení bodu B z bodu A
Jakmile si stanovíte cíle, je čas udělat nějakou pozemní práci. Všichni víme, že představivost bez popravy je klam. Je tedy důležité vzít každý cíl a rozhodnout o bodu A a bodu B. A je místo, kde právě teď stojíme. A B je místo, kam chceme dosáhnout. Nemůžeme dosáhnout B, dokud neuděláme nějaké kroky.
Je čas si podrobně zapsat každý krok akce, abychom mohli pochopit, kde a jak jednoduchým způsobem přistupovat k celé věci. Udržujte posloupnost a strukturu. Vyjměte jednu stránku pro každý cíl.
Pokud je to nahoře, zapište si cíl a poté jednotlivé kroky postupně zapište a poté je řaďte podle důležitosti. Tato jednoduchá struktura by pomohla podniknout kroky a učinila provedení bezchybnou.
-
Najděte mezery
Pokud jste četli práci Edwarda de Bona „Šest klobouků“, je čas nosit černý klobouk. Zápis kroků kroků je super snadné. Ale musíme mít nějaké pohotovostní plány, abychom celou věc opatrně zvládli.
Proč pohotovost? Protože kdykoli se věci mohou pokazit. Můžete čelit peklu spoustě překážek, které způsobí, že váš život bude mizerný. A pokud předem nemáte plán, jediné, co budete moci udělat, je uvíznout a zůstat nečinný.
Plánujte tedy krize. Plánujte situace, kdy se věci mohou zhoršit. Plánování mimořádných událostí. Plánujte překážky. A pak pokračujte dalším krokem.
-
Stanovte termíny
Jakmile jasně uvidíte černé skvrny, které proměňují vaši vizi ve skutečnost, je čas dát jí větší význam. Organizace nemůže expandovat bez termínů. Někdo řekl tak krásně - neexistují žádné nerealistické cíle, spíše nerealistické termíny.
Je tedy čas stanovit lhůty pro každý krok akce, který jste předtím vyleptali. Buďte konkrétní, buďte realističtí a přidejte do každého termínu vyrovnávací paměť (nejméně 20% původního času, o kterém jste si mysleli, že by úkol dokončil).
-
Atributy zdrojů a odpovědností a sdílení
Nyní máte v ruce celý seznam věcí. Cíle jste již nastavili, rozdělili je na konkrétní kroky, našli překážky, kterým můžete čelit, a stanovili lhůty pro každý úkol.
Nyní je čas připsat zdroje a zjistit lidi, kteří mohou úkol provést. Toto je nejdůležitější část budování efektivní komunikační strategie pro zaměstnance. Způsob, jakým sdílíte povinnosti, vám hodně řekne, jak byste chtěli implementovat plány.
Většina lidí si myslí, že komunikační strategie jsou samostatnou věcí, ale jsou hluboce sladěny s posláním organizace, vizí, cíli, cíli a implementací. V každém kroku musíte vědět, jak komunikovat se svými podřízenými. Při přidělování odpovědností se tedy ujistěte, že mají k dispozici všechny zdroje, které mají k dispozici pro implementaci.
Jakmile bude vše hotovo, požádejte své lidi, aby začali pracovat podle termínu. Vytvořte malé smyčky zpětné vazby, které vám pomohou získat zpětnou vazbu pro každý úkol a jak se implementuje.
Pokud je komunikační strategie pro zaměstnance obtížné implementovat, zjistěte důvody. Je to problém, pokud jde o zdroje / schopnosti / jasnost / komunikaci? A pak podnikněte potřebné kroky ke změně. Implementace je velmi významná, protože bez tohoto by celý komunikační plán šel marně.
-
Bonusový tip - Přijměte nápravná opatření
Tento krok je více o přijímání zpětných vazeb a vytváření politiky otevřených dveří, kde lidé mohou kdykoli přijít a setkat se se svými nadřízenými a diskutovat o jejich problémech během implementace. Pokud zaměstnanci nejsou motivováni a neznají větší účel malého úkolu, je odpovědností školitele, aby je učil a motivoval je k jednání.
Tito nadřízení musí také podat zprávu svým manažerům a poté by manažeři podali zprávu nadřízeným manažerům atd. A tak dále. Tím se vytvoří účinný systém zpětné vazby, který je velmi důležitý pro přijímání nápravných opatření, jak zaměstnanci pokračují v plnění úkolu, který jim byl přidělen.
Plán komunikační strategie není samostatná věc. Účel strategické komunikace je vlastní podstatě stanovení cílů organizace a jejich dosažení s maximálním úspěchem.
Pokud by tedy organizace mohla implementovat výše uvedené, pak by nebyl problém vybudovat účinnou komunikační strategii pro zaměstnance v celé organizaci a pak by stejná transparentnost infikovala i externí zúčastněné strany.
První zdroj obrázku: pixabay.com
Doporučené články
Zde je několik článků, které vám pomohou získat více podrobností o plánu komunikační strategie, takže stačí projít odkaz.
- 8 úžasných kroků k vytvoření úžasné strategie prodejního týmu
- Zdarma užitečné tipy a triky aplikace Microsoft Excel (tabulka)
- 6 intranetových funkcí pro úspěšnou komunikaci zaměstnanců
- 8 nejlepších užitečných a nejlepších tipů pro strategii řízení změn